МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И СОЗДАНИЮ БЕЗОПАСНЫХ УСЛОВИЙ ТРУДА ПРИ ВЕДЕНИИ РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В ОРГАНИЗАЦИЯХ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (1998 Г.) (ВМЕСТЕ С "ПРИМЕРНЫМ ПЕРЕЧНЕМ РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ", "ПОРЯДКОМ ЗАПОЛНЕНИЯ НАРЯДА-ДОПУСКА", "ПЕРЕЧНЕМ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО ВЫДАВАТЬ НАРЯД-ДОПУСК НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ")

Архив. Текст документов по состоянию на март 2007 года

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ АДМИНИСТРАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ МОСКОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ ЦЕНТР ОХРАНЫ ТРУДА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИЯ И СОЗДАНИЕ БЕЗОПАСНЫХ УСЛОВИЙ ТРУДА ПРИ ВЕДЕНИИ РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В ОРГАНИЗАЦИЯХ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ) 1998 год Составители: С.В. Аксенкин - начальник отдела охраны труда АО Демиховский машиностроительный завод, Ю.А. Беляров - начальник отдела координации и методологии работы по охране труда Главного управления по труду и социальным вопросам Администрации Московской области, В.Ф. Кирсанов - главный специалист по охране труда МОСПС. Под общей редакцией зам. начальника Главного управления по труду и социальным вопросам АМО - главного государственного эксперта по условиям труда Ю.С. Соловьева, заведующего отделом правозащитной работы охраны труда и экологии - главного технического инспектора МОСПС А.И. Шапкина. В работе над выпуском принимал участие Центр охраны труда Московской области при Главном управлении по труду и социальным вопросам Администрации Московской области. Настоящие Рекомендации могут быть использованы на всех предприятиях и в организациях любых организационно - правовых форм собственности при проведении работ с повышенной опасностью с внесением необходимых дополнений в соответствии специфики отраслей. Кроме того, настоящие Рекомендации могут быть использованы при обучении руководителей и специалистов, уполномоченных (доверенных лиц) профсоюзных комитетов по охране труда предприятий. Рекомендации согласованы Центральным промышленным округом Госгортехнадзора России (письмо N 356 от 19.07.97), Управлением Государственной пожарной службы ГУВД Московской области N 5/692 от 19.05.97 и Мосэнерго N ЭС-47/05-14-74 от 14.07.97. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящие Рекомендации устанавливают единый порядок организации проведения работ с повышенной опасностью на предприятиях и в организациях Московской области любых организационно - правовых форм и форм собственности, кроме производств и объектов, подконтрольных органам Госгортехнадзора России, производство работ на которых регламентируются специальными правилами или другими нормативно - техническими документами. 1.2. Работы с повышенной опасностью - это работы, до начала выполнения которых необходимо осуществлять ряд дополнительных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности. Опасные условия труда характеризуются уровнями производственных факторов, воздействие которых в течение рабочей смены (или части ее) создает угрозу для жизни, высокий риск возникновения тяжелых форм острых профессиональных поражений (приложение 15). 1.3. С учетом специфики производства на предприятии (организации) составляется перечень работ с повышенной опасностью, согласовывается с профсоюзным комитетом и утверждается у руководителя предприятия. Примерный перечень работ с повышенной опасностью приведен в приложении 1. 1.4. Работы с повышенной опасностью выполняются только по наряду - допуску. Форма наряда - допуска приведена в приложениях 2 и 3. 1.5. В наряде - допуске необходимо определить место выполнения работ с повышенной опасностью, условия их безопасного проведения, время начала и окончания выполнения работ, состав бригады и лиц, ответственных за безопасность работ. В случаях необходимости к наряду - допуску прилагать эскизы защитных устройств и приспособлений, схемы расстановки постов оцеплений или предупредительных знаков и т.п. 1.6. Система нарядов - допусков не отменяет составления планов организации работ (ПОР) при строительных, монтажных и ремонтных работах. 1.7. В исключительных случаях (необходимость производства работ с целью предупреждения явной аварии, устранения угрозы жизни работающих, ликвидации аварий и стихийных бедствий в начальной стадии) работы с повышенной опасностью могут выполняться без оформления наряда - допуска, но с выполнением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность работающих, и под руководством ответственного должностного лица. Если эти работы примут затяжной характер, наряд - допуск должен быть составлен в соответствии с настоящим Положением. 2. ПЕРЕЧЕНЬ И ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ОРГАНИЗУЮЩИХ ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ 2.1. На работы с повышенной опасностью, в выполнении которых принимают участие несколько цехов, служб предприятия или подрядных организаций, выдавать наряды - допуски должны главный инженер предприятия, его заместители, а также главные специалисты, руководители ремонтных служб предприятия и их заместители, если выполняемые работы связаны с их основной деятельностью. На работы с повышенной опасностью локального характера выдавать наряды - допуски должны руководители подразделений и их заместители (приложение 14). 2.2. Для производства с повышенной опасностью назначаются ответственный за подготовку к опасным работам и ответственный за их проведение. 2.3. Ответственный руководитель при производстве работ с повышенной опасностью должен установить объем работ, необходимые организационные и технические мероприятия, обеспечивающие безопасность работающих, определить численный состав и квалификацию лиц, включенных в бригаду, а также назначить допускающего и ответственного производителя работ. 2.4. Допускающий должен назначаться из числа лиц руководящего состава подразделения, осуществлять контроль за выполнением организационных и технических мероприятий и давать разрешение на допуски к выполнению работ с повышенной опасностью. 2.5. Ответственный производитель работ должен назначаться из числа лиц руководящего состава службы, выполняющей работы с повышенной опасностью, и осуществлять руководство работой непосредственных исполнителей, вести надзор за соблюдением правил безопасности членами бригады, за правильным пользованием спецодеждой и средствами индивидуальной защиты, исправностью инструмента, ограждений, защитных и блокирующих устройств и т.д. 2.6. Лица, назначаемые допускающими и ответственными производителями работ, должны быть аттестованы на знание правил и норм по охране труда в соответствии с п. 2.3 настоящих Рекомендаций. 2.7. Ответственный руководитель работами повышенной опасности обязан: - лично проинструктировать ответственного производителя (исполнителя) работ и всех лиц, участвующих в данной работе, о содержании наряда - допуска с записью о проведенном инструктаже и подписями всех проинструктированных лиц; - проверить выполнение всех указанных в наряде - допуске мер безопасности и осуществить контроль за выполнением работ и соблюдением мер безопасности как при ведении работ, так и после их окончания. 2.8. Квалификация ответственного производителя работ с повышенной опасностью и состав бригады по численности должны определяться с учетом условий выполнения работ и возможности обеспечения необходимого надзора за членами бригады. 2.9. При выполнении работ с повышенной опасностью по сменному графику следует назначать для каждой смены ответственного производителя работ. 2.10. Лицо, выдавшее наряд - допуск на совмещенные работы, в дополнение к требованиям п.п. 2.3-2.5 и 2.9 должно обеспечить согласование совмещенных работ по объемам, срокам и мерам безопасности с руководителем подразделения, в котором будут выполняться работы. 2.11. Руководитель подразделения, в котором предполагается выполнение совмещенных работ, должен определить опасную зону производства работ, обеспечить выполнение мероприятий по безопасности работающих, определенных нарядом - допуском. 2.12. Руководитель подразделения совместно с ответственным руководителем и ответственным производителем совмещенных работ должен контролировать выполнение мер безопасности, определенных нарядом - допуском. 2.13. Руководитель объекта или другое должностное лицо, ответственное за пожарную безопасность помещения (территории, установки и т.п.), должны обеспечить проверку мест проведения временных огневых работ в течение 3-5 часов после их окончания. 2.14. К проведению работ с повышенной опасностью допускаются лица, прошедшие программу пожарно - технического минимума и получившие технический талон специалиста. 2.15. Проведение обучения по пожарно - техническому минимуму и выдачу технических талонов специалиста осуществляют органы государственной противопожарной службы. 2.16. Спорные вопросы, возникшие при организации и выполнении совмещенных работ, должны решаться руководителями (главными инженерами) предприятия и подрядной организации, в подчинении которых находятся подразделения, связанные с производством совмещенных работ. 2.17. Организации, для которых выполнение работ с повышенной производственной опасностью является постоянной производственной функцией, выполняют эти работы (газоопасные, огневые, на высоте и т.д.) без оформления наряда - допуска, руководствуясь требованиями инструкций по профессии и технологическими регламентами, составленными в соответствии с действующими Правилами и нормами безопасности. 3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ НАРЯДОВ - ДОПУСКОВ 3.1. Наряд - допуск должен быть оформлен до начала производства работ с повышенной опасностью. Выдавать наряд - допуск накануне проведения работ запрещается. 3.2. Наряд - допуск следует оформлять в подразделении, где будут производиться работы с повышенной опасностью. Выдача наряда - допуска должна регистрироваться в специальном журнале по форме приложения N 4. 3.3. Наряд - допуск может быть выдан на одну смену и весь период выполнения объема работ с продлением в каждой смене при условии непрерывности ведения работ. Продление наряда - допуска должен осуществлять допускающий к работе перед началом каждой смены. При расширении рабочего места или изменении числа рабочих мест должен выдаваться новый наряд - допуск. 3.4. Наряд - допуск должен выписываться в двух экземплярах чернилами при соблюдении четкости и ясности записей в обоих экземплярах. Исправления и перечеркивания текста не допускаются. В наряде - допуске должен быть указан вид работ и четко определено место их проведения. Если эти работы производятся в помещениях большей площади, то конкретно указывается каждое место (оси), в пределах которого проводится работа, и номер станка, аппарата, трубопровода и т.п. 3.5. При выполнении работ с повышенной опасностью на одном объекте силами двух и более бригад наряд - допуск должен выдаваться ответственному производителю работ каждой бригады, и из этих лиц назначается старший, на имя которого должен выдаваться наряд - допуск. 3.6. Производственные участки, технологические линии и т.п., на которых полностью прекращен производственный процесс, а также здания и сооружения, расположенные вне действующих подразделений предприятия, выделенные для выполнения на них работ с повышенной опасностью силами подрядной организации или другого подразделения предприятия, должны быть переданы для производства работ по акту. В этом случае оформление наряда - допуска и обеспечение безопасности работающих возлагаются на администрацию, организующую работы с повышенной опасностью. Примечание. Если через объект, где предполагается выполнение работ с повышенной опасностью, проходят действующие токопроводы, паро- и газопроводы и т.п. или работают мостовые краны, то объект не может быть передан по акту как выделенный участок. 3.7. Работы, проводимые вблизи действующих линий электропередач, скрытых коммуникаций, а также все земляные работы должны быть предварительно согласованы с заинтересованными организациями, а соответствующие документы (схемы коммуникаций и т.д.) в случае необходимости должны прилагаться к наряду - допуску. 4. ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ С ПОВЫШЕННОЙ ОПАСНОСТЬЮ 4.1. Перед допуском членов бригады к выполнению работ с повышенной опасностью ответственный производитель работ совместно с допускающим должны проверить выполнение предусмотренных нарядом - допуском технических и организационных мероприятий по подготовке места работы. 4.2. После проверки выполнения мероприятий разрешение на производство работ должно быть оформлено в наряде - допуске подписью ответственного производителя работ. 4.3. При выполнении совмещенных работ разрешение на производство работ должно быть оформлено в наряде - допуске подписями ответственного руководителя и производителя работ и руководителя подразделения, в котором выполняются совмещенные работы. 4.4. Если при проверке выполнения мероприятий у допускающего или ответственного производителя работ возникнут сомнения или неясность в обеспечении безопасности членов бригады, они должны потребовать разъяснения у ответственного руководителя работ. 4.5. Допускающий при допуске членов бригады к работе обязан проверить по наряду - допуску фамилии ответственного руководителя и ответственного производителя работ, членов бригады и содержание порученной работы; - объяснить членам бригады условия безопасности при проведении работ и проверить знание правил и инструкций по охране труда членами бригады; - указать места отключения объекта от электрических, паровых, газовых и т.п. источников питания, выделенную зону монтажа, ремонта и т.п. 4.6. После допуска членов бригады к работе один экземпляр наряда - допуска должен остаться у ответственного производителя работ, второй - у лица, выдавшего его. 4.7. С момента допуска членов бригады к работе надзор за безопасным ведением работ должен осуществлять ответственный производитель работ. 4.8. При выполнении работ с повышенной опасностью одной бригадой в разных помещениях ответственный производитель должен находиться на том месте, где имеется наибольшая необходимость в надзоре за безопасным ведением работ. 4.9. При необходимости временного прекращения работ по указанию ответственного руководителя (при изменении первоначальной обстановки) ответственный производитель работ должен удалить членов бригады с места работы и возвратить наряд - допуск ответственному руководителю работ. Возобновление работ должно производиться после выполнения требований пп. 4.4-4.6. 4.10. При перерыве в работе в течение рабочей смены (обеденный перерыв, перерыв по условиям производства) члены бригады должны полностью удалиться с места работы, наряд - допуск остается у ответственного производителя работ, члены бригады после перерыва могут приступить к работе по его разрешению. 4.11. Ежедневно после окончания рабочего дня рабочее место приводится в порядок, а наряд - допуск сдается ответственному руководителю работами повышенной опасности (лицу, выдавшему наряд - допуск). 4.12. Работы должны быть прекращены, наряд - допуск изъят и возвращен лицу, выдавшему его, в следующих случаях: - при обнаружении несоответствия фактического состояния производства работ требованиям безопасности, предусмотренным нарядом - допуском; - при изменении объема и характера работ, что вызвало изменение условий выполнения работы; - при обнаружении нарушений правил безопасности работающим ответственным руководителем работ или другими лицами, осуществляющими контроль состояния охраны труда; - при изменении состава бригады. 4.13. К прерванным работам можно приступить только после устранения недостатков и получения наряда - допуска. 4.14. До закрытия наряда - допуска запрещается вводить в эксплуатацию объект, где выполнялись работы с повышенной опасностью. 4.15. Если при выполнении работ по нарядам - допускам имели место аварии или несчастные случаи на производстве, то эти наряды - допуски следует хранить вместе с материалами расследования. 4.16. Лицо, выдавшее наряд - допуск, несет ответственность за производство работ, правильность и полноту указанных в наряде - допуске мер безопасности, своевременный анализ воздушной среды, отключение ремонтируемого участка от энергоносителей и трубопроводов с опасными для здоровья людей веществами, соответствие квалификации исполнителей порученной работе и их инструктаж. 4.17. Ответственный исполнитель работ несет ответственность за техническое руководство работами, соблюдение мер безопасности, указанных в наряде - допуске, правилах техники безопасности, инструктаж рабочих. 5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ НАРЯДА - ДОПУСКА НА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ В ЭЛЕКТРОУСТАНОВКАХ, А ТАКЖЕ НА КАБЕЛЬНЫХ ЛИНИЯХ И ЛИНИЯХ ВОЗДУШНЫХ ЭЛЕКТРОПЕРЕДАЧ 5.1. Наряд - допуск есть письменное распоряжение на производство работ в электроустановках (приложение 5), определяющее содержание, место работы, время ее начала и окончания, условия безопасного проведения, состав бригады и лиц, ответственных за безопасность выполнения работы, и пр. 5.2. Право выдачи наряда - допуска предоставляется лицам из электротехнического персонала предприятия, уполномоченным на это распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство предприятия. Указанные лица должны иметь группу по электробезопасности не ниже V в электроустановках напряжением выше 1000 В и не ниже IV в установках напряжением до 1000 В. 5.3. По наряду - допуску производятся все работы по обслуживанию электроустановок, выполняемые: 5.3.1. Со снятием напряжения. 5.3.2. Без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них. 5.3.3. Без снятия напряжения вдали от токоведущих частей, находящихся под напряжением. 5.4. Работой при полном снятии напряжения считается такая работа, которая проводится в электроустановках (или части ее), где со всех токоведущих частей (в том числе в линейных и кабельных вводах) снято напряжение и где нет незапертого входа в соседнюю электроустановку, находящуюся под напряжением. 5.5. Работой с частичным снятием напряжения считается такая работа, которая проводится в открытой электроустановке или в электроустановке (или части ее), расположенной в отдельном помещении, где снято напряжение только с тех присоединений или участков их, на которых производится работа, или где напряжение полностью снято, но есть незапертый вход в соседнюю электроустановку, находящуюся под напряжением. 5.6. Работой без снятия напряжения вблизи и на токоведущих частях, находящихся под напряжением, считается: - работа, при которой необходимо принятие технических или организационных мер (непрерывный надзор и др.), предотвращающих возможность приближения работающих и используемых ими ремонтной оснастки и инструмента к токоведущим частям на расстояние не менее 0,7 м (для номинального напряжения до 15 кВ); - работа на токоведущих частях производится с помощью изолирующих защитных средств и приспособлений. 5.7. Лица, ответственные за безопасность работ, выполняемых по наряду - допуску. 5.7.1. Ответственными за безопасность работ являются: - лицо, выдающее наряд - допуск; - допускающий - ответственное лицо из оперативного персонала; - ответственный руководитель работ (далее - ответственный руководитель); - производитель работ; - наблюдающий; - члены бригады. 5.7.2. Лицо, выдающее наряд - допуск, устанавливает необходимость и объем работы и отвечает за безопасное ее выполнение, достаточность квалификации ответственного руководителя, производителя работ или наблюдающего, а также членов бригады, если он определяет состав бригады вместо ответственного руководителя. Право выдачи нарядов предоставляется лицам из электротехнического персонала предприятия, уполномоченным на это распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство предприятия (организации). Указанные лица должны иметь группу по электробезопасности не ниже V в электроустановках напряжением выше 1000 В и не ниже IV в установках напряжением до 1000 В. 5.7.3. Допускающий - ответственное лицо из оперативного персонала несет ответственность: - за правильность выполнения необходимых для допуска и производства работ мер безопасности, их достаточность и соответствие характеру и месту работы; - за правильность допуска к работе, приемку рабочего места по окончании работы с оформлением в наряде - допуске. При возникновении сомнения в возможности безопасного выполнения работы по данному наряду - допуску или в достаточности и правильности указанных в наряде - допуске мер по подготовке рабочего места эта подготовка должна быть прекращена. 5.7.4. Допускающий должен иметь группу по электробезопасности не ниже IV при работе в электроустановках напряжением выше 1000 В и не ниже III - в установках до 1000 В. 5.7.5. Ответственный руководитель отвечает за численный состав бригады, определенный из условий обеспечения возможности надзора за ней со стороны производителя работ (наблюдающего), и за достаточность квалификации лиц, включенных в состав бригады. 5.7.6. Принимая рабочее место от допускающего или осуществляя допуск, ответственный руководитель отвечает наравне с допускающим за правильную подготовку рабочего места и достаточность выполненных мер безопасности, необходимых для производства работы, в том числе и за достаточность мер, предусмотренных в графе наряда - допуска "Отдельные указания". 5.7.7. Ответственному руководителю запрещается принимать непосредственное участие в работе по наряду - допуску, кроме случаев, когда он совмещает обязанности ответственного руководителя и производителя работ. 5.7.8. Ответственными руководителями назначаются лица из электротехнического персонала, имеющие группу по электробезопасности V. 5.7.9. Назначение ответственного руководителя не обязательно при работах, выполняемых со снятием напряжения и без снятия напряжения вдали от токоведущих частей, находящихся под напряжением. 5.7.10. Назначения ответственного руководителя не требуется при работах по наряду - допуску в электроустановках напряжением до 1000 В. 5.7.11. Производитель работ, принимая рабочее место от допускающего, отвечает за правильность его подготовки, за выполнение необходимых для производства работ мер безопасности. 5.7.12. Производитель работ обязан проинструктировать бригаду о мерах безопасности, которые необходимо соблюдать при работе, обеспечить их выполнение членами бригады. 5.7.13. Производитель работ следит за исправностью инструмента, такелажа и другой ремонтной оснастки. Также обязан следить за тем, чтобы установленные на месте работы ограждения, плакаты, заземления не снимались и не переустанавливались. 5.7.14. Производитель работ, выполняемых по наряду - допуску в электроустановках напряжением выше 1000 В, должен иметь группу по электробезопасности не ниже IV, в установках до 1000 В - группу не ниже III. 5.7.15. Наблюдающий назначается для надзора за бригадами строительных рабочих, разнорабочих, такелажников и других лиц не электротехнического персонала при выполнении ими работы в электроустановках по нарядам - допускам. 5.7.16. Наблюдающий за электротехническим персоналом, в том числе командированным, назначается в случае проведения работ в электроустановках при особо опасных условиях, определяемых лицом, ответственным за электрохозяйство предприятия, где эти работы производятся. 5.7.17. Наблюдающий контролирует наличие установленных на месте работы заземлений, ограждений, плакатов, запирающих устройств и отвечает за безопасность членов бригады от поражения электрическим током электроустановки. 5.7.18. Ответственным за безопасность, связанную с технологией работы, является лицо, возглавляющее бригаду, которое должно входить в ее состав и постоянно находиться на рабочем месте. 5.7.19. Наблюдающему запрещается совмещать надзор с выполнением какой-либо работы и оставлять бригаду без надзора во время работы. Наблюдающий может назначаться при работах: - со снятием напряжения; - без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них. 5.7.20. Наблюдающими назначаются лица с группой электробезопасности не ниже III. 5.7.21. Список лиц, которые могут назначаться ответственными руководителями и производителями работ по нарядам - допускам и наблюдающими, устанавливается распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство. 5.7.22. Допускается одному лицу совмещать обязанности двух лиц из числа следующих: а) выдающего наряд; б) ответственного руководителя; в) производителя работ. Это лицо должно иметь группы по электробезопасности не ниже той, которая требуется для лиц, обязанности которых оно совмещает. При работе по наряду - допуску в электроустановках напряжением выше 1000 В без постоянного обслуживающего персонала лицами из оперативно - ремонтного персонала допускается совмещать обязанности допускающего и ответственного руководителя работ. 5.8. Порядок выдачи и оформления наряда - допуска. 5.8.1. Наряд - допуск выдается оперативному персоналу непосредственно перед началом подготовки рабочего места (до начала работы бригады). Выдавать наряд - допуск накануне проведения работ не разрешается. 5.8.2. Наряд - допуск на работу выписывается в двух экземплярах. Он заполняется под копирку при соблюдении четкости и ясности записей в обоих экземплярах. Исправлений и перечеркиваний написанного текста не допускается. 5.8.3. Допускается передача наряда - допуска по телефону лицам, выдающим наряд - допуск, старшему лицу из оперативного персонала данного объекта или ответственному руководителю. При этом наряд - допуск заполняется в трех экземплярах: один экземпляр заполняет лицо, выдающее наряд - допуск, а два - лицо, принимающее его по телефону. При передаче наряда - допуска по телефону лицо, выдающее наряд - допуск, диктует его текст (в форме телефонограммы), а лицо, принимающее текст, заполняет бланки наряда - допуска с обратной проверкой. При этом в подписи лица, выдающего наряд - допуск, указывается его фамилия, подтверждаемая подписью принимающего текст. Допуск к работе по наряду - допуску, переданному по телефону, производится в общем порядке. 5.8.4. Наряд - допуск к работе выписывается на одного производителя работ (наблюдающего) с одной бригадой. На руки производителю работ выдается только один наряд - допуск. На однотипные работы, выполняемые под напряжением одной бригадой, а также на работы без снятия напряжения может быть выдан один общий наряд - допуск для поочередного производства их на нескольких присоединениях, в одном или разных распределительных устройствах (РУ), в разных помещениях подстанции. Оформление перевода с одного рабочего места на другое требуется только при переходе с одного РУ на другое, с одного этажа РУ на другой. 5.8.5. Число нарядов - допусков, выдаваемых одновременно на одного ответственного руководителя, определяет в каждом случае лицо, выдающее наряд - допуск. 5.8.6. На все работы, выполняемые со снятием напряжения (в различных местах) на данной подстанции, в данном РУ, выдается один наряд - допуск. Перечень всех работ в наряде - допуске не требуется - достаточно указать основные. Для осуществления работ может быть образована сводная бригада, и наряд - допуск выдан на производителя работ этой бригады. В наряде - допуске можно не записывать фамилии работающих в бригаде, следует указать лишь их число. 5.8.7. При расширении рабочего места или изменении числа рабочих мест должен выдаваться новый наряд - допуск. 5.8.8. Состав бригады определяет ответственный руководитель или лицо, выдающее наряд - допуск (если ответственный руководитель не назначается). 5.8.9. Состав бригады по численности и квалификации, а также квалификации производителя работ (наблюдающего) определяется с учетом условий выполнения работ и исходя из возможности обеспечения необходимого надзора за членами бригады со стороны производителя работ (наблюдающего). 5.8.10. При работе по наряду - допуску бригада должна состоять не менее чем из двух человек, производителя работ и члена бригады. В бригаду, руководимую производителем работ, на каждого ее члена с группой по электробезопасности III может быть включен один человек из электротехнического персонала с группой I, но общее число членов бригады с группой I должно быть не более двух. 5.8.11. Оперативный персонал во время дежурства по разрешению вышестоящего лица из оперативного персонала может быть привлечен к участию в работе ремонтной бригады без включения в наряд - допуск с записью в оперативном журнале. 5.8.12. Порядок заполнения наряда - допуска приведен в приложении 6. 5.9. Допуск бригады к работе по наряду - допуску. 5.9.1. Перед допуском к работе ответственный руководитель и производитель работ совместно с допускающим проверяют выполнение технических мероприятий по подготовке рабочего места. 5.9.2. После проверки подготовки рабочих мест и инструктажа бригады ответственный руководитель работ должен расписаться в предназначенной для этого строке на оборотной стороне наряда - допуска (только при первичном допуске). В случае, когда ответственный руководитель не назначается, подготовку рабочего места проверяет производитель работ, который расписывается в наряде - допуске. Изменять предусмотренные нарядом - допуском меры по подготовке рабочих мест запрещается. 5.9.3. После проверки выполнения технических мероприятий производится допуск бригады, который заключается в том, что допускающий: а) проверяет соответствие состава бригады и квалификации включенных в нее лиц записи в наряде - допуске. Если допускающий не знает фамилий и группы по электробезопасности лиц, включенных в состав бригады, проверка производится по именным удостоверениям; б) прочитывает по наряду - допуску фамилии ответственного руководителя, производителя работ, членов бригады и содержание порученной работы; объясняет бригаде, откуда снято напряжение, наложены заземления, какие части ремонтируемого и соседних присоединений остались под напряжением и какие особые условия производства работ должны соблюдаться; указывает бригаде границы рабочего места; убеждается, что все изложенное им понято; в) доказывает бригаде, что напряжение отсутствует в установках напряжением выше 35 кВ показом наложенных заземлений; в установках напряжением 35 кВ и ниже там, где заземления не видны с места работы, - прикосновением к токоведущим частям рукой после предварительной проверки отсутствия напряжения указателем напряжения или штангой. При наличии заземлений, наложенных непосредственно у мест работы, прикосновения к токоведущим частям не требуется; г) сдает рабочее место производителю работ, что с указанием даты и времени в обоих бланках наряда - допуска оформляется подписями допускающего и производителя работ в таблице 3 "Ежедневный допуск к работе и ее окончание" (приложение 5). Допуск к работам по нарядам - допускам должен производиться непосредственно на рабочем месте. 5.9.4. Один экземпляр наряда - допуска, по которому сделан допуск, должен находиться у производителя работ, второй - у оперативного персонала в папке действующих нарядов - допусков. Время допуска бригады и окончания работ с указанием номера наряда - допуска и содержания работы заносится в оперативный журнал. 5.9.5. Если при получении наряда - допуска у оперативного персонала или производителя работ возникают какие - либо сомнения, они обязаны потребовать разъяснения у ответственного руководителя или лица, выдавшего наряд - допуск. 5.9.6. Оперативный персонал не имеет права без ведома ответственного руководителя и производителя работ вносить такие изменения в схему установки, которые меняют условия производства работ в отношении техники безопасности, за исключением указаний пункта 5.11.2. 5.9.7. На подстанциях и в распределительных пунктах без постоянного оперативного персонала рабочие места для работ по нарядам - допускам подготавливаются в первый день выездным оперативным или оперативно - ремонтным персоналом, который допускает бригаду к работе в обычном порядке. Право вторичного допуска к работам в последующие дни по этим же нарядам - допускам предоставляется ответственным руководителям, а при их отсутствии - производителем работ с группой по электробезопасности не ниже V в электроустановках напряжением выше 1000 В и не ниже IV - в установках до 1000 В. 5.10. Надзор во время работы, изменение состава бригады. 5.10.1. С момента допуска бригады к работам надзор за ней в целях предупреждения нарушений требований техники безопасности возлагается на производителя работ или наблюдающего. Производитель работ и наблюдающий должны все время находиться на месте работы по возможности на том участке, где выполняется наиболее ответственная работа. 5.10.2. Наблюдающему запрещается совмещать надзор с выполнением работы. 5.10.3. Производителю работ и членам бригады необходимо помнить, что вследствие окончания работы другой бригадой или из-за изменения схемы электроустановки ее участки, находящиеся за пределами предусмотренного нарядом - допуском рабочего места, в любой момент могут оказаться под напряжением, и поэтому приближаться к ним запрещается. 5.10.4. Допускается кратковременная отлучка одного или нескольких членов бригады. В этом случае производитель работ (наблюдающий) должен дать этим лицам необходимые указания по технике безопасности. Количество членов бригады, оставшихся на рабочем месте, должно быть не менее двух, включая производителя работ, с разрешения производителя работ. До возвращения отлучившихся производитель работ (наблюдающий) не имеет права покидать рабочее место. 5.10.5. Оставаться в открытых или закрытых РУ одному производителю работ или членам бригады без производителя работ не разрешается, за исключением указанных ниже случаев: а) при необходимости по условиям производства работы (например, регулировка выключателей или разъединителей, приводы которых вынесены в другое помещение; проверка, ремонт или монтаж вторичных цепей, прокладка кабелей, испытания оборудования, проверка защит и т.п.) одновременного пребывания одного или нескольких лиц с группой по электробезопасности, на разных рабочих местах одного подразделения. Членов бригады, находящихся отдельно от производителя работ, последний должен привести на их рабочее место и дать необходимые указания по технике безопасности; б) при производстве работ одной бригадой на разных присоединениях (проверка дифференциальной защиты шин, цепи блокировки разъединителей с выключателями, проверка и регулировка устройств автоматического включения резерва (АВР) и т.п.). На такие работы может быть выписан один наряд - допуск для одновременного производства их на разных присоединениях или в зависимости от характера работ наряд - допуск с переводом с одного присоединения на другое с оформлением перевода в общем порядке. В РУ, с которых полностью снято напряжение, можно оставаться на рабочем месте и продолжать работу одному лицу из состава бригады. 5.10.6. При необходимости отлучки производитель работ (наблюдающий), если на это время его не могут заменить ответственный руководитель, или лицо, выдавшее данный наряд - допуск, или лицо из оперативного персонала, обязан вывести бригаду из распределительного устройства и запереть за собой дверь; оформить перерыв в работе. В случае подмены производителя работ ответственным руководителем или лицом, выдавшим наряд, производитель работ должен на время своей отлучки передать ему наряд - допуск. 5.10.7. Ответственный руководитель и оперативный персонал должны периодически проверять соблюдение работающими правил техники безопасности. При обнаружении нарушения правил техники безопасности работающих у производителя работ отбирается наряд - допуск и бригада удаляется с места работы. По устранении обнаруженных нарушений и неполадок бригада вновь может быть в общем порядке допущена оперативным персоналом к работе в присутствии ответственного руководителя с оформлением допуска в наряде - допуске. 5.10.8. Изменения в составе бригады должны оформить в наряде - допуске ответственный руководитель работ по данному наряду - допуску или лицо, выдавшее наряд - допуск, а в их отсутствие - лицо, имеющее право выдачи наряда - допуска по данной электроустановке. 5.11. Оформление перерывов в работе. 5.11.1. При перерыве в работе на протяжении рабочего дня (на обед, по условиям производства работ) бригада удаляется из закрытого или открытого РУ. Наряд - допуск остается на руках у производителя работ (наблюдающего). Плакаты, ограждения и заземления остаются на месте. Ни один из членов бригады не имеет права войти после перерыва в закрытое или открытое РУ в отсутствии производителя работ или наблюдающего. Допуск бригады после такого перерыва оперативным персоналом не производится. Производитель работ (наблюдающий) сам указывает бригаде место работы. 5.11.2. Оперативный персонал до возвращения производителем работ наряда - допуска с отметкой о полном окончании работ не имеет права включать выведенное для ремонта электрооборудование или вносить в схему изменения, сказывающиеся на условия производства работ. В аварийных случаях при необходимости оперативный персонал может включать оборудование в отсутствие бригады до возвращения наряда - допуска при соблюдении следующих условий: а) временные ограждения, заземления и плакаты должны быть сняты, постоянные ограждения установлены на место, плакаты "Работать здесь" должны быть заменены плакатами: "Стой, напряжение"; б) до прибытия производителя работ и возвращения им наряда - допуска в местах производства работ должны быть расставлены люди, обязанные предупредить как производителя работ, так и членов бригады о том, что установка включена и возобновление работ недопустимо. 5.11.3. Пробное включение электрооборудования на рабочее напряжение до полного окончания работ может быть произведено после выполнения следующих условий: а) бригада должна быть удалена из РУ, наряд - допуск у производителя работ отобран, и в наряде - допуске в таблице 3 "Ежедневный допуск к работе и ее окончание" должен быть оформлен перерыв; б) временные ограждения, заземления и плакаты должны быть сняты, а постоянные ограждения установлены на место. Указанные операции выполняются оперативным персоналом. 5.11.4. Подготовка рабочего места и допуска бригады после пробного включения производятся в обычном порядке в присутствии ответственного руководителя, что оформляется подписью в наряде - допуске в трех графах таблицы 3, где расписывается производитель работ. Если ответственный руководитель не назначается, присутствует производитель работ. 5.11.5. По окончании рабочего дня рабочее место приводится в порядок, плакаты, заземления и ограждения остаются на местах. В электроустановках с постоянным оперативным персоналом окончание работы каждого дня оформляется в таблице 3 наряда - допуска "Ежедневный допуск к работе и ее окончание" подписями производителя работ и лица из оперативного персонала, которому наряд - допуск должен сдаваться каждый день по окончании работы. В электроустановках без постоянного оперативного персонала окончание работ может оформляться в указанной таблице наряда - допуска лишь подписью производителя работ. Наряд - допуск разрешается оставлять в папке действующих нарядов - допусков. 5.11.6. На следующий день к прерванной работе можно приступить после осмотра места работы и проверки выполнения мер безопасности допускающим или ответственным руководителем работ. Присутствие ответственного руководителя при повторных допусках не обязательно. 5.11.7. Допуск к работе на следующий день с указанием даты и времени начала работ оформляется подписями допускающего или ответственного руководителя и производителя работ в таблице 3 наряда - допуска "Ежедневный допуск к работе и ее окончание". 5.12. Перевод бригады на новое место работы. 5.12.1. Работа на нескольких рабочих местах одного и того же присоединения по одному наряду - допуску может производиться при соблюдении следующих условий: а) все рабочие места данного присоединения подготавливаются оперативным персоналом и принимаются производителем работ и ответственным руководителем работ до начала работ; б) производитель работ с бригадой допускается на одно из рабочих мест присоединения; в) в электроустановках с постоянным оперативным персоналом перевод бригады на другое рабочее место осуществляется допускающим; г) на электроустановках без постоянного оперативного персонала перевод бригады на другое рабочее место при отсутствии допускающего производится ответственным руководителем; д) перевод бригады на новое рабочее место оформляется в таблице 3 наряда - допуска "Ежедневный допуск к работе и ее окончание", и, если перевод осуществляется ответственным руководителем, он расписывается в таблице вместо допускающего. 5.12.2. При работах под напряжением на токоведущих частях оформление допуска на другое рабочее место требуется только при переводе бригады из открытого распределительного устройства (ОРУ) одного напряжения в ОРУ другого напряжения или из одного помещения закрытого распределительного устройства (ЗРУ) в другое. 5.13. Окончание работы, сдача - приемка рабочего места. Закрытие наряда - допуска и включение оборудования в работу. 5.13.1. После полного окончания работы рабочее место приводится в порядок, принимается ответственным руководителем, который после вывода бригады производителем работ расписывается в наряде - допуске об окончании работ и сдает его оперативному персоналу, либо при отсутствии последнего оставляет в папке действующих нарядов - допусков. Если ответственный руководитель не назначался, то наряд - допуск оперативному персоналу сдает производитель работ. 5.13.2. Наряд - допуск может быть закрыт оперативным персоналом лишь после осмотра оборудования и мест работы, проверки отсутствия людей, посторонних предметов, инструмента и при надлежащей чистоте. 5.13.3. При производстве работ на одном присоединении несколькими бригадами наряд - допуск по окончании работы одной бригадой может быть закрыт полностью с указанием в наряде - допуске "Заземления оставлены для работ по нарядам - допускам N_____". 5.13.4. Закрытие наряда - допуска производится после того, как будут последовательно выполнены: а) снятие заземлений с проверкой в соответствии с принятым порядком учета, за исключением случая, указанного в пунктах 5.13.2-5.13.3; б) удаление временных ограждений и снятие плакатов "Работать здесь", "Влезать здесь"; в) установка на место постоянных ограждений и снятие плакатов, вывешенных до начала работы. 5.13.5. Проверка изоляции отремонтированного оборудования непосредственно перед включением производится, если в этом есть необходимость, до удаления временных ограждений и предупреждающих плакатов, тотчас же после снятия переносных заземлений. Оборудование может быть включено только после закрытия наряда - допуска. Если на отключенном присоединении работы производились по нескольким нарядам - допускам, то оно может быть включено в работу только после закрытия всех нарядов - допусков. 5.13.6. Срок действия наряда - допуска устанавливается 5 суток. При перерывах в работе наряд - допуск остается действительным, если схемы не восстанавливались и условия производства работы оставались неизменными. 5.13.7. Контроль за правильностью оформления нарядов - допусков осуществляется лицами, выдавшими наряды - допуски, а также из руководящего электротехнического персонала периодически путем выборочной проверки. 5.13.8. Наряды - допуски, работы по которым полностью закончены, должны храниться в течение 30 суток, после чего они могут быть уничтожены. Примечание. Если при выполнении работ по нарядам - допускам имели место аварии и электротравмы, то эти наряды - допуски следует хранить в архиве предприятия. 5.14. Порядок проведения работ в электроустановках электростанций, подстанций и на кабельных линиях электропередачи. 5.14.1. В электроустановках подстанций и на кабельных линиях напряжением выше 1000 В по наряду - допуску должны производиться работы: - со снятием напряжения; - без снятия напряжения на токоведущих частях и вблизи них; - без снятия напряжения вдали от токоведущих частей, находящихся под напряжением, когда требуется установка временных ограждений; - с применением в РУ механизмов и грузоподъемных машин. 5.14.2. В электроустановках подстанций и на кабельных линиях напряжением до 1000 В работы на сборных шинах РУ, распределительных щитах, сборках, а также на присоединениях перечисленных устройств, по которым на сборные шины может быть

Как известно, функционал помощника или персонального ассистента (как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке) в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых - контроль исполнения поручений.

Во многих организациях неисполнение поручений и отсутствие контроля их своевременного исполнения является проблемой, т.н. «узким местом» (от англ. bottleneck - бутылочное горло), т.е. серьезным препятствием, сильно тормозящим бизнес-процессы компании. Тут от помощника действительно многое зависит! Однако не все так очевидно, как кажется на первый взгляд. Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда незаменимый помощник внезапно заболел или ушел в отпуск или в кои-то веки отправился в командировку, а за время его отсутствия... работа встала, поручения не фиксируются, сроки упущены, ответственные неизвестны. Как правило, это говорит не столько о незаменимости работника, сколько об отсутствии системы. Итак, задача помощника - выстроить именно систему контроля исполнения поручений. А система, как известно, во многом способна поддерживать свою работоспособность самостоятельно. И тут в одиночку не справиться! Но давайте разбираться со всем по порядку.

Контроль и его виды

Слона, как говорят, надо есть по частям. И начать стоит с терминологии.

Контроль - это сопоставление плана с фактическим положением дел. Контроль выявляет даже небольшие отклонения от запланированных результатов и действий людей и дает возможность изменять ситуацию.

Выделяют следующие виды контроля:

1. Предварительный . Осуществляется руководителем до фактического начала работы по поручению. Предварительный контроль используется с учетом человеческих, материальных и финансовых ресурсов, т.е., перед тем как отдать поручение в работу, руководитель должен убедиться, что у исполнителя есть ресурсы для его выполнения.

2. Понятийный (входящий). Применяется с целью уточнения:

Знает ли исполнитель о том, что у него есть поручение;

Как понял задачу тот, кто будет ее решать;

Как именно он будет это делать.

Данный вид контроля осуществляется помощником руководителя, причем сразу после постановки поручения. Цель - проверка понимания исполнителем сути поручения и своевременности его выполнения. На этом этапе задача помощника состоит в том, чтобы обратить внимание исполнителя на наличие поручения, сроки и приоритет поставленной задачи, убедиться, что поручение принято в работу. При этом помощнику необходимо «подсвечивать» срочные и важные поручения (вспоминаем матрицу Эйзенхауэра), например следующим образом: «Прошу обратить ваше внимание на то, что это поручение является важным и срочным!» Эта магическая фраза, произнесенная вовремя, поможет избежать многих недоразумений и непростительной потери времени - пускать процесс ранжирования задач по приоритетам на самотек недопустимо, ведь мнение исполнителей не всегда совпадает с мнением руководителя. Не забывайте: то, что очевидно для вас, может не быть таковым для других людей.

3. Текущий (промежуточный, контроль процесса). Цель - оценить текущий процесс деятельности: как выполняется работа, что уже сделано, какие возникли сложности. Этот вид контроля осуществляется помощником, когда работа уже идет, но срок исполнения поручения еще не наступил. Задача контроля - своевременно выявить отклонения, возникающие в ходе работы, проинформировать о них руководителя для возможной корректировки заданных параметров. Текущий контроль основывается на обратной связи.

4. Заключительный (итоговый, контроль результата). Применяется для того, чтобы оценить, достигается ли цель к заданному сроку.

Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то что вмешиваться в работу на данном этапе поздно, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились исполнители, вскрывает упущения и недостатки в работе. Помогает извлечь уроки на будущее. Как правило, на этой стадии руководитель и помощник работают совместно, т.к. квалификации помощника может быть недостаточно для определения полноты и корректности выполнения поручения.

Что и как нужно контролировать

Распределение ответственности за обеспечение контроля по ключевым направлениям зависит от размеров организации:

На контроль	Размеры компании	Ответственный за обеспечение контроля
Нормы и требования законодательства	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Юрист, бухгалтер Юридическая служба, бухгалтерия Юридическая служба и руководители по направлениям
Приказы руководителя	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Помощник и руководители по направлениям
Требования локальных нормативных документов	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Руководители по направлениям деятельности
Отдельные распоряжения руководителя	До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя
Поручения, поступающие от корпоративного центра	До 1500 чел. До 2500 чел. Более 2500 чел.	Помощник руководителя Помощник руководителя и секретариат Управление делами

«Контроль» и «мониторинг» - разные вещи!

Чтобы окончательно разобраться, что к чему, стоит обратить внимание еще на один термин, нередко встречающийся в современном менеджменте, - «мониторинг». Зачастую в литературе понятия «контроль» и «мониторинг» употребляются как тождественные, однако это принципиально разные вещи! Для применения системного подхода к управлению исполнением поручений эту разницу необходимо понимать. Если мониторинг - это наблюдение за параметрами объекта с фиксацией и сохранением данных, то контроль - это наблюдение с обязательным воздействием на объект в случае выхода значений параметров за пределы допустимых. Применительно к поручениям это означает, что помощник должен иметь инструмент мониторинга, т.е. вести некую базу данных, где он фиксирует поручения, сроки исполнения, ответственных и статус исполнения (выполнено/не выполнено). Однако для выстраивания эффективной системы контроля просто вести статистику недостаточно - контроль подразумевает активное управление ситуацией, корректировку и влияние, т.е. целенаправленное осознанное воздействие для того, чтобы добиться положительной динамики в исполнительской дисциплине.

Как добиться того, чтобы поручения выполнялись?

Чтобы поручения выполнялись, необходим комплексный подход к решению этой задачи. Система контроля исполнения поручений будет работать при соблюдении следующих принципов:

1) Высокий приоритет со стороны руководства. Руководитель должен демонстрировать, что неукоснительное соблюдение его поручений важно для него и компании.

2) Совместное обсуждение подходов к решению задачи. Для того чтобы учесть все риски и рассмотреть вопрос всесторонне, необходимо привлечь к обсуждению всех участников процесса - как руководителя, отдающего поручения, и помощника, их контролирующего, так и руководителей, которые будут отвечать непосредственно за исполнение. Договоренности в первую очередь должны касаться способов получения информации о поручении и сроках, формата отчета об исполнении, порядка переноса сроков, подходов к поощрению или наказанию в случае неисполнения поручений. Руководителю также стоит проинформировать подчиненных о полномочиях помощника в части контроля исполнения поручений (если вы новый человек в коллективе и еще не успели заслужить авторитет, сами попросите своего руководителя об этом).

3) Информирование всех работников компании о внедрении системы контроля исполнения поручений. Нужно обеспечить прозрачность подходов, т.е. правила должны быть формализованы в локальном нормативном документе компании.

4) Последовательность и регулярность. Исполнительская дисциплина повысится, если работники будут уверены, что каждое поручение зафиксировано, что за каждое поручение необходимо отчитаться, ни одно из них не упустят и не забудут, а за невыполнение поручений руководства неизбежно последует наказание. (Сразу стоит предусмотреть порядок информирования, ведь поручения могут быть невыполнимыми априори или иметь веские причины невыполнения в срок. Каждый такой случай нужно рассматривать индивидуально.)

Выглядит как задача для, скажете вы. Отчасти так оно и есть. Какова же роль помощника? Помощник - это как раз тот самый сотрудник компании, который должен проинформировать руководителя о том, что проблема существует, что она несет конкретные риски, что вы пытаетесь держать «руку на пульсе» (и пока получается во многом благодаря вашим личным качествам), однако отсутствие системы рано или поздно даст о себе знать и вас это беспокоит.

Главное - не забудьте сказать, что у вас есть конкретное предложение, как можно организовать систему контроля (т.е. это должна быть не просто проблема, поданная на блюдечке с голубой каемочкой, а проблема и варианты ее решения).

Даже если вы новый сотрудник компании, не стоит бояться обращаться к руководителю с подобным предложением. Если до сих пор ничего рокового в вашей компании не случилось из-за неисполненного/просроченного/неучтенного поручения, ваш руководитель все равно не пропустит мимо ушей ваше предложение. Пожалуй, во всей компании не найдется более заинтересованного человека в решении этой проблемы.

Важность эффективной коммуникации

Допустим, ваше предложение принято: руководитель обозначил важность задачи, объявил вашу роль в этом процессе, утвердил локальный нормативный документ, регламентирующий процесс, все работники компании проинформированы. Что дальше? Изданный документ рискует так и остаться бездушной бумажкой, если вы опустите руки на этом этапе. Как заставить все это работать?

Ответ кроется в первую очередь в навыках эффективной коммуникации помощника. Да, это та самая фраза, которую мы так часто встречаем в резюме на должности административного характера. Наличие таких навыков жизненно необходимо помощнику. В узком смысле, применительно к контролю исполнения поручений, эффективная коммуникация - это способ оперативной передачи информации без искажения и получение обратной связи о правильном понимании «послания».

Эффективная коммуникация строится:

Эффективная или неэффективная?

Неэффективная коммуникация - это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» категоричен: есть «правильно» и «неправильно», «победа» и «поражение», «хорошо» и «плохо», без учета промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые способны обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. В итоге разногласия выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.

Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».

Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов.

Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям - это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав и кто виноват? Цель эффективной коммуникации - наладить и оберегать взаимовыгодные и, следовательно, длительные рабочие взаимоотношения.

В разрезе контроля исполнения поручений помощник должен проявлять навыки эффективной коммуникации на всех этапах «путешествия» поручения:

1) Взаимодействие с руководителем при постановке поручений. Задача помощника - корректно зафиксировать поручение, стараясь придерживаться какой-либо определенной схемы целеполагания, например SMART. Это позволит подчиненным понять, что от них требуется. Формулировка поручения должна быть четкой, в глагольной форме (отвечать на вопрос: что сделать?), поручение должно иметь заданный срок исполнения, для каждого поручения должен быть определен ответственный исполнитель.

После того как поручение зафиксировано должным образом, помощнику обязательно следует убедиться в отсутствии неточностей, представить финальную версию протокола или реестра поручений руководителю на согласование либо устно переспросить: «Правильно ли я Вас поняла? Иванов И.И. должен разработать и предоставить на утверждение график реализации проекта в срок до 11 мая 2015 г.?»

Что такое SMART ?

SMART - это мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.
Цель или задача, установленная по критериям SMART, имеет следующие характеристики:
. S - specific (конкретная) - ясная, точная, четко описанная;
. M - measurable (измеримая) - имеющая установленные показатели результата, по которым можно понять, что цель достигнута. Могут быть как количественными, так и качественными. Без данных критериев оценить выполнение задания практически невозможно;
. A - achievable (достижимая) - реалистичная, но требующая определенных усилий, что служит дополнительным мотивирующим фактором;
. R - relevant (уместная) - совпадающая с более широкими целями отдела, организации;
. T - time-bound (ограниченная во времени) - должны быть определены крайние сроки достижения цели.

2) Взаимодействие с исполнителями при передаче поручения в работу. Ключевая задача на этом этапе - убедиться, что исполнитель проинформирован о поручении и принял его в работу. Если организация небольшая, то помощник или секретарь контактирует напрямую с исполнителями посредством электронной почты или по телефону. В крупных организациях такое взаимодействие осуществлять сложно, поэтому помощник передает поручение и непосредственно взаимодействует с заместителями руководителя организации, а при передаче поручений действует принцип каскадирования, например: E E директор департамента E начальник отдела E непосредственный исполнитель .

3) Информация об исполнении поручения передается обратным маршрутом: генеральный директор/помощник B заместитель генерального директора B директор департамента B начальник отдела B непосредственный исполнитель.

Помощник играет роль посредника при передаче информации о поручении. При этом для сокращения времени передачи данных помощнику целесообразно предусмотреть использование информационного ресурса, позволяющего выкладывать сводную информацию о поручениях в общий доступ, например на внутренний корпоративный портал организации, где любой работник в оперативном режиме может посмотреть, какие за ним числятся поручения, и направить помощнику комментарии.

4) При осуществлении промежуточного контроля необходимо уточнить прогноз от исполнителя: укладывается ли он в срок или в ходе исполнения выяснилось, что объем работ больший, чем предполагалось ранее, или ресурсов исполнителя недостаточно и требуется привлечение работников других структурных подразделений, т.к. задача оказалась кросс-функциональной. Помощник должен вести непрерывный конструктивный диалог с ответственным руководителем/исполнителем для получения оперативной и достоверной информации о ходе исполнения, а в случае возникновения серьезных проблем - проинформировать об этом руководителя, пока еще можно что-то исправить. При этом не стоит перегибать палку и становиться назойливым, мешая исполнителю и отвлекая его по мелочам. Все участники процесса должны четко осознавать, что у них общие цели, и уважать труд друг друга. Для этого следует договориться о приемлемом формате коммуникации.

5) При получении информации об исполнении поручения помощник совместно с руководителем оценивает полноту представленных данных и выносит решение о принятии поручения либо возвращении его на доработку. О принятом решении помощник должен уведомить исполнителя.

6) При формировании аналитической отчетности. Строгий учет подразумевает регулярную отчетность и аналитику на базе статистических данных. С определенной периодичностью, например раз в месяц, помощник должен анализировать накопленные статистические данные по поручениям и формировать отчет об исполнительской дисциплине (рис. 1). Такой отчет может содержать информацию о том, сколько всего было поручений, сколько из них выполнено в срок/с опозданием/не выполнено, какие подразделения являются лидерами, а какие - антилидерами в части своевременного исполнения поручений руководителя. Данной информацией руководитель может распоряжаться по своему усмотрению. Однако желательно, чтобы подход к поощрению и наказанию был предсказуемым и единым для всех.

Рис. 1

Подручные инструменты в арсенале помощника

Таких инструментов великое множество, при этом важно соблюдать ключевой принцип - все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище , где возможно осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью.

Идеальным техническим воплощением является Microsoft Outlook , т.к. он содержит гибкие механизмы настройки т.н. «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие - «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад» и др. Один раз настроенное представление в дальнейшем становится доступно одним кликом мыши. Подробно на этом останавливаться не будем, т.к. этому инструменту уже была посвящена серия статей.

Иногда подобная система настраивается на базе системы электронного документооборота , например Lotus Notes, Documentum либо Directum, где ключевая информация о поручении фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК). Однако СЭД - это дорогостоящая программа, которую далеко не все организации могут себе позволить.

Одним из самых универсальных и доступных инструментов для целей мониторинга исполнения поручений является Microsoft Excel . Этой программой можно пользоваться как в дополнение к уже имеющимся, если вы работаете в крупной компании, так и в качестве самостоятельного инструмента. Прелесть его в том, что на базе этого технического решения вы можете создать единую базу данных по поручениям с гибкой настройкой полей и фильтров по вашему усмотрению. Такой сводный реестр поручений можно выложить в общий доступ, и каждый работник может уточнить формулировку, сроки и отследить статус по своим поручениям. Предварительно следует настроить ограниченные права на редактирование файла, чтобы избежать случайного искажения или удаления данных.

В MS Excel можно не только вносить поручения вручную, как в случае устных распоряжений руководителя, но и выгружать поручения из СЭД (если это поручения из протоколов или поручения, поступающих извне, например запросы контролирующих органов или органов государственной власти или корпоративного центра).

Настроив поля определенным образом, можно задать цветовую маркировку в графе «Статус исполнения поручения». Например, поручение, срок которого еще не наступил, будет автоматически обозначаться синим цветом; поручение, выполненное в срок, - зеленым (для этого даты в поле «Срок к исполнению» и «Фактическое исполнение» должны совпадать); поручение, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, будет автоматически отображаться как невыполненное и помечается красным.

Настройка реестра поручений в MS Excel

Поля в реестре настраиваются написанием макроса. Для такой тонкой настройки лучше всего привлечь IT-специалиста.

В случае если IT-специалиста нет, а навыками программирования вы не обладаете, можно воспользоваться другим более простым и доступным способом.

Настроить ячейки таблицы можно самостоятельно с помощью функции условного форматирования .

Для настройки заливки ячеек выбираем в таблице ячейку, для которой будем настраивать форматирование (в нашем случае это ячейка G 10 ), на вкладке Главная - Условное форматирование , в предложенном контекстном меню - Создать правило (рис. 2).

Рис. 3

В строке формул диалогового окна под названием необходимо задать правило, которое будет считаться истиной (рис. 4).

Рис. 4

Для нашего реестра необходимо будет последовательно настроить четыре правила для одной и той же ячейки G 10 , а затем «протянуть» их действие на весь столбец G .

• Для обозначения невыполненного поручения настраиваем правило 1. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем цвет заливки. Первому правилу будет соответствовать красный цвет.

Далее вводим в строку формул следующее описание правила: =ЕСЛИ(F 10>0; F 10<СЕГОДНЯ();"") (рис. 5). Это означает, что при условии, что в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он уже истек, то ячейка автоматически окрасится в красный цвет.

Рис. 5

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое находится в работе, настраиваем правило 2. Повторяем описанную выше последовательность действий: выделяем ячейку G 10 , заходим в Условное форматирование , выбираем Создать правило и Использовать формулу для определения форматируемых ячеек .

В уже знакомом нам диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем другой цвет заливки. Второму правилу будет соответствовать синий цвет.

=ЕСЛИ(F10>0;F10>СЕГОДНЯ();"") . Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он еще не наступил, то ячейка автоматически окрашивается синим.

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое выполнено в срок, настраиваем правило 3. Опять повторяем описанную выше последовательность действий, только на этот раз в диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем зеленый цвет заливки для обозначения того, что поручение выполнено строго в срок либо раньше срока.

Вводим в строку формул описание правила: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Значит, если в ячейке F 10 G 10 обозначен срок фактического исполнения, который совпадает со сроком F 10 либо предшествует ему, ячейка G 10 автоматически окрасится в зеленый.

Нажимаем клавишу O К .

• Наконец, для обозначения поручения, которое выполнено позднее заданного срока, настраиваем правило 4. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем желтый цвет заливки для обозначения того, что поручение было выполнено с опозданием.

Вводим в строку формул следующее правило: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению, а в ячейке G 10 обозначен срок фактического исполнения, который позже даты F 10 , то ячейка G 10 автоматически окрасится желтым.

После того как в ячейке G 10 настроены все четыре правила, «протягиваем» заданную формулу вниз по всему столбцу G и заполняем его фактическими датами выполнения поручений. Ячейки автоматически окрасятся в заданную палитру.

Следующий шаг - это настройка визуализации , т.е. диаграммы, для более наглядного восприятия картины по исполнительской дисциплине.

Для построения диаграммы нам нужны количественные данные, т.е. количество всех поручений и каждого вида в отдельности. Поэтому потребуется промежуточная настройка. Количественные данные мы можем отобразить в легенде, куда они будут автоматически заноситься из нашей таблицы (легенду можно разместить на этом же листе, например, над таблицей).

Для сбора статистики необходимо заполнить одну из ячеек таблицы, например соседнюю ячейку H 10 , следующим образом:

1. Выделяем ячейку H 10 , вверху в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем категорию «логическое », «ЕСЛИ ».

Прописываем в верхней строке формул следующее правило: =ЕСЛИ($F10>0;ЕСЛИ($G10>0;ЕСЛИ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (рис. 6).

Рис. 6

Протягиваем правило, заданное в ячейке H 10 , вниз по всему столбцу H (рис. 7).

Рис. 7

Затем столбец H можно скрыть, оставив на виду только необходимую информацию реестра.

• Настройка легенды. Для того чтобы данные из столбца H попадали в легенду и отображались в ней в количественном виде, необходимо настроить ячейки легенды следующим образом:

1. Задаем правило ячейке G 3 : выделяем эту ячейку, в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем тип функций «статистические », «СЧЁТЕСЛИ ».

2. Затем прописываем в строке формул следующее: =СЧЁТЕСЛИ(H$10:H$19;F3) (рис. 8).

Рис. 8

3. «Протягиваем» формулу от ячейки G 3 до G 6 соответственно.

Можно также настроить визуализацию и выгружать данные о поручениях за заданный отрезок времени в виде диаграммы.

• С оздание диаграммы. Для этого нужно зайти на вкладку Вставка и выбрать диаграмму, например круговую, предварительно выделив диапаз он ячеек от G 3 до G 6 (рис. 9).

Рис. 9

Вставляем диаграмму и окрашиваем ее сегменты в выбранные нами цвета заливки, выделив сегмент и вызвав соответствующее контекстное меню правой кнопкой мыши (там все интуитивно). Наш реестр готов (рис. 10).

Рис. 10

И напоследок

Создать эффективную систему контроля исполнения поручений довольно сложно - необходимо учесть много разных аспектов и особенностей, которые могут быть уникальными для разных организаций. Это нелегко, но помните, что любая загадка имеет решение. Когда я сталкиваюсь со сложной задачей, которая, на первый взгляд, не имеет решения, всегда вспоминаю загадку Б. Вербера:

«Как соединить эти девять точек четырьмя линиями, не отрывая перо от бумаги?

Часто мы не можем найти решение потому, что наш разум замыкается в площади рисунка. Но ведь нигде не сказано о том, что за его пределы нельзя выходить.

Решение есть:

Мораль: для того чтобы понять систему, надо… из нее выйти».

Способов организации эффективной системы контроля исполнения поручений множество. Главное - найти именно тот, который наиболее органично впишется в работу вашей компании и в вашу, во всем чувствовать меру и не переходить черту, за которой наступает маниакальный гиперконтроль.

М.А. Сучкова, помощник генерального директора ЗАО «Рязанская нефтеперерабатывающая компания» (ДО ОАО «НК-Роснефть»)