16Apr

Ahoj! V tomto článku budeme hovoriť o obchodných listoch.

Dnes sa dozviete:

1. Prečo obchodná korešpondencia nestratila svoj význam;
2. Aké typy obchodných listov existujú a ako sú formátované;
3. Ako správne napísať obchodný list.

Teraz za našimi oknami je čas špičkových technológií a internetu. Ale obchodná korešpondencia nestratila na dôležitosti a aktuálnosti, jednoducho sa presunula do iných médií. Poďme si dnes povedať, prečo je dôležité vedieť skladať a formátovať obchodné listy.

Prečo potrebujete obchodnú korešpondenciu?

V prvom rade je to príležitosť na výmenu názorov, podnetov a myšlienok so zamestnancami alebo obchodnými partnermi. Pomocou korešpondencie uvádzajú sťažnosti, požiadavky, objasňujú nedorozumenia medzi spoločnosťami.

Obchodná korešpondencia je jednou z odrôd úradnej korešpondencie.

Rozdiely medzi obchodnými listami a inými

Hlavné rozdiely sú nasledovné:

• Štylistika prezentácie;
• Slovná zásoba, ktorá neumožňuje jasné vyjadrenie emócií;
• Vyhotovené na oficiálnom hlavičkovom papieri spoločnosti;
• Písmo nie je príliš malé, ale ani veľké a je rovnaké v celom texte;
• Zriedkavo zaberajú viac ako 1 stranu;
• Prítomnosť prísneho oficiálneho velenia.

Druhy obchodných listov

Všetky obchodné listy možno rozdeliť do niekoľkých skupín. Každému sa budeme venovať podrobnejšie a poskytneme stručný popis.

Listy, na ktoré netreba odpovedať.

• Záručný list;
• Sprevádzajúci;
• Informačné;
• Varovný list;
• Pripomienkový list.

Listy, ktoré vyžadujú odpoveď.

• Príťažlivosť;
• Ponuka;
• Žiadosť;
• Požiadavka;
• Petícia.

Nekomerčné listy.

• Pozvánka;
• Listy vyjadrujúce sústrasť;
• Listy vyjadrujúce vďačnosť;
• Listy informujúce o niečom;
• listy obsahujúce odporúčania;
• Záručné listy;
• Listy potvrdzujúce, že tovar bol prijatý, služba bola poskytnutá atď.
• Blahoželacie listy pri rôznych príležitostiach;
• List so žiadosťou;
• Pokyny;
• Krycie listy.

Obchodné listy.

Zvyčajne sa používajú pred uzavretím zmluvy, ako aj počas platnosti zmluvy.

Tie obsahujú:

• Listy odpovedajúce na otázky;
• Priama žiadosť;
• – list, v ktorom sa navrhuje uskutočniť transakciu alebo uzavrieť dohodu;
• Nárok;
• Pripomenutie;
• List obsahujúci upozornenie na ukončenie dohôd alebo na potrebu plnenia záväzkov a pod.

Ak hovoríme o klasifikácii podľa štruktúry, existujú 2 typy obchodných listov:

• Obsahujúce autorský text a napísané vo voľnej forme;
• Zostavené podľa prísneho vzoru.

Podľa adresáta.

• Obežník – list, ktorý sa posiela viacerým adresátom;
• Bežné – zasielané jednému príjemcovi v mene jednej osoby;
• Hromadné – zasielané jednému príjemcovi, ale od viacerých osôb.

Listy sa delia aj podľa formy, v akej boli odoslané:

• Odoslané ako faxová správa;
• Zaslané e-mailom;
• Tie posielané v bežných obálkach.

Existujú typy listov, ktoré by z etických dôvodov mali byť písané rukou a nie strojom. To platí pre sústrasť a blahoželanie.

Tajomstvo správneho dizajnu

Text listu je rozdelený na úvodnú, hlavnú a záverečnú časť. Sú na seba logicky prepojené. V úvodnej časti sú zahrnuté okolnosti, ktoré viedli k vytvoreniu listu a hlavná časť predstavuje samotný obsah. Záverečná časť sumarizuje výsledky, ktoré vyjadrujú požiadavku, odmietnutie a pod.

Vo všeobecnosti možno obchodnú korešpondenciu so všetkou zodpovednosťou nazvať umením, pretože je potrebné naučiť sa ju viesť správne, v súlade so všetkými požiadavkami. Najčastejšie totiž myslíme len na to, že informácie sú jasne prezentované a zabúdame na to, že list možno považovať za tvár spoločnosti.

Štylistika.

Každý list je udržiavaný v prísnom obchodnom štýle s použitím prostriedkov reči charakteristických pre úradné dokumenty.

Požiadavky na prezentáciu informácií.

Všetky informácie obsiahnuté v liste sú prezentované takto:

• Adresované, určené pre konkrétnu osobu;
• Všetky informácie musia byť aktuálne ku dňu písania;
• Spoľahlivý;
• nestranne;
• Zdôvodnené;
• Čo najkompletnejšie, aby sa na základe toho dalo rozhodnúť.

Formulár.

V prvom rade je list napísaný na hlavičkovom papieri, ktorý je majetkom spoločnosti.

• Na písanie obchodného listu sa používajú listy veľkosti A4;
• Ľavý okraj formulára musí byť aspoň 3 cm, pretože po určitom čase budú odoslané do súboru;
• Uvádza sa názov spoločnosti, jej legálna a skutočná adresa a e-mailová adresa;
• Je lepšie použiť štandardné písmo Times New Roman, veľkosť 12. Je najoptimálnejšie a dobre čitateľné;
• Je povolené písať obchodné listy bez použitia hlavičkového papiera, ale potom musíte poskytnúť informácie z formulára.

Ak sa list týka veľkých transakcií týkajúcich sa financií alebo dôverných informácií iného charakteru, neodporúča sa posielať takéto listy faxom alebo elektronicky. Je to lepšie starým spôsobom, v bežnej papierovej obálke.

Číslovanie.

Ak list pozostáva z niekoľkých strán, potom sú očíslované od druhej. Čísla sú označené hore v strede arabskými číslicami. Vedľa čísla nie sú žiadne bodky.

Rozdelenie na časti.

To znamená rozdeliť list na odseky. Text by nemal plynúť v súvislom prúde, inak ho jednoducho nebude vnímať. Vďaka členeniu na odseky vidíte, kde jedna myšlienka končí a iná začína.

Dostupnosť opráv.

Neodporúča sa povoliť opravy, preklepy alebo vymazanie. Písmeno musí byť napísané správne a text musí byť vytlačený v intervaloch 1,5 - 2.

Použité detaily.

Uvedieme len tie hlavné, pretože sme o nich už stručne hovorili o niečo skôr:

• Ak je podnik vo vlastníctve štátu, používa sa štátny znak Ruskej federácie. Nachádza sa v strede oficiálneho formulára;
• Celý názov spoločnosti;
• faxové a telefónne čísla;
• Číslo bankového účtu;
• Adresát - a meno prijímajúcej spoločnosti sa používa v nominatívnom prípade na označenie funkcie a priezviska príjemcu, použite pád;
• Ak má príjemca akademický titul alebo titul, uveďte ho pred priezviskom osoby;
• Akékoľvek podrobnosti sa píšu na nový riadok s veľkým písmenom.

Obchodný list po stretnutí

Mali ste obchodné stretnutie, boli tam nejaké vyhliadky. Ďalej budeme diskutovať o tom, ako to vyjadriť v liste.

1. V prvom rade na začiatku listu uveďte dátum a čas vašej komunikácie s potenciálnym partnerom, aj keď od stretnutia uplynulo niekoľko dní.
2. Vyhnite sa chybám alebo príliš zložitým frázam: držte list krátky a jasný, ale tak, aby si ho adresát chcel prečítať.
3. Uveďte, o čom bol rozhovor. Napr.: " Diskutovali sme o tom, koľko by stála váza v benátskom štýle.“
4. Dbajte na to, aby adresát listu vyjadril svoj názor na tému stretnutia.
5. Uveďte čas, kedy môžete komunikovať telefonicky alebo sa stretnúť osobne.
6. Dajte príjemcovi vedieť, že sa na spoluprácu s ním tešíte: “ Teším sa na budúce obchodné vzťahy s vami«.
7. Zakončite svoj list nasledujúcou alebo podobnou frázou: „ Prajem ti to najlepšie...».

Elektronické obchodné listy

Nie je možné ignorovať požiadavky na ich dizajn, pretože v súčasnosti sa čoraz viac listov vydáva skôr v elektronickej ako v papierovej forme. Koniec koncov, je 21. storočie.

Príprava elektronického obchodného listu nie je náročná, požiadavky na formátovanie sú rovnaké ako pri tradičných listoch. Jedine, že takýto list by mal mať vždy nadpis (alebo predmet), aby sa jednoducho nestratil v toku dokumentácie.

Navyše pri odpovedi na takýto list je lepšie nemeniť predmet listu, takže rýchlo pochopíte, o čom sa hovorí, ak vám príde veľa emailov.

Pri vytváraní príloh k takýmto listom by ste tiež nemali používať najmodernejší softvér, nie je to ani zďaleka skutočnosť, že to isté má aj váš príjemca. Ak tam nie je, list sa jednoducho neotvorí.

Pri elektronickom písaní obchodného listu nepoužívajte emotikony. Technológia je skvelá, ale pri písaní sa držte ako biznis.

Aká je lehota na odpoveď na list?

Ak je list klasifikovaný ako list vyžadujúci odpoveď, potom kedy odpovedať závisí od informácií obsiahnutých v liste:

• Ak dostanete žiadosť, potvrďte jej prijatie do troch dní od prijatia. A konečná odpoveď môže byť poskytnutá do mesiaca;
• Ak hovoríme o kondolencii, možno ju poslať do desiatich dní po tom, čo sa smutná udalosť stala;
• Blahoželanie je povolené posielať do 8 dní od okamihu, keď ste sa dozvedeli o špeciálnom dátume;
• Ak hovoríme o všeobecných pravidlách slušného správania, potom je lepšie odpovedať na listy do siedmich dní.

Ako napísať obchodný list: jednoduchým jazykom o zložitých veciach

Rozlišujte medzi obchodným listom a osobnou korešpondenciou. O tom, aké sú tieto rozdiely, sme už dnes hovorili viackrát, nemali by sme na ne zabúdať. Teraz sa pozrime na písanie listu krok za krokom.

1. fáza Uvádzame adresáta.

Do pravého horného rohu formulára napíšeme priezvisko, iniciály a funkciu osoby, ktorej list adresujeme. Ak je adresátom organizácia, uveďte jej sídlo.

2. fáza Príťažlivosť.

Položíme do stredu formy. Vykonáva sa s rešpektom, bez skratiek alebo vymazaní.

Príklad: Vážený (meno, priezvisko)! Adresát možno osloviť aj uvedením jeho polohy. Ale keď oslovíte osobu menom, zníži to psychický stres a naznačuje, že obchodný vzťah je stabilný a zavedený.

3. fáza Vyhlásenie o účele.

Vysvetlite účel listu, jeho podstatu a hlavné myšlienky. Táto časť je hlavná. Napíšte o tom, čo chcete povedať, aký je dôvod vášho odvolania. Nezabudnite však na oficiálny a neutrálny štýl.

4. fáza Vytváranie návrhov a odporúčaní.

Takmer každý obchodný list znamená, že adresát naň odpovie. Toto spravidla nevyžadujú len listy informačného charakteru. Problém preto nielen popíšte, ale aj navrhnite, ako ho možno vyriešiť.

Ak podáte sťažnosť, požiadajte o prijatie určitých opatrení, ak ponúknete spoluprácu, povedzte nám, aké možnosti sú k dispozícii.

Jednoducho povedané, ten, kto list dostane, musí vidieť, že od neho nielen niečo chce, ale aj pochopiť, ako sa to dá dosiahnuť.

Ako ukončiť obchodný list

Obchodný list musí byť napísaný dokonale. Ak sa nedodržiavajú pravidlá písania, môže to negatívne ovplyvniť reputáciu spoločnosti ako celku. Preto teraz navrhujeme, aby sme sa podrobnejšie venovali návrhu záverečnej časti obchodného listu.

Na konci listu zhrňte všetko, o čom sa hovorilo predtým. Ale nemali by ste svoje závery naťahovať do 10 viet, koniec koncov, stručnosť a výstižnosť sa v obchodných listoch cení. Je lepšie obmedziť sa na jednoduché frázy.

Koncovku založíme na 2 ukazovateľoch: mala by byť čo najslušnejšia a najsprávnejšia. Existujú rôzne možnosti, ako ho postaviť.

Tu je niekoľko príkladov:

• Ďakujem za pozornosť alebo pomoc: Ďakujem! (Dovoľte mi poďakovať...);
• Vyjadrite svoje nádeje do budúcnosti: Dúfame v obojstranne výhodnú spoluprácu (Dúfame, že v blízkej budúcnosti dostaneme odpoveď...);
• Môžete vytvoriť frázu, aby ste ubezpečili adresáta o niečom: Radi s vami budeme spolupracovať;
• Podať žiadosť: Žiadame vás o nahlásenie výsledkov;
• Ospravedlňujeme sa za spôsobené nepríjemnosti: Ospravedlňujem sa za nečakané oneskorenie platby za materiál.

Ako sa rozlúčiť s obdarovaným.

Napriek tomu, že korešpondencia je oficiálna, môžete sa rozlúčiť rôznymi spôsobmi.

Tu je niekoľko možností:

• S úctou k vám...;
• S prianím úspechu...;
• Všetko najlepšie…

Správne sa podpisujeme.

Pri podpise listu uveďte svoju pozíciu, meno a priezvisko. Ak pochybujete o vhodnosti vety ako: „ S úctou" - len to nepouzivaj.

V podpise môžete uviesť svoje kontakty, ďalšie telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, čím príjemcovi preukážete, že ste pripravený komunikovať a spolupracovať s ním.

V ďalšej časti nášho článku by som chcel hovoriť o obchodných listoch v angličtine.

Obchodné listy v angličtine

Na zostavovanie takýchto listov neexistuje žiadna regulovaná forma. Všetko bude závisieť od účelu listu a od toho, kto je jeho adresátom. Tu je niekoľko stručných odporúčaní pre návrh.

Dátum písania.

Ak píšeme v USA, pri uvádzaní dátumu uvádzame najskôr mesiac, potom deň a až potom rok. Ak do Spojeného kráľovstva, dátum sa zadáva ako v Ruskej federácii. V tomto prípade napíšte mesiac písmenami, aby ste sa vyhli zámene.

Podrobnosti o príjemcovi.

• Ak píšete mužovi, kontaktujte ho takto: pán (uveďte priezvisko);
• Ak je vydatá žena: pani (uveďte priezvisko);
• Nevydatej žene: slečna (uveďte priezvisko);
• Ak nepoznáte stav dámy: Pani (uveďte priezvisko).

Určenie adresy.

Objednávka je opakom objednávky prijatej v Ruskej federácii: kancelária, číslo domu, názov ulice, PSČ, názov štátu (ak píšete v USA), názov okresu a názov krajiny (ak píšete v Spojenom kráľovstve).

Ako kontaktovať príjemcu.

Štandardné hovory:

• Milá pani;
• Drahý pane;
• Vážený pán alebo pani;
• Vážený pán;
• Drahá.

Za adresou vložíme čiarku (ak píšeme do Spojeného kráľovstva) alebo dvojbodku (ak píšeme do USA). Nie je zvykom uvádzať výkričník.

Predmet.

Nezabudnite uviesť predmet listu, rovnako ako v Ruskej federácii.

Hlavný text.

Rozdeľte to na odseky. Alebo napíšte každú vetu na nový riadok.

Ako sa rozlúčiť.

Napríklad takto: „ Ďakujeme za pomoc, zostávame naozaj Vaši"– Ďakujem, môj oddaný..., hoci by to mohlo byť menej formálne.

Registrácia podpisu.

Pod odsek na rozlúčku uvedieme svoj podpis, uvedieme svoje meno a priezvisko, názov spoločnosti a funkciu.

Dizajn aplikácií.

Ak prikladáte nejaké dokumenty, uveďte to na konci listu: „ Enc." a zoznam aplikácií.

Čo písať s veľkým písmenom.

• Priezvisko a iniciály;
• Názvy spoločností;
• Názvy miest, štátov atď.;
• Akékoľvek slová, ktoré označujú zastávanú pozíciu;
• Prvé slová na rozlúčku;
• Otváracie adresy.

Predtým, ako ukončíme rozhovor, tu je niekoľko príkladov obchodných listov v ruštine a angličtine.

Ukážky obchodných listov v ruštine a angličtine

Záver

Aby som to zhrnul, chcel by som povedať, že obchodný list je nástrojom komunikácie v akejkoľvek oblasti činnosti. Ak je to napísané správne, určite to bude prezentovať vašu spoločnosť v pozitívnom svetle.

Na druhej strane list napísaný lajdácky a s chybami môže úplne zničiť ten najsľubnejší biznis. Písmená píšte správne a my sme sa vám snažili povedať, ako na to.

Milí priatelia, dnes som sa rozhodla napísať o bolestivej otázke - ako písať listy 😉. Myslím si, že veľa odborníkov v rôznych oblastiach dostáva každý deň veľa listov s otázkami a žiadosťami o pomoc.

Tvoj skromný služobník nie je výnimkou :) Počet listov s otázkami a žiadosťami o pomoc je v priemere 40-50 za deň a niekedy presahuje moju fyzickú schopnosť na ne odpovedať.

Značnú časť korešpondencie tvoria listy, v ktorých nie sú úplne správne formulované otázky a popisy problémov, preto si vyžadujú dodatočné objasňujúce listy, čo zaberá zbytočne čas odosielateľovi aj príjemcovi.

V tomto príspevku chcem hovoriť o tom, ako správne písať listy s otázkami odborníkom, aby získanie potrebných informácií zabralo minimum času a nevyžadovalo zbytočnú korešpondenciu.

Hlavným pravidlom podľa mňa je, že v liste je veľmi dôležité dať jasne najavo, že si vážite čas adresáta. Všetko by malo byť stručné a jasne formulované.

1. Pozdrav

Verím, že každý list musí začínať pozdravom. „Ahoj“, „Ahoj“, „Dobré popoludnie“ - písanie týchto slov nie je ťažké a trvá niekoľko sekúnd. Osobne nemám rád e-maily, ktoré neobsahujú pozdrav. Nič sa necení tak draho ani sa nedáva tak lacno ako zdvorilosť.

2. Volanie menom

Na všetkých stránkach blogu, na ktorých je formulár spätnej väzby (napríklad stránka „ “), vždy píšem „Volám sa Michail“, takže nevidím problém v tom, že ľudí neoslovujem písmenami menom. Podvedome každý človek miluje byť oslovovaný menom.

A hoci sa mi “Mike” páči viac ako “Michail” 😉, postačí akékoľvek zavolanie menom 🙂.

3. Najprv si vygooglite svoju otázku.

Koľkokrát som musel v korešpondencii uvádzať odkazy na materiály, ktoré som našiel jednoduchým zadaním otázky, ktorá mi bola položená, do vyhľadávača! Nemám ani dosť prstov na rukách a nohách 😉!

Vážne, úprimne vám odporúčam, aby ste si najskôr vygooglili otázku, ktorá vás zaujíma, v rôznych verziách (aj v angličtine, môžete si ju preložiť cez Google Translator) a venujte čas štúdiu nájdených materiálov.

Vo väčšine prípadov môžete ľahko nájsť odpovede na svoje otázky vo vyhľadávačoch alebo na fórach (veľa ľudí tam prichádza komunikovať, diskutovať o konkrétnych problémoch na rôzne témy a odpovedať na otázky). Načo strácať čas iného človeka, keď v mnohých prípadoch môžete ľahko nájsť všetko, čo potrebujete sami?

🔥 Mimochodom! Vydal som platený kurz propagácie webových stránok v anglickom jazyku. Ak máte záujem, môžete požiadať o skorý zoznam prostredníctvom tohto formulára, aby ste sa o uvoľnení kurzu dozvedeli ako prví a získali špeciálnu zľavu.

Prajem vám veľa úspechov pri zvyšovaní návštevnosti vašich stránok!

Dezert na dnes je video chlapíka, ktorý robí príťahy na hrazde jedným prstom. to chcem aj ja :)

Jednou z bežných každodenných činností ľudstva je písanie listov. Počet písmen však nevypovedá o ich účinnosti. To znamená, že veľká časť ľudstva nemá ani potuchy ako správne napísať email. Bohužiaľ, málokto učí, ako správne písať emaily.

Aký je správny email? Toto je e-mail, na ktorý určite dostanete odpoveď. Je ťažké argumentovať skutočnosťou, že jedno jediné písmeno môže zmeniť váš život.

Akýkoľvek list– produkt, ktorý kupujúceho (adresáta) zaujme alebo nezaujme. To znamená, že váš príjemca môže denne dostávať desiatky, možno stovky listov a spravidla nie je fyzicky schopný na ne odpovedať s náležitou pozornosťou. Takíto ľudia jednoducho posielajú väčšinu listov do odpadkového koša. A je len na vás, kam adresát váš list pošle – do odpadkového koša alebo na panel odpovedí.

Poďme zistiť, kedy adresát (odosielateľ) a adresát (príjemca) nenájdu spoločnú reč.

Pozícia adresáta:

Každý deň dostáva veľa listov
- verejné osobnosti dostávajú listy s komplimentmi
- listy so štandardným súborom otázok a žiadostí
- nedostatok voľného času
- poskytne rýchlu pomoc, nič viac

Pozícia adresáta (odosielateľa):

Trvá dlho, kým prídete na dokonalý list (často veľmi dlhý)
- dôvera v originalitu požiadavky, jedinečnosť a osobitosť
- dôvera vo váš individuálny prípad
- dôveru, že ho nemôžu odmietnuť
- vo svojom liste opisuje mnohé detaily, aby adresát lepšie pochopil jeho uhol pohľadu

Tajomstvo získania odpovede na váš list je jednoduché – vžite sa do situácie príjemcu a až potom napíšte e-mail. Pozrime sa na niektoré body, ktoré berú do úvahy mnohí príjemcovia, keď chcú odpovedať na list. Možno sú požiadavky trochu prísne, ale taká je realita a niet z nej úniku.

Ako napísať e-mail, na ktorý sa určite odpovie?

Čas.

Každý podnikateľ si váži svoj čas. Rešpektujte preto čas adresáta, pokúste sa prísť na situáciu sami a možno už nebudete musieť písať list. Ver v seba. Použite Google alebo Yandex, tu nájdete odpovede na mnohé z vašich otázok.

Pozdravujem.

Nezabudnite začať svoj e-mail neutrálnym pozdravom a nepoužívajte slovo „Ahoj“. Nevyzerá to správne.
Meno príjemcu.

Uistite sa, že poznáte meno príjemcu. Neobmedzujte sa na suché „Ahoj“. Ak oslovíte príjemcu menom, váš e-mail bude osobnejší a odlišný od spamu.

Nesnažte sa robiť chyby v mene adresáta. V tomto prípade sa neodpustia ani preklepy. To ovplyvňuje osobné vlastnosti adresáta a často už list samotný adresát neprečíta, ale jednoducho ho pošle do koša.

Emocionálne spojenie.

Pred rozhovorom o obchode je potrebné nadviazať emocionálne spojenie s príjemcom.

Zhromaždite viac informácií o príjemcovi, jeho záľubách, podnikaní a charakteristikách. Pomôže vám to zdôrazniť určité body v živote obdarovaného, ​​vďaka čomu bude mať o vás obdarovaný záujem a bude vás chcieť počúvať a možno aj pomôcť. Výstižnosť, stručnosť a pravdivosť budú vo vašom prospechu.

Stručnost a ešte raz stručnosť.

Vždy si pamätajte, že čas každého človeka je neoceniteľný. Nepíšte listy na niekoľko strán, nezachádzajte do svojho životopisu od narodenia až po súčasnosť. Píšte k veci a čo najstručnejšie. Aby obdarovaný zachytil podstatu a neunavil sa z množstva detailov, ktoré mu vypisujete. Spravidla sa dlhé, podrobné e-maily nečítajú, okamžite sa posielajú do koša. Email by mal byť pútavý v niekoľkých vetách, prípadne si nájdite iného adresáta, ktorý je ochotný čítať viacstranové monológy.

Definícia.

Udržujte svoj list krátky, jasne a konkrétne vyjadrite, čo chcete adresátovi oznámiť. Nezaujímajte príjemcu frázami: ak chcete vedieť, čo vám môžem ponúknuť, alebo ak robím podobné veci ako vy a možno by sme mohli spolupracovať. Takéto frázy zabíjajú túžbu príjemcu odpovedať vám, listy sa posielajú do koša a príjemcovia sú zablokovaní.

Poskytnite odkazy na svoje zdroje a uistite sa, že odkazy fungujú. Nikdy nepíšte veľké písmená. To naznačuje, že kričíte alebo niečo požadujete. Vozík bude opäť doplnený o váš list.

Tiež nepíšte písmená len malými písmenami. Pamätajte, ako sa píšu knihy. V prípade potreby by mali byť v texte uvedené veľké písmená.

Skontrolujte, či písmeno neobsahuje chyby a interpunkčné znamienka. Venujte zvláštnu pozornosť pravopisu cudzích slov, najmä ak majú pre príjemcu význam.

Použi to univerzálne tipy na písanie emailov komukoľvek neznámemu a uvidíte, že vaše šance na odpoveď sa výrazne zvýšia.

Efektívnosť elektronickej obchodnej korešpondencie do značnej miery závisí od správnej témy. Po prečítaní zoznamu odoslaných správ príjemca pravdepodobne nechá list bez predmetu až do konca pracovného dňa, pričom uprednostní dôležitejšie tituly.

Predmety vo formáte „od Alexandra“, „pre Vitalija“ a iné abstraktné nadpisy sú vhodné iba v prípade, ak príjemca čaká na list a v nedávnom rozhovore bol informovaný, že dôležité informácie budú čoskoro odoslané. Vo všetkých ostatných prípadoch sú takéto témy neúspešné. Nereflektujú dôvod odvolania, podstatu listu a jeho dôležitosť.

Jasne formulovaná veta 2-4 slov sa považuje za vydarenú tému. Napríklad: „Návrh správy na schválenie“, „Komerčný návrh od spoločnosti Business Trade LLC“, „O problematike dodávky bridlice“, „Bridlica. Návrh na posúdenie."

Bez ohľadu na účel správy si pisateľ listu musí dávať pozor na upútanie pozornosti. Takže poznámky „Naliehavé!“, „Osobne riaditeľovi“, „Dôležité!“ by mala byť uvedená v predmete listu iba v prípadoch, keď je správa skutočne mimoriadne dôležitá nielen pre odosielateľa, ale aj pre príjemcu. Ak je každý list od tej istej kontaktnej osoby sprevádzaný neoprávnenými pozornosťami, príjemca na ne prestane reagovať a v krajnom prípade ich pošle na čiernu listinu alebo ich prepošle podriadeným.

Príťažlivosť

E-mail by mal začínať odvolaním. Je mimoriadne dôležité použiť celé meno príjemcu a správne ho napísať. Pozorný adresát, ktorý si všimne pravopisnú chybu vo svojom mene, pravdepodobne stratí dôveru v autora správy a záujem pokračovať v dialógu.

Aby sa to nestalo ani pri hromadnom zasielaní, nemali by ste pred odoslaním zanedbať kontrolu textu sprievodného listu. Chyby sa najčastejšie môžu skrývať v koncovkách veľkých písmen pri oslovovaní a písaní zložitých priezvisk. Bez ohľadu na postavenie príjemcu je správnejšie osloviť ich krstným menom a priezviskom, ak nie sú známe, potom je prijateľné použiť tradične neutrálne konštrukcie: „Dobré popoludnie“, „Dobrý deň“. Ak autor a príjemca listu žijú v rôznych časových pásmach, je povolená nasledujúca adresa: „Dobrý deň“, „Dobrá hodina“.

Vážte si svoj čas a čas iných ľudí

E-mail by mal byť krátky, jasný a nemal by obsahovať zdĺhavé alebo zbytočné podrobnosti. Táto kvalita je dôležitá najmä v prípadoch, keď elektronická korešpondencia slúži ako začiatok obchodnej spolupráce a nie jej pokračovanie.

V prvom odseku odvolania sa autor musí predstaviť, ak sa korešpondencia predtým neviedla alebo bola prerušená už dávno. Optimálnym dizajnom je tradičná fráza: „Bojíte sa o zamestnanca spoločnosti Business Trade, Vasily Kuznetsov. Rád by som pokračoval v rozhovore o zvažovaní návrhu na dodávku kanála."

Všetky úplné myšlienky vo vete by mali byť logicky rozdelené do odsekov, mali by sa zadávať zoznamy a mali by sa vhodne používať tučné a podčiarknuté, čo zlepšuje vnímanie informácií čitateľom a znižuje čas strávený ponorením sa do témy. Spravidla sa e-mail zriedka skladá z viac ako 3-5 odsekov.

Finálny dizajn

E-mailové listy je rozumné ukončiť obchodnou rozlúčkou v štýle: „S pozdravom, ...“, „S úctou k vám, ...“ atď. .“, mali by ste byť čo najopatrnejší, keďže ide o neformálny tón a prílišnú blízkosť môže príjemca vnímať nejednoznačne.

K podpisu je potrebné pripojiť kontaktné údaje. Je dôležité uviesť telefónne čísla, faxové čísla, oficiálnu webovú stránku zastupovanej organizácie, ako aj záložnú e-mailovú adresu, pretože adresát vidí kontaktnú adresu v samotnom liste.

Myšlienky, ktoré sa objavili počas prípravy dokumentu, by sa nemali formalizovať ako postscriptum. Ako viete, takéto vyjadrenie oneskorených nápadov na písanie je vhodné iba v osobnej korešpondencii. Áno, a elektronické písanie vám umožňuje kedykoľvek upraviť textový obsah odvolania. Použiť pri písaní P.S. môže byť príjemcom vnímaný negatívne, nie bezdôvodne môže mať pocit, že adresát si našiel čas na harmonické začlenenie dodatočných informácií do listu a rozhodol sa obmedziť na unáhlené doplnenie.

Životopis nie vždy stačí na to, aby získal prácu dobrého špecialistu.

Vážení čitatelia! Článok hovorí o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, no každý prípad je individuálny. Ak chcete vedieť ako vyriešiť presne svoj problém- kontaktujte konzultanta:

PRIHLÁŠKY A VOLANIA PRIJÍMAME 24/7 a 7 dní v týždni.

Je to rýchle a ZADARMO!

Naozaj pomáha písanie listu rýchlejšie vyriešiť problém s prácou? Aké nuansy je potrebné vziať do úvahy pri príprave dokumentu?

Pozrime sa na tieto problémy bližšie.

všeobecné informácie

List zamestnávateľovi o uchádzaní sa o prácu odhaľuje aspekty o uchádzačovi, ktoré sa v životopise neodrážajú: osobné vlastnosti, pracovné skúsenosti, odborné znalosti atď.

Ukazuje motiváciu a záujem o konkrétne voľné pracovné miesto. S úspešnou prípravou sa zvyšuje šanca na pohovor, pretože pre manažéra je oveľa jednoduchšie správne posúdiť schopnosti špecialistu.

Predmetné dokumenty majú upútať pozornosť zamestnávateľa a povzbudiť ho k oboznámeniu sa.

Sú rozdelené do niekoľkých kategórií:

• sprevádzajúci;
• nezávislý (žiadosť);
• list so žiadosťou;
• prihláška;
• reklamné listy.

Zákonník práce neobsahuje žiadne informácie o nezákonnosti používania takýchto dokumentov. Ich príprava má poradný charakter a nie je zodpovednosťou občanov.

Ako napísať list zamestnávateľovi o uchádzaní sa o prácu?

Ak sa chcete zamestnať vo veľkej domácej alebo zahraničnej spoločnosti, musíte k písaniu listu pristupovať čo najzodpovednejšie.

Musí byť bezchybný vo všetkých ohľadoch, pretože od toho závisí ďalší osud vás ako kandidáta na túto pozíciu.

Kľúčom k úspechu je správne formátovanie, dobrá gramotnosť textu a absencia dvojzmyselných fráz.

Štandardné pravidlá sú:

• Je použitý kvalitný biely papier, čistý a hladký.
• Šírka ľavého okraja je minimálne 2 cm Text sa tlačí na jednu stranu s 1-2 intervalmi. Odsek začína červenou čiarou. Je vhodné nemlieť slová.
• Zamestnávateľ by mal byť oslovovaný menom a priezviskom.
• Nie je uvedených viac ako päť zásluh kandidáta.
• Podpis je pridaný na konci modrým atramentom (pre vytvorenie pekného kontrastu).

Príklady:

Príklad krátkeho sprievodného listu
Ďalší príklad listu zamestnávateľovi

Ak potrebujete vzory listov žiadostí o zamestnanie, stiahnite si ich z našej webovej stránky:

Dokument je vyhotovený:

• na samostatnom formulári, ak sa životopis predkladá v tlačenej forme;
• v hlavnej časti e-mailu, ak ho plánujete poslať e-mailom.

Pri zostavovaní dokumentu je dôležité správne naformátovať „Hlavičku“.

V hornej časti (v pravom rohu) sa píše celé meno adresáta, potom názov organizácie, nižšie je dátum vo formáte 01.MESIAC.2016 alebo 01.01.2016. Ďalej uveďte adresu spoločnosti, v ktorej chce kandidát pracovať.

Dokument by mal byť stručný.

Vo väčšine prípadov stačí jedna stránka pozostávajúca z 3 častí:

Úvodná	Začnite svoj list zaujímavým návrhom, ktorý určite upúta pozornosť zamestnávateľa. Žiadosť by mala mať účel a dôvody (inzerát v novinách, odporúčanie zamestnanca firmy, reklama v TV a pod.), o akú pozíciu sa uchádzate.
Hlavná	Obsahuje stručné a najcennejšie informácie o kvalifikácii a skúsenostiach. Musíte byť schopní presvedčiť príjemcu, že máte všetky potrebné zručnosti. Napíšte, ako presne môžete byť pre túto organizáciu užitoční, ponúknite si pozrieť si svoj životopis Ďalšou výhodou bude prejavenie záujmu o spoločnosť: vopred sa informujte o oblasti činnosti a histórii. To všetko bude mať pozitívny vplyv na konečné rozhodnutie.
Finálny	Vyjadrí sa túžba kandidáta dostať pozvanie na pohovor a jeho ochota prediskutovať všetky nuansy. Tu je vhodné uviesť svoje kontakty. Osobný charakter odvolania môžete posilniť pripojením svojej fotografie.

V celom liste udržujte pozitívny postoj k príležitosti získať danú pozíciu.

Dodržiavajte požiadavky formálneho obchodného štýlu komunikácie:

• presnosť prezentácie informácií;
• dodržiavanie gramatických, syntaktických a lexikálnych noriem pri písaní;
• konzistentnosť a objektívnosť obsahu;
• stručnosť a dostatočný počet faktov.

Základné chyby

Pri písaní dokumentu sa často objavujú nedostatky, ktoré môžu negatívne ovplyvniť prvý dojem.

Najbežnejšie sú:

• Nadmerné používanie zámena „ja“. Pamätajte, že nepíšete autobiografiu, ale obchodný list. Nadmerné používanie tohto slova narúša správne vnímanie informácií.
• Vyjadrenie žiadosti o preskúmanie životopisu alebo pozvanie na pohovor. Tento prístup ukazuje slabosť žiadateľa a stráca záujem čitateľa.
• Neexistujú žiadne konkrétne dôvody, prečo by ste mali byť okamžite pozvaní na pohovor. List by mal presvedčivo vyzdvihnúť úspechy a silné stránky kandidáta.
• Duplikácia faktov obsiahnutých v životopise. Výhody by mali byť odhalené skôr aforisticky. Napríklad: „Vďaka komunikačným schopnostiam a 4-ročným skúsenostiam s vystupovaním na verejnosti som zvýšil svoju úroveň predaja 3-krát za 4 mesiace.“
• Záver pasívnym tónom - zavolajte alebo napíšte list. Namiesto toho napíšte, že po určitom čase sa príjemcovi ozvete, prípadne vám môže zavolať späť na uvedené číslo.

Pri vytváraní vlastného dokumentu majte na pamäti ďalšie dôležité nuansy:

• Pri písaní celého mena adresáta sa nemôžete pomýliť. Ak meno nie je isté, odporúča sa použiť bežné frázy. Napríklad: „Vážený vedúci oddelenia X.“
• Preklepy nie sú povolené. Odporúča sa niekoľkokrát skontrolovať dokument. Možno to dať inej osobe na kontrolu.
• V obchodnej korešpondencii nemôžete používať hovorové a nárečové slová ani citoslovcia.
• Manažér sa zaujíma o to, čo môžete dať spoločnosti, nie o to, čo môžete získať. Preto nepíšte o tom, čo sa chcete na navrhovanej pozícii naučiť.
• List so žiadosťou o zamestnanie by mal obsahovať iba pozitívne vlastnosti kandidáta. Slabé stránky nemá zmysel spomínať.

Dodržujte všetky pravidlá písania obchodného listu do zamestnania a nezabudnite zohľadniť individuálne charakteristiky spoločnosti. Starostlivo skontrolujte hotový dokument, potom bude pravdepodobnosť získania pohovoru oveľa vyššia.