Tous les reçus Argentà la caisse de l'organisme doit être établi en conséquence ; à cet effet, un ordre de caisse est utilisé selon le formulaire unifié du formulaire KO-1. Ce document doit être rédigé en un seul exemplaire par l'employé responsable des opérations en espèces. À la fin de l'article, vous trouverez un formulaire que vous pouvez télécharger entièrement gratuitement.

Le formulaire se compose de deux parties :

• L'ordre de réception lui-même, qui prend en compte le montant reçu en caisse.
• Un reçu détachable est délivré à la personne qui dépose les fonds pour confirmer son acceptation.

Exemple de remplissage d'un ordre de reçu de caisse

Vous pouvez prescrire PKO en utilisant les deux la technologie informatique, et à la main, cependant, les taches et corrections dans ce document lors de son remplissage ne sont pas acceptables. Si une erreur a été commise lors de l'exécution de la commande, le « reçu » est réécrit.

Nous commençons à remplir avec l'en-tête, où vous devez indiquer le nom de l'organisation et de l'unité structurelle, le cas échéant, sinon, mettez un tiret. Dans la ligne « Codes », les données pertinentes sont indiquées selon le certificat du Comité national des statistiques ou simplement selon les statistiques. Ensuite, nous mettons le numéro de série du document, sur la base des données du journal d'enregistrement des documents de caisse dans le formulaire n° KO-3, où les reçus et les consommables sont enregistrés dans l'ordre. Ensuite, nous définissons la date à remplir en chiffres arabes ; si la date comporte jusqu'à 10 chiffres, nous la définissons d'abord sur « 0 », par exemple, le 3 mars 2015 s'écrira comme 03/03/2015.

La numérotation des documents à la caisse de l'entreprise commence dans l'ordre dès le début de la nouvelle année civile. Et la date d'établissement du document doit être la même que la date de réception des fonds à la caisse.

Colonne Débit et Crédit

Ces colonnes sont renseignées par le caissier comptable qui traite cette pièce de caisse primaire. La colonne « Débit » reflète le numéro de compte et le sous-compte comptabilité, qui correspond à la transaction entrante en cours d'exécution, il s'agira donc le plus souvent de la caisse de l'entreprise (D 50.1).

Dans la colonne « Crédit », indiquez le code de l'unité structurelle (s'il y en a une) dans la colonne correspondante à laquelle les fonds sont reçus. Par exemple, le code d'un point de vente ou d'un magasin spécifique peut être indiqué.

La colonne suivante indique le compte comptable correspondant au crédit duquel cette opération est effectuée. Par exemple, la transaction D 50.1 K62.1 signifie que l'organisation a accepté de l'argent des clients pour des biens ou des services précédemment expédiés. Lors du retour des fonds inutilisés à la caisse de l'organisation par la personne responsable, l'entrée suivante sera reflétée - D50 K71 (lors de l'utilisation de sous-comptes, ils sont indiqués).

Dans le champ suivant, le code comptable analytique est indiqué, s'il est conservé, sinon un tiret est placé.

Somme

Dans la ligne « montant », la personne autorisée (caissier - opérateur) indique le montant exact déposé dans la caisse enregistreuse, écrit en chiffres arabes, par exemple, 1800 roubles 00 kopecks ressemblera à 1800-00. Si l'organisme utilise un système de codification, le code d'affectation des revenus est indiqué dans les colonnes suivantes ; sinon, un tiret est ajouté ;

Cet article vous aidera à remplir correctement un ordre de reçu de caisse en ligne. Voyons dans quels cas ce document comptable des transactions en espèces est nécessaire et à l'aide de quels services en ligne gratuits il peut être généré.

Qu’est-ce qu’un « bon de commande avec reçu »

Tous les entrepreneurs qui acceptent des espèces via la caisse enregistreuse de l'organisation doivent gérer des ordres de réception de fonds. Il peut s'agir de revenus provenant de l'activité principale, c'est-à-dire du paiement de biens et de services, de la réception de fonds provenant d'un compte courant ou d'une autre source.

De toute façon toutes les rentrées de fonds doivent être accompagnées d'un rapport approprié. En règle générale, ce travail est effectué par le caissier, le chef comptable ou le chef d'entreprise lui-même. Les outils Internet modernes facilitent grandement le travail de ces spécialistes et permettent de remplir un reçu en ligne.

La forme de ce document pour l'enregistrement des transactions en espèces est approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de Russie. Initialement, il était prévu qu'il soit rempli à la main (le décret a été signé en 1998). Cependant, la quantité de travail dans ce domaine peut être très élevée, il est donc préférable d'utiliser le remplissage en ligne. L’option du mandat manuscrit reste légale, mais en pratique, elle demande beaucoup plus de main-d’œuvre.

L’option du mandat manuscrit reste légale, mais en pratique, elle demande beaucoup plus de main-d’œuvre.

Comment choisir un service pour générer du PCO

Actuellement, il existe de nombreux services sur Internet proposant des services similaires. Choisissez ceux qui vous permettent non seulement de remplir en ligne bon de caisse, mais imprimez également le formulaire fini en une seule touche.

Remplir le modèle PQS sur Internet

Maintenant Voyons comment remplir le PQS en ligne étape par étape. Le numéro et la date d'inscription sont indiqués sur la première ligne du formulaire. En règle générale, la date est saisie automatiquement par les services, mais le numéro d'enregistrement doit être vérifié par rapport à la gestion des archives internes. Ensuite, vous devez sélectionner une option de pièce de comptabilité de caisse : entre les formulaires pour personnes morales et entrepreneurs individuels il y a des différences mineures.

Cette option est pratique pour plusieurs raisons :

• en cas de perte d'une commande en forme physique, il est très simple de restaurer à partir de la base de données des documents enregistrés ;
• le service mémorisera certains paramètres et n'aura pas besoin d'être ressaisi pour chaque document ;
• Vous pouvez suivre les numéros de commande sans avoir recours à la paperasse.

Le premier bloc contient des informations sur l'entreprise

Le premier bloc de la commande contient les informations principales sur l'organisation ou l'entrepreneur : nom entité légale ou nom et prénom entrepreneur, code OKPO, nom du chef comptable ou caissier, ainsi que le taux de TVA prévu pour cet organisme.

Deuxième bloc - informations de paiement

Dans la deuxième partie du formulaire, vous devez indiquer des informations sur le payeur, le montant du paiement et la base du paiement. La base est généralement indiquée : factures, revenus de vente au détail, paiement des produits expédiés, prêts, restitution des fonds non utilisés, etc. Si un document est indiqué comme base, par exemple un prêt dans le cadre d'un accord, ses détails doivent être indiqués.

Dans les lignes « compte de débit » et « compte de crédit », sont inscrits les numéros des comptes et codes correspondants. Si l’organisation n’utilise pas de codage, ces lignes risquent de manquer. Le montant est généralement écrit en chiffres et en mots. Les services peuvent fournir des formulaires d’apparence différente, mais, en règle générale, les détails seront les mêmes.

Certaines plateformes proposent aux utilisateurs une inscription gratuite et enregistrent tous les documents complétés.

Remplir un reçu

En plus du document décrit ci-dessus, un autre doit être rempli. Voyons comment remplir un reçu en ligne pour une commande d'encaissement. Le reçu contient les mêmes informations que l'ordre de caisse : informations sur le payeur et le destinataire, le montant et le motif. Ce document peut également être réalisé en ligne en utilisant les mêmes services. Le reçu est remis au payeur, tandis que la commande est conservée en caisse.

Nuances de préparation des documents

Le PKO et son récépissé sont essentiellement des documents standards simples et faciles à remplir. Les plateformes en ligne facilitent grandement le travail des comptables et des chefs d’entreprise. Cependant Y a-t-il des nuances que vous devriez connaître concernant ce document ?

Un bon de caisse (ou PKO) est utilisé par les entrepreneurs individuels et les entreprises pour refléter les encaissements à la caisse enregistreuse. À quoi ressemble un ordre de reçu de caisse, ainsi que les règles pour le remplir, seront discutés dans cet article.

Bon de caisse (PKO) en 2019

PKO fait référence aux documents comptables primaires et reflète le fait de la réception de l'argent à la caisse.

Le format et les exigences pour remplir un ordre d'encaissement sont régis par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie « Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement des transactions en espèces et l'enregistrement des résultats d'inventaire » du 18 août 1998 Non. 88. Le formulaire KO-1, resté inchangé pour 2019, peut être téléchargé sur notre site Internet.

Découvrez le document utilisé pour documenter les transactions de dépenses à la caisse dans l'article « Formulaire unifié n° KO-2 - ordre d'encaissement » .

Comment remplir un ordre de reçu de caisse

Le formulaire actuel de bon de caisse est obligatoire et seul il doit être utilisé dans les transactions en espèces.

La responsabilité en cas de non-respect du formulaire principal est divulguée dans le document « Document principal : exigences de forme et conséquences de sa violation » .

Cependant, le format de remplissage d'un ordre de réception de fonds conformément à la résolution n° 88 du Goskomstat peut être déterminé indépendamment : un formulaire rempli à la main et d'autres options sont utilisés. Actuellement, tous les programmes de comptabilité sont équipés de la possibilité de remplir de tels documents ; un service similaire est également disponible sur des sites Internet spécialisés.

La directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U prévoit la possibilité d'enregistrer un PKO :

• Sur papier - soit entièrement à la main, soit le comptable saisit les informations dans le formulaire KO-1 sur un ordinateur, puis imprime le document et le signe avec les personnes autorisées de l'organisation.
• Sous forme électronique - en utilisant moyens techniques en tenant compte de la protection du logiciel contre les accès non autorisés. Dans ce cas, le récépissé électronique est signé d'une signature électronique (article 4.7 de l'instruction n° 3210-U).

Comment enregistrer correctement un ordre d'encaissement (exemple)

Tout d'abord, vous devez faire attention au fait que l'ordre de reçu de caisse a une forme à 2 composants, car il contient le PKO lui-même et le reçu. Ils sont établis dans un exemplaire général du PKO signé par le chef comptable (comptable, caissier et directeur) et conservé au service comptable. Le récépissé est signé de la même manière, puis enregistré sur le livre de caisse et remis à la personne de qui l'argent a été reçu.

Les PKO électroniques sont signés avec des signatures électroniques et le comptable peut envoyer un reçu au déposant d'argent pour e-mail(article 5.1 de l'instruction n° 3210-U).

Le caissier vérifie s'il y a des signatures de personnes autorisées sur le PKO ; les signatures ne sont vérifiées par rapport à des échantillons que si le document est établi sur papier.

Les règles pour remplir un ordre d'encaissement sont les suivantes :

• Dans le champ « Organisation », remplissez le nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel.
• "Numéro du document" et "Date de compilation" - numéro et date, respectivement, selon le journal d'enregistrement.
• « Débit - crédit » - écritures conformément à la transaction commerciale.
• « Accepté de » - indiquez le nom de la personne de qui l'argent a été reçu (du comptable, du client, de la banque, du fondateur, etc.).
• « Fondation » est le nom de l'entreprise sur la base de laquelle l'argent a été reçu.
• "Montant" - le montant reçu est indiqué en lettres.
• « Y compris » – le montant de la TVA (le cas échéant).
• « Annexe » - nous indiquons les documents sur la base desquels l'argent a été reçu : rapport préalable, accord, etc.

Le récépissé du PKO est établi par analogie avec l'ordre de caisse.

En savoir plus sur les reçus pour PKO dans l'article "Reçu pour ordre d'encaissement - formulaire, exemple" .

Depuis le 19 août 2017, des changements importants sont intervenus dans la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces (directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U). Concernant le PKO, la principale innovation est la suivante : le caissier peut établir en fin de journée un CO-1 général pour la totalité du montant en caisse, qui est confirmé par des documents fiscaux (tickets de caisse et caisse en ligne BSO) .

Exemple de remplissage du PQR lors de la réception d'argent d'une contrepartie

Des paiements en espèces peuvent également être effectués entre contreparties s'il existe un accord approprié. Dans ce cas, un ordre de caisse est également utilisé.

NOTE! N'oubliez pas les restrictions sur les paiements en espèces entre personnes morales - cette année, elles s'élèvent à 100 000 roubles. dans le cadre d'un seul contrat.

Si la réception d'argent est liée à la réception de revenus, alors simultanément à l'émission du PKO, il est nécessaire d'appliquer caisse et l'émission d'un reçu de caisse. L'exception concerne les personnes exemptées de l'utilisation du CCP.

Le remplissage des champs est le suivant :

• Affichages dans PKO - Dt 50 - Kt 62, 76.
• Le nom de l'organisation contrepartie sera indiqué dans le champ « Accepté de ».
• « Base » : le numéro du contrat doit être indiqué.
• "Y compris" - vous devez saisir le montant de la TVA.
• L'annexe sera le contrat.

Les données contenues dans le reçu du PKO seront similaires.

Résultats

Un ordre de caisse doit être émis pour chaque paiement en espèces. Le remplissage du PQS a été abordé en détail dans l'article, ce qui vous permettra d'éviter des problèmes lors du remplissage.

AVEC derniers changements Afin d'effectuer des transactions en espèces, vous pourrez trouver dans l'article

Enregistrement des ordres de caisse entrants et sortants s'effectue selon certaines règles. Regardons les instructions de base.

Nuances

Ordres de caisse entrants et sortants signé par l'employé responsable immédiatement après la réalisation de la transaction concernée. Les documents qui y sont joints doivent être oblitérés par un cachet ou la mention « Payé ». Dans ce cas, la date doit être renseignée afin d'éviter réutilisation papiers Selon les règles en vigueur, aucune correction n'est autorisée, même si elle est convenue.

Formulaire KO-1

Vous devez remplir le bon de réception en un seul exemplaire. Le formulaire se compose de 2 sections. Le premier est un ordre de réception directe et le second est un bordereau détachable - un reçu. Ce dernier est délivré à la personne qui a déposé les fonds. La ligne « Base » indique le contenu de l'opération effectuée. Par exemple, il pourrait s'agir du « paiement de la facture n° 321 en date du 1er février 2017 ». Le champ "Inclus" affiche le montant de la TVA. Le montant est indiqué en chiffres. Si aucune taxe n’est prévue, alors vous devez écrire « Sans TVA ». Le champ « Pièce jointe » répertorie les documents qui accompagnent la commande. Le compte correspondant est établi en fonction de la source des fonds. Le code départemental est indiqué par l'exploitant des départements structurels distincts de l'entreprise. La cellule « Débit » doit contenir le compte de trésorerie conformément au plan. La numérotation des documents est continue et est établie pour un an. Le formulaire ne doit pas contenir de chiffres écrits dans le désordre ni de codes en double. OKPO est considéré comme une exigence obligatoire. Les informations sont indiquées conformément au certificat délivré par l'organisme statistique de l'État. Le nom de l'organisation est indiqué sous la même forme qu'il apparaît dans les documents constitutifs. Si l'entreprise dispose de codes analytiques approuvés, ils doivent être indiqués dans la commande. Il y a une cellule sur le document " but spécial". Il n'est rempli que par des entreprises à but non lucratif disposant d'un financement approprié.

Caractéristiques de la certification

L'ordre de réception est visé par le service comptable. S'il n'y a pas de spécialistes autorisés à approuver le document, cela est fait par le chef d'entreprise. Le directeur de l'organisme, par son arrêté, peut confier la responsabilité de signer les ordres à un autre employé. Dans ce cas, le gérant doit se mettre d'accord sur sa candidature avec le chef comptable. Si le directeur d'une entreprise effectue des transactions financières de manière indépendante, alors reçus, bons de caisse, livre de caisseétabli et signé par lui.

Estampillage

L’empreinte doit être située sur la partie du formulaire marquée « MP ». et récupérez le reçu. La législation ne prévoit pas de règles particulières pour l'apposition d'un sceau. En pratique, il est d'usage d'en placer 60 % sur la partie principale, et 40 % sur le ticket de caisse. Certaines recommandations sont données dans la résolution du Comité national des statistiques n° 88 du 18 août 1998. La législation n’établit pas non plus de liste spécifique de détails qui doivent être apposés sur le sceau de l’opérateur. Il est conseillé d'inclure dans le cachet les informations qui étaient auparavant considérées comme obligatoires :

Document d'émission de fonds

L'ordre de dépenses est également délivré en un seul exemplaire. Lors de l'émission de fonds à un employé à des fins de déclaration, le formulaire doit être établi conformément à sa demande écrite. Cela peut être sous forme libre. La demande doit être signée par le chef d'entreprise. Il est dit:

1. Montant à émettre.
2. Terme.
3. Date de.

Le champ "Base" indique l'opération effectuée. Par exemple, il pourrait s’agir du « remboursement des dépenses excédentaires selon le rapport n° 123 du 2 mars 2017 ». Dans le champ « Pièce jointe », les documents primaires et autres sont indiqués. Parallèlement, leurs numéros et dates de compilation sont indiqués. Les demandes peuvent être des demandes d'émission de fonds, de factures, etc. Règles d'inscription f. KO-2 sont prévus dans Recommandations méthodiques, approuvé par la résolution n° 88 du Goskomstat. Il n'est pas permis d'apporter de corrections à l'ordre de dépenses. Le document est également signé par le chef comptable, le directeur ou toute autre personne autorisée par lui. Les entrepreneurs qui tiennent des registres des coûts et des revenus ou des indicateurs physiques, conformément à la législation fiscale, ne peuvent pas émettre de pièces de dépenses.

Actions de l'opérateur

Lors de l'émission des fonds pour les ordres de dépenses, le caissier doit vérifier :

1. Disponibilité des signatures requises et leur conformité avec les échantillons.
2. Égalité des montants indiqués en mots et en chiffres.
3. Disponibilité des documents fournis dans le formulaire.
4. Conformité avec le nom complet dans les informations de commande fournies par le destinataire.

Après cela, l'opérateur prépare le montant requis et remet le titre de paiement à la personne qui le reçoit. Dans la commande, le destinataire doit indiquer le nombre de roubles (en lettres) et de kopecks (en chiffres). La personne le signe et le date également. L'opérateur doit compter l'argent préparé. Dans ce cas, le destinataire doit voir comment le caissier fait cela. Le sujet qui a accepté les fonds les recalcule également sous le contrôle de l'opérateur. Si cela n'est pas fait, le destinataire ne pourra par la suite réclamer au caissier le montant émis. Après cela, l'opérateur doit signer le document de paiement.

Les points importants

Le caissier délivre les fonds exclusivement à la personne dont les informations sont indiquées dans la commande. Ce dernier présente un document confirmant son identité. Si la délivrance est faite par procuration, il est nécessaire de vérifier la conformité du nom complet. destinataire, donné dans la commande, des informations sur la personne représentée. Un document confirmant l'autorité du destinataire réel est joint au formulaire de paiement. Si plusieurs paiements seront effectués sous procuration ou dans des organismes différents, une copie est jointe à la commande. L'original doit rester chez l'opérateur qui a effectué la dernière émission.

Comptabilisation des ordres de caisse entrants et sortants

Dans les entreprises qui établissent les documents évoqués ci-dessus, le contrôle des transactions avec les fonds doit être assuré. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder journal des encaissements et décaissements. Il enregistre les détails des formulaires de paiement avant de les transférer à l'opérateur. Les ordres émis sur les relevés pour l'émission des salaires et autres montants similaires sont inscrits dans le livre après que les fonds ont été fournis aux bénéficiaires. La règle correspondante est inscrite dans les instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques n° 88.

En pratique, la question se pose souvent : pendant quelle durée faut-il ouvrir un journal d'enregistrement des ordres de caisse entrants et sortants ? Il convient de noter que la législation ne prévoit aucun délai. À cet égard, les questions relatives à la durée d'utilisation du journal sont tranchées par le comptable de manière indépendante. Vous pouvez ouvrir le livre pendant un an, un mois, un trimestre. Le nombre d'opérations doit être pris en compte pour prendre une décision appropriée.

Responsabilité en cas de violation des règles

Les mesures prévues par la loi sont appliquées aux entreprises qui ne respectent pas les instructions relatives à la réalisation d'opérations en espèces. La responsabilité est fixée par diverses réglementations. Parmi eux figure le décret présidentiel n° 840 du 25 juillet 2003. Le chapitre 15 du Code des infractions administratives prévoit l'article 15.1. Il fixe des sanctions en cas de violation des règles de travail avec des espèces et de la procédure d'exécution des transactions en espèces. En cas de dépassement des montants destinés aux règlements avec les contreparties, de non-réception (partielle ou totale) des fonds reçus, de non-respect des instructions de stockage de l'argent gratuit au-delà des limites, une amende administrative est prévue : 40-50 SMIC - pour les fonctionnaires, 400 à 500 salaires minimum - pour les organisations.

Conclusion

Passer des commandes est une tâche très responsable. Comme indiqué ci-dessus, les corrections, erreurs et taches ne sont pas autorisées dans les documents. L'opérateur chargé de leur établissement doit rappeler que l'arrêté constitue une forme de reporting strict. Les documents ne doivent donc pas être endommagés. Si l'un des détails requis manque, la commande complétée sera considérée comme invalide.

Le reçu de caisse est le document principal confirmant le fait que le caissier a reçu de l'argent du déposant, par exemple un employé, fondateur (participant, propriétaire). La commande elle-même et le reçu du bon de commande de ticket de caisse ont un formulaire commun (le reçu est une partie détachable du document formulaire KO-1).

La forme (unifiée) de la commande elle-même, ainsi que le récépissé de l'ordre de paiement, ont été approuvés par la résolution Comité d'État Statistiques du 18 août 1998 n° 88 (ci-après dénommée Résolution n° 88). Et bien que depuis 2013 formulaires unifiés l'utilisation des documents primaires n'est plus obligatoire, l'utilisation de formulaires unifiés pour les documents de caisse, notamment le formulaire 0310001, reste d'actualité (directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U).

La procédure de délivrance d'un récépissé pour le PKO

Le formulaire de récépissé de commande d'encaissement est téléchargeable sur notre site Internet.

Le récépissé de l'ordre d'encaissement est rempli par le caissier lors de l'acceptation des fonds en même temps que l'encaissement. Dans la partie détachée du document, toutes les informations de la commande sont dupliquées, et son numéro d'enregistrement et sa date du jour sont également indiqués.

Le récépissé de l'ordre de caisse est signé par le caissier et le chef comptable avec un décodage de leur nom complet, et un sceau rond de l'entreprise y est également apposé (le cas échéant).

En pratique, le sceau du récépissé doit être apposé de manière à ce que son bord reste sur le récépissé. Autrement dit, lorsque le reçu est arraché, un affichage incomplet du sceau doit rester sur le document résultant. Vous devez également essayer de vous assurer que le code et le nom de l’entreprise sur le reçu sont présents et lisibles.

Mais la réglementation elle-même, qui décrit la procédure d'établissement des documents de caisse primaires (Résolution n° 88 et Directive de la Banque de Russie n° 3210-U), précise que le sceau doit figurer à la fois sur le reçu et sur la commande elle-même. Dans le même temps, beaucoup considèrent qu'un reçu de commande avec un demi-sceau est invalide.

DANS pratique judiciaire il n'y avait pas d'opinion claire sur la configuration que devrait avoir le cachet sur le reçu. Ainsi, la résolution du Service fédéral antimonopole de Moscou du 30 juillet 2009 n° KA-A40/6945-09 indique que l'empreinte d'un sceau demi-rond sur un document n'indique pas qu'il n'y a pas de confirmation des dépenses. Mais la résolution du tribunal régional de Sverdlovsk du 10 avril 2014 dans l'affaire n° 33-4373/2014 précise au contraire qu'un fragment du sceau sur le document ne permet pas de l'identifier avec le sceau de l'entreprise. qui a délivré le document.

Un récépissé d'ordre de retrait de fonds peut également être émis sous format électronique, puis imprimé, signé et remis à la personne qui a déposé l'argent à la caisse.

Un exemple de reçu pour une commande d'encaissement peut également être téléchargé sur notre site Internet.

Résultats

Le récépissé du PKO est une partie détachable du document qui est remis au déposant des fonds. Le formulaire PKO et les reçus correspondants sont officiellement approuvés et obligatoires. Notre échantillon vous aidera à remplir correctement le reçu du PKO.