16Avr

Bonjour! Dans cet article, nous parlerons des lettres commerciales.

Aujourd'hui, vous apprendrez :

1. Pourquoi la correspondance commerciale n'a pas perdu de sa pertinence ;
2. Quels types de lettres commerciales existe-t-il et comment elles sont formatées ;
3. Comment rédiger correctement une lettre commerciale.

Aujourd’hui, derrière nos fenêtres, c’est l’ère de la haute technologie et d’Internet. Mais la correspondance commerciale n’a pas perdu de son importance et de sa pertinence, elle s’est simplement déplacée vers d’autres médias. Parlons aujourd'hui des raisons pour lesquelles il est important de pouvoir rédiger et formater des lettres commerciales.

Pourquoi avez-vous besoin de correspondance commerciale ?

C'est tout d'abord l'occasion d'échanger des avis, des suggestions et des réflexions avec des collaborateurs ou des partenaires commerciaux. A l’aide de la correspondance, ils formulent des plaintes, des demandes et clarifient des malentendus entre entreprises.

La correspondance commerciale est l'une des variétés de correspondance officielle.

Différences entre les lettres commerciales et les autres

Les principales différences sont les suivantes :

• Stylistique de présentation ;
• Vocabulaire qui ne permet pas d’exprimer clairement les émotions ;
• Fait sur papier à en-tête officiel de l'entreprise ;
• La police n'est ni trop petite, ni trop grande non plus, et est la même dans tout le texte ;
• Occupe rarement plus d'une page ;
• Présence d’une chaîne de commandement officielle stricte.

Types de lettres commerciales

Toutes les lettres commerciales peuvent être divisées en plusieurs groupes. Nous reviendrons sur chacun plus en détail et donnerons une brève description.

Des lettres auxquelles il n’est pas nécessaire de répondre.

• Lettre de garantie;
• Accompagnant;
• Informatif ;
• Lettre d'avertissement;
• Lettre de rappel.

Des lettres qui nécessitent une réponse.

• Appel;
• Offre;
• Demande;
• Exigence;
• Pétition.

Lettres non commerciales.

• Lettre d'invitation;
• Lettres de condoléances ;
• Lettres exprimant sa gratitude ;
• Lettres informant de quelque chose ;
• Lettres contenant des recommandations ;
• Lettres de garantie ;
• Des lettres confirmant que les marchandises ont été reçues, que le service a été fourni, etc. ;
• Lettres de félicitations à diverses occasions ;
• Lettre de demande;
• Lettres d'instructions ;
• Lettres de motivation.

Lettres commerciales.

Ils sont généralement utilisés avant de conclure un accord, ainsi que pendant la durée de validité du contrat.

Ceux-ci inclus:

• Lettres répondant aux demandes de renseignements ;
• Demande directe ;
• – une lettre dans laquelle il est proposé de réaliser une transaction ou de conclure un accord ;
• Réclamer;
• Rappel;
• Une lettre contenant un avertissement concernant la résiliation des accords ou la nécessité de remplir des obligations, etc.

Si l'on parle de classement par structure, il existe 2 types de lettres commerciales :

• Contenant le texte de l'auteur et rédigé sous forme libre ;
• Compilé selon un modèle strict.

Par destinataire.

• Circulaire – une lettre envoyée à plusieurs destinataires ;
• Régulier – envoyé à un destinataire au nom d’une seule personne ;
• Collectif – envoyé à un seul destinataire, mais par plusieurs personnes.

Les lettres sont également réparties selon la forme sous laquelle elles ont été envoyées :

• Envoyé sous forme de fax ;
• Envoyé par email ;
• Ceux envoyés dans des enveloppes régulières.

Il existe des types de lettres qui, pour des raisons éthiques, devraient être manuscrites plutôt que dactylographiées. Cela s'applique aux condoléances et aux félicitations.

Les secrets d'une bonne conception

Le texte de la lettre est divisé en parties introductive, principale et finale. Ils sont logiquement liés les uns aux autres. La partie introductive comprend les circonstances qui ont conduit à la création de la lettre et la partie principale représente le contenu lui-même. La partie finale résume les résultats, qui expriment la demande, le refus, etc.

En général, la correspondance commerciale en toute responsabilité peut être qualifiée d'art, car il faut apprendre à la mener correctement, dans le respect de toutes les exigences. Après tout, le plus souvent, nous pensons uniquement aux informations présentées clairement et nous oublions que la lettre peut être considérée comme le visage de l'entreprise.

Stylistique.

Chaque lettre est rédigée dans un style commercial strict, en utilisant des moyens de parole caractéristiques des documents officiels.

Exigences de présentation des informations.

Toutes les informations contenues dans la lettre sont présentées comme suit :

• Adressé, destiné à une personne spécifique ;
• Toutes les informations doivent être à jour à la date de rédaction ;
• Fiable;
• Impartialement;
• Raisonné ;
• Le plus complètement possible, afin qu'une décision puisse être prise sur cette base.

Formulaire.

Tout d'abord, la lettre est rédigée sur du papier à en-tête propriétaire de l'entreprise.

• Pour rédiger une lettre commerciale, des feuilles de format A4 sont utilisées ;
• La marge gauche du formulaire doit être d'au moins 3 cm, car après un certain temps ils seront envoyés au dossier ;
• Le nom de la société, son adresse légale et actuelle ainsi que son adresse email sont indiqués ;
• Il est préférable d'utiliser la police standard Times New Roman, taille 12. C'est la plus optimale et la plus facile à lire ;
• Il est permis de rédiger des lettres commerciales sans utiliser de papier à en-tête, mais vous devez néanmoins fournir les informations du formulaire.

Si la lettre concerne des transactions importantes liées aux finances ou à des informations confidentielles d'une autre nature, il n'est pas recommandé d'envoyer de telles lettres par fax ou par voie électronique. C’est mieux à l’ancienne, dans une enveloppe papier ordinaire.

Numérotage.

Si la lettre comprend plusieurs pages, elles sont numérotées à partir de la seconde. Les chiffres sont marqués en haut au milieu en chiffres arabes. Il n'y a pas de points à côté du numéro.

Division en parties.

Cela signifie diviser la lettre en paragraphes. Le texte ne doit pas couler en continu, sinon il ne sera tout simplement pas perçu. Grâce à la division en paragraphes, vous pouvez voir où se termine une pensée et où commence une autre.

Disponibilité des correctifs.

Il n'est pas conseillé d'autoriser les corrections, les fautes de frappe ou les ratures. La lettre doit être écrite correctement et le texte doit être imprimé à intervalles de 1,5 à 2.

Détails utilisés.

Nous n'indiquerons que les principaux, puisque nous en avons déjà brièvement parlé un peu plus tôt :

• Si l'entreprise appartient à l'État, les armoiries de la Fédération de Russie sont utilisées. Il est situé au milieu du formulaire officiel ;
• Nom complet de l'entreprise ;
• Numéros de fax et de téléphone ;
• Numéro de compte bancaire;
• Destinataire - et le nom de l'entreprise destinataire est utilisé au nominatif pour indiquer la fonction et le nom du destinataire, utiliser le cas datif ;
• Si le récipiendaire possède un diplôme ou un titre universitaire, indiquez-le avant son nom de famille ;
• Tous les détails sont écrits sur une nouvelle ligne et avec une majuscule.

Lettre commerciale après une réunion

Vous avez tenu une réunion d'affaires, il y avait une certaine perspective. Nous discuterons plus en détail de la manière de refléter cela dans une lettre.

1. Tout d'abord, au début de la lettre, faites référence à la date et à l'heure de votre communication avec votre partenaire potentiel, même si quelques jours se sont écoulés depuis la rencontre.
2. Évitez les erreurs ou les phrases trop complexes : gardez la lettre courte et claire, mais de manière à ce que le destinataire ait envie de la lire.
3. Mentionnez le sujet de la conversation. Par exemple: " Nous avons discuté du prix d’un vase de style vénitien.
4. Assurez-vous que le destinataire de la lettre exprime son opinion sur le sujet de la réunion.
5. Indiquez une heure où vous pouvez communiquer par téléphone ou vous rencontrer en personne.
6. Faites savoir au destinataire que vous avez hâte de travailler avec lui : « J'attends avec impatience de futures relations commerciales avec vous«.
7. Terminez votre lettre par la phrase suivante ou similaire : « Meilleurs voeux à vous...».

Lettres commerciales électroniques

Il est impossible d'ignorer les exigences liées à leur conception, car désormais de plus en plus de lettres sont émises sous forme électronique plutôt que sous forme papier. Après tout, nous sommes au 21e siècle.

Préparer une lettre commerciale électronique n'est pas difficile ; les exigences de formatage sont identiques à celles des lettres traditionnelles. La seule chose est qu'une telle lettre doit toujours avoir un titre (ou une ligne d'objet) afin qu'elle ne se perde tout simplement pas dans le flux de la documentation.

De plus, lorsqu'on répond à une telle lettre, il vaut mieux ne pas changer le sujet de la lettre, ainsi vous comprendrez rapidement ce qui se dit si vous recevez beaucoup d'e-mails.

De plus, vous ne devez pas utiliser de logiciel de pointe pour créer des pièces jointes à de telles lettres ; il est loin d'être vrai que votre destinataire possède la même chose. Si ce n'est pas le cas, la lettre ne s'ouvrira tout simplement pas.

N'utilisez pas d'émoticônes lorsque vous rédigez une lettre commerciale par voie électronique. La technologie est géniale, mais restez professionnelle lorsque vous écrivez.

Quel est le délai pour répondre à un courrier ?

Si la lettre est classée comme nécessitant une réponse, le moment où répondre dépend des informations contenues dans la lettre :

• Si vous recevez une demande, veuillez confirmer qu'elle a été reçue dans les trois jours suivant sa réception. Et la réponse définitive peut être donnée dans un délai d'un mois ;
• S'il s'agit de condoléances, elles peuvent être envoyées dans les dix jours suivant le triste événement ;
• Il est permis d'envoyer des félicitations dans les 8 jours à compter du moment où vous avez pris connaissance de la date spéciale ;
• Si nous parlons des règles générales de bonnes manières, il est préférable de répondre aux lettres dans les sept jours.

Comment rédiger une lettre commerciale : dans un langage simple sur des choses complexes

Faites la distinction entre une lettre commerciale et une correspondance personnelle. Nous avons déjà parlé plus d'une fois aujourd'hui de ces différences, nous ne devons pas les oublier. Voyons maintenant comment rédiger une lettre étape par étape.

Étape 1. Nous indiquons le destinataire.

Dans le coin supérieur droit du formulaire, nous inscrivons le nom, les initiales et la qualité de la personne à qui nous adressons la lettre. Si le destinataire est une organisation, indiquez son adresse légale.

Étape 2. Appel.

Nous le plaçons au milieu du formulaire. Elle est réalisée de manière respectueuse, sans abréviations ni ratures.

Exemple: Cher (nom, patronyme) ! De plus, le destinataire peut être adressé en indiquant sa position. Mais lorsque l’on s’adresse à une personne par son nom, cela réduit le stress psychologique et indique que la relation commerciale est stable et établie.

Étape 3. Déclaration d'intention.

Expliquez le but de la lettre, son essence et ses idées principales. Cette partie est la principale. Écrivez ce que vous voulez dire, quelle est la raison de votre appel. Mais n'oubliez pas le style officiel et neutre.

Étape 4. Faire des propositions et des recommandations.

Presque toute lettre commerciale implique que le destinataire y répondra. Ceci n'est généralement pas requis uniquement pour les lettres à caractère informatif. Par conséquent, ne vous contentez pas de décrire le problème, mais suggérez également comment il peut être résolu.

Si vous déposez une plainte, demandez que certaines mesures soient prises ; si vous proposez de coopérer, dites-nous quelles sont les options disponibles.

En termes simples, celui qui reçoit la lettre doit non seulement voir qu'il attend quelque chose de lui, mais aussi comprendre comment cela peut être accompli.

Comment terminer une lettre commerciale

Une lettre commerciale doit être parfaitement rédigée. Si les règles de rédaction ne sont pas respectées, cela peut nuire à la réputation de l’entreprise dans son ensemble. C'est pourquoi nous proposons maintenant de nous attarder plus en détail sur la conception de la dernière partie d'une lettre commerciale.

À la fin de la lettre, résumez tout ce qui a été discuté précédemment. Mais vous ne devriez pas étendre vos conclusions en 10 phrases ; après tout, la brièveté et la concision sont appréciées dans les lettres commerciales. Il vaut mieux se limiter à des phrases simples.

Nous baserons la fin sur 2 indicateurs : elle doit être la plus polie et correcte possible. Il existe différentes options pour le construire.

Voici quelques exemples:

• Merci de votre attention ou de votre aide : Merci! (Laissez-moi vous remercier...);
• Exprimez vos espoirs pour l’avenir : Nous espérons une coopération mutuellement bénéfique (Nous espérons recevoir une réponse dans un avenir proche...) ;
• Vous pouvez construire une phrase pour assurer le destinataire de quelque chose : Nous serions heureux de coopérer avec vous ;
• Faire une demande: Nous vous demandons de rapporter les résultats ;
• Veuillez nous excuser pour tout inconvénient causé : Je m'excuse pour le retard inattendu dans le paiement du matériel.

Comment dire au revoir au destinataire.

Malgré le fait que la correspondance soit officielle, vous pouvez dire au revoir de différentes manières.

Voici quelques options:

• Par rapport à vous...;
• Avec mes vœux de réussite...;
• Meilleurs vœux…

Nous signons correctement.

Lors de la signature de la lettre, indiquez votre fonction, votre prénom et votre nom. Si vous doutez du bien-fondé d’une phrase comme : « Cordialement" - ne l'utilisez pas.

Vous pouvez indiquer vos contacts, un numéro de téléphone supplémentaire ou une adresse e-mail dans la signature, afin de démontrer au destinataire que vous êtes prêt à communiquer et à coopérer avec lui.

Dans la prochaine partie de notre article, j'aimerais parler des lettres commerciales en anglais.

Lettres commerciales en anglais

Il n’existe aucune forme réglementée pour rédiger de telles lettres. Tout dépendra du but de la lettre et de l'identité de son destinataire. Voici quelques brèves recommandations de rédaction.

Date de rédaction.

Si nous écrivons aux États-Unis, lorsque nous indiquons la date, nous mettons d'abord le mois, puis le jour et ensuite seulement l'année. Si vous êtes au Royaume-Uni, la date est inscrite comme dans la Fédération de Russie. Dans ce cas, écrivez le mois en lettres pour éviter toute confusion.

Détails du destinataire.

• Si vous écrivez à un homme, contactez-le comme ceci : M. (insérer le nom de famille) ;
• Si une femme mariée : Mme (insérer son nom de famille) ;
• A une femme célibataire : Mademoiselle (indiquer le nom de famille);
• Si vous ne connaissez pas le statut de la dame : Mme (insérer le nom de famille).

Préciser l'adresse.

L'ordre est à l'opposé de celui accepté dans la Fédération de Russie : bureau, numéro de maison, nom de la rue, code postal, nom de l'État (si écrit aux États-Unis), nom du comté et nom du pays (si écrit au Royaume-Uni).

Comment contacter le destinataire.

Appels standards :

• Chère madame;
• Cher Monsieur;
• Cher Monsieur ou Madame;
• Chère Madame;
• Cher.

Après l'adresse, nous mettons une virgule (si nous écrivons au Royaume-Uni) ou deux points (si nous écrivons aux États-Unis). Il n'est pas d'usage de mettre un point d'exclamation.

Sujet.

Assurez-vous d'indiquer l'objet de la lettre, comme en Fédération de Russie.

Texte principal.

Divisez-le en paragraphes. Ou écrivez chaque phrase sur une nouvelle ligne.

Comment dire au revoir.

Par exemple, comme ceci : « En vous remerciant pour votre aide, nous restons sincèrement vôtres"– Merci, mon dévoué..., même si cela pourrait être moins formel.

Enregistrement de signature.

Nous apposons notre signature sous le paragraphe d'adieu, indiquons notre nom et prénom, la raison sociale et notre fonction.

Conception d'applications.

Si vous joignez des documents, merci de l’indiquer en fin de lettre : « Enc." et répertorier les applications.

Quoi écrire avec une majuscule.

• Noms de famille et initiales ;
• Noms de sociétés ;
• Noms de villes, d'états, etc. ;
• Tout mot indiquant le poste occupé ;
• Les premiers mots d'adieu ;
• Discours d'ouverture.

Avant de terminer la conversation, voici quelques exemples de lettres commerciales en russe et en anglais.

Exemples de lettres commerciales en russe et en anglais

Conclusion

Pour résumer, je voudrais dire qu'une lettre commerciale est un outil de communication dans n'importe quel domaine d'activité. S’il est rédigé correctement, il présentera certainement votre entreprise sous un jour positif.

D’un autre côté, une lettre écrite de manière bâclée et comportant des erreurs peut complètement détruire l’entreprise la plus prometteuse. Écrivez correctement les lettres et nous avons essayé de vous expliquer comment procéder.

Chers amis, aujourd'hui, j'ai décidé d'écrire sur un problème douloureux : comment écrire des lettres 😉. Je pense que de nombreux experts dans divers domaines reçoivent chaque jour de nombreuses lettres contenant des questions et des demandes d'aide.

Votre humble serviteur ne fait pas exception :) Le nombre de lettres contenant des questions et des demandes d'aide est en moyenne de 40 à 50 par jour et dépasse parfois ma capacité physique à y répondre.

Une partie importante de la correspondance est constituée de lettres dans lesquelles les questions et les descriptions de problèmes ne sont pas tout à fait correctement formulées, c'est pourquoi elles nécessitent des lettres de clarification supplémentaires, ce qui prend un temps inutile tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.

Dans cet article, je souhaite expliquer comment rédiger correctement des lettres contenant des questions à des spécialistes, afin qu'obtenir les informations dont vous avez besoin prenne un minimum de temps et ne nécessite pas de correspondance inutile.

La règle principale, à mon avis, est que dans une lettre, il est très important d’indiquer clairement que vous appréciez le temps du destinataire. Tout doit être concis et clairement formulé.

1. Salutation

Je crois que toute lettre doit commencer par une salutation. "Bonjour", "Bonjour", "Bon après-midi" - écrire ces mots n'est pas difficile et prend quelques secondes. Personnellement, je n'aime pas les e-mails qui ne contiennent pas de message d'accueil. Rien n’est plus valorisé ni donné à moindre coût que la politesse.

2. Appel par son nom

Sur toutes les pages du site de blog où se trouve un formulaire de commentaires (par exemple, la page « »), j'écris toujours « Je m'appelle Mikhail », donc je ne vois pas de problème à ne pas appeler les gens par leur nom en lettres. Inconsciemment, toute personne aime être appelée par son nom.

Et même si j'aime plus « Mike » que « Mikhaïl » 😉, n'importe quel appel par son nom fera l'affaire 🙂.

3. Recherchez d'abord votre question sur Google.

Combien de fois dans des correspondances ai-je dû fournir des liens vers des documents que j'avais trouvés en tapant simplement la question qui m'était posée dans un moteur de recherche ! Je n’ai même pas assez de doigts et d’orteils 😉 !

Sérieusement, je vous conseille sincèrement de d'abord rechercher sur Google la question qui vous intéresse dans différentes versions (y compris en anglais, vous pouvez la traduire via Google Translator) et de passer du temps à étudier les documents trouvés.

Dans la plupart des cas, vous pouvez facilement trouver des réponses à vos questions dans les moteurs de recherche ou sur les forums (de nombreuses personnes y viennent pour communiquer, discuter de problèmes précis sur divers sujets et répondre à des questions). Pourquoi perdre le temps d'une autre personne alors que dans de nombreux cas, vous pouvez facilement trouver vous-même tout ce dont vous avez besoin ?

🔥 D'ailleurs! J'ai publié un cours payant sur la promotion de sites Web en anglais. Si vous êtes intéressé, vous pouvez postuler pour la première liste via ce formulaire pour être le premier informé de la sortie du cours et bénéficier d'une remise spéciale.

Je vous souhaite de réussir à augmenter le trafic vers vos sites !

Le dessert d'aujourd'hui est une vidéo d'un gars faisant des tractions sur une barre horizontale avec un doigt. Je veux ça aussi :)

L’une des activités quotidiennes courantes de l’humanité consiste à écrire des lettres. Cependant, le nombre de lettres n’indique pas leur efficacité. Autrement dit, une grande partie de l’humanité n’a aucune idée comment rédiger correctement un e-mail. Malheureusement, peu de gens apprennent à rédiger correctement des e-mails.

Quel est le bon e-mail ? Il s'agit d'un e-mail auquel vous êtes sûr de recevoir une réponse. Il est difficile de contester le fait qu’une seule lettre peut changer votre vie.

N'importe quelle lettre– un produit qui intéressera ou non l’acheteur (destinataire). Autrement dit, votre destinataire peut recevoir des dizaines, voire des centaines, de lettres par jour et, en règle générale, il est physiquement incapable d'y répondre avec l'attention voulue. Ces personnes envoient simplement la plupart de leurs lettres à la poubelle. Et c'est à vous de décider où le destinataire enverra votre lettre : à la poubelle ou au panneau de réponse.

Voyons quand le destinataire (expéditeur) et le destinataire (destinataire) ne trouvent pas de langage commun.

Position du destinataire :

Reçoit de nombreuses lettres chaque jour
- des personnalités publiques reçoivent des lettres de compliments
- des lettres avec un ensemble standard de questions et de demandes
- manque de temps libre
- fournira une assistance rapide, rien de plus

Position du destinataire (expéditeur) :

Il faut beaucoup de temps pour trouver la lettre parfaite (souvent très longue)
- confiance dans l'originalité de la demande, l'unicité et la particularité
- confiance dans votre cas individuel
- la confiance qu'ils ne peuvent pas le refuser
- dans sa lettre il décrit de nombreux détails afin que le destinataire puisse mieux comprendre son point de vue

Le secret pour obtenir une réponse à votre lettre est simple : mettez-vous à la place du destinataire et ensuite seulement écrivez un e-mail. Examinons quelques points pris en compte par de nombreux destinataires lorsqu'ils souhaitent répondre à une lettre. Les exigences sont peut-être quelque peu strictes, mais c’est la réalité et il n’y a pas moyen d’y échapper.

Comment rédiger un e-mail auquel on répondra définitivement ?

Temps.

Chaque homme d'affaires valorise son temps. Par conséquent, respectez le temps du destinataire, essayez de comprendre la situation par vous-même et vous n'aurez peut-être plus besoin d'écrire une lettre. Croyez en vous. Utilisez Google ou Yandex, vous trouverez ici des réponses à beaucoup de vos questions.

Salutations.

Assurez-vous de commencer votre e-mail par un message d'accueil neutre et n'utilisez pas le mot « Bonjour ». Cela n'a pas l'air correct.
Nom du destinataire.

Assurez-vous de connaître le nom de votre destinataire. Ne vous limitez pas à un « Bonjour » sec. S'adresser au destinataire par son nom rend votre e-mail plus personnel et différent du spam.

N'essayez pas de faire des erreurs dans le nom du destinataire. Dans ce cas, même les fautes de frappe sont impardonnables. Cela affecte les qualités personnelles du destinataire et souvent celui-ci ne lit plus la lettre lui-même, mais l'envoie simplement à la poubelle.

Lien émotionnel.

Il est nécessaire d’établir un lien émotionnel avec le destinataire avant de parler affaires.

Recueillez plus d'informations sur le destinataire, ses passe-temps, son entreprise et ses caractéristiques. Cela vous aidera à souligner certains points de la vie du destinataire, ce qui fera que celui-ci se sentira intéressé par vous, et il voudra vous écouter et peut-être vous aider. La concision, la brièveté et la véracité seront à votre avantage.

Bref et brièveté encore.

N’oubliez jamais que le temps de chacun est inestimable. N'écrivez pas de lettres de plusieurs pages, n'entrez pas dans votre biographie depuis la naissance jusqu'à nos jours. Écrivez précisément et aussi brièvement que possible. Pour que le destinataire en saisisse l'essentiel et ne se lasse pas du nombre de détails que vous lui énumérez. En règle générale, les e-mails longs et détaillés ne sont pas lus ; ils sont immédiatement envoyés à la corbeille. L'e-mail doit être convaincant en quelques phrases, ou trouver un autre destinataire disposé à lire des monologues de plusieurs pages.

Définition.

Gardez votre lettre courte, exprimez clairement et spécifiquement ce que vous souhaitez transmettre au destinataire. N'intriguez pas le destinataire avec des phrases : si vous voulez savoir ce que je peux vous offrir, ou si je fais des choses similaires aux vôtres et peut-être pouvons-nous coopérer. De telles phrases tuent le désir du destinataire de vous répondre, les lettres sont envoyées à la poubelle et les destinataires sont bloqués.

Fournissez des liens vers vos ressources, en vous assurant que les liens fonctionnent. N'écrivez jamais de lettres en majuscules. Cela suggère que vous criez ou exigez quelque chose. Le panier sera à nouveau réapprovisionné avec votre lettre.

De plus, n’écrivez pas de lettres uniquement en minuscules. Rappelez-vous comment les livres sont écrits. Les lettres majuscules doivent être présentes dans le texte lorsque cela est nécessaire.

Vérifiez la lettre pour les erreurs et les signes de ponctuation. Portez une attention particulière à l'orthographe des mots étrangers, surtout s'ils ont un sens pour le destinataire.

Utilise le conseils universels pour rédiger des e-mailsà n’importe quel étranger, et vous verrez que vos chances d’obtenir une réponse augmenteront considérablement.

L'efficacité de la correspondance commerciale électronique dépend en grande partie du bon sujet. Après avoir parcouru la liste des messages envoyés, le destinataire laissera probablement une lettre sans sujet jusqu'à la toute fin de la journée de travail, privilégiant les titres plus importants.

Les sujets au format « d'Alexandre », « pour Vitaly » et d'autres titres abstraits ne sont appropriés que si le destinataire attend une lettre et a été informé lors d'une conversation récente que des informations importantes seraient bientôt envoyées. Dans tous les autres cas, ces sujets échouent. Ils ne reflètent pas le motif de l'appel, l'essence de la lettre et son importance.

Une phrase clairement formulée de 2 à 4 mots est considérée comme un sujet réussi. Par exemple : « Projet de rapport pour approbation », « Proposition commerciale de Business Trade LLC », « Sur la question de la fourniture d'ardoise », « Ardoise. Proposition à examiner."

Quel que soit le but du message, l’auteur de la lettre doit veiller à attirer l’attention. Ainsi, les notes « Urgent ! », « Au directeur personnellement », « Important ! » ne doit être indiqué dans l'objet de la lettre que dans les cas où le message est réellement d'une extrême importance, non seulement pour l'expéditeur, mais également pour le destinataire. Si chaque lettre d'un même interlocuteur est accompagnée d'attentions injustifiées, le destinataire cessera d'y répondre et, dans les cas extrêmes, les mettra sur une liste noire ou les transmettra à ses subordonnés.

Appel

L'e-mail doit commencer par un appel. Il est extrêmement important d'utiliser le nom complet du destinataire et de l'écrire correctement. Un destinataire attentif qui remarque une faute d'orthographe dans son nom perdra probablement confiance dans l'auteur du message et perdra tout intérêt à poursuivre le dialogue.

Pour éviter que cela ne se produise, même lors d'un envoi de mailing massif, il ne faut pas négliger de relire le texte de la lettre de motivation avant de l'envoyer. Les erreurs peuvent le plus souvent être masquées dans les terminaisons de casse lors de l'adressage et de l'écriture de noms de famille complexes. Quel que soit le statut du destinataire, il est plus correct de s'adresser à lui par son prénom et son patronyme ; s'il n'est pas connu, il est alors acceptable d'utiliser des constructions traditionnellement neutres : « Bonjour », « Bonjour ». Si l'auteur et le destinataire de la lettre habitent dans des fuseaux horaires différents, l'adresse suivante est autorisée : « Bonne journée », « Bonne heure ».

Valorisez votre temps et celui des autres

L'e-mail doit être court, clair et exempt de détails accablants ou inutiles. Cette qualité est particulièrement importante dans les cas où la correspondance électronique constitue le début d'une coopération commerciale et non sa poursuite.

Au premier alinéa du recours, l'auteur doit se présenter si la correspondance n'a pas encore eu lieu ou a été interrompue depuis longtemps. La conception optimale pour cela est la phrase traditionnelle : « Vous vous inquiétez pour un employé de la société Business Trade, Vasily Kuznetsov. Je voudrais poursuivre notre conversation sur l'examen de la proposition de fourniture de chaînes."

Toutes les pensées complètes d'une phrase doivent être logiquement divisées en paragraphes, des listes doivent être saisies et les caractères gras et soulignés doivent être utilisés de manière appropriée, ce qui améliore la perception de l'information par le lecteur et réduit le temps passé à s'immerger dans le sujet. En règle générale, un e-mail comprend rarement plus de 3 à 5 paragraphes.

Conception finale

Il est raisonnable de terminer les lettres électroniques par un adieu commercial dans le style : « Avec mes meilleurs vœux,… », « En ce qui concerne vous,… », etc. Mais avec des mots d'adieu tels que « Toujours vôtre, .. .”, vous devez être aussi prudent que possible, car il s'agit d'un ton informel et une proximité excessive peut être perçue de manière ambiguë par le destinataire.

La signature doit être accompagnée des coordonnées. Il est important d'indiquer les numéros de téléphone, les numéros de fax, le site officiel de l'organisation représentée, ainsi qu'une adresse e-mail de secours, car le destinataire voit l'adresse de contact dans la lettre elle-même.

Les réflexions apparues lors de la préparation du document ne doivent pas être formalisées comme un post-scriptum. Comme vous le savez, une telle expression d’idées tardives en matière d’écriture n’est appropriée que dans la correspondance personnelle. Oui, et la saisie électronique vous permet de modifier à tout moment le contenu du texte du recours. Utiliser par écrit peut être perçu négativement par le destinataire qui, non sans raison, peut estimer que le destinataire a pris le temps d'inclure harmonieusement des informations complémentaires dans la lettre et a décidé de se limiter à un ajout hâtif.

Un CV ne suffit pas toujours pour trouver un emploi à un bon spécialiste.

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Est-ce qu'écrire une lettre aide vraiment à résoudre un problème de travail plus rapidement ? Quelles nuances faut-il prendre en compte lors de la préparation d'un document ?

Examinons ces questions de plus près.

informations générales

Une lettre adressée à un employeur concernant sa candidature à un emploi révèle des aspects du candidat qui ne sont pas reflétés dans le CV : qualités personnelles, expérience professionnelle, connaissances professionnelles, etc.

Cela montre de la motivation et de l’intérêt pour un poste vacant spécifique. Avec une préparation réussie, les chances d’obtenir un entretien augmentent, car il est beaucoup plus facile pour le manager de donner une évaluation correcte des capacités du spécialiste.

Les documents en question visent à attirer l'attention de l'employeur et à l'inciter à se familiariser.

Ils sont répartis en plusieurs catégories :

• accompagnant;
• indépendant (lettre de demande);
• lettre de demande;
• lettre de candidature;
• lettres publicitaires.

La législation du travail ne contient aucune information sur l'illégalité de l'utilisation de tels documents. Leur préparation est de nature consultative et ne relève pas de la responsabilité des citoyens.

Comment écrire une lettre à un employeur pour postuler à un emploi ?

Si vous souhaitez obtenir un emploi dans une grande entreprise nationale ou étrangère, vous devez rédiger la lettre de la manière la plus responsable possible.

Il doit être impeccable à tous égards, car votre sort futur en tant que candidat au poste en dépend.

La clé du succès réside dans un formatage approprié, un texte bien écrit et l’absence de phrases ambiguës.

Les règles standards sont :

• Du papier blanc de bonne qualité est utilisé, propre et lisse.
• La largeur de la marge gauche est d'au moins 2 cm. Le texte est imprimé sur une page à 1-2 intervalles. Le paragraphe commence par une ligne rouge. Il est conseillé de ne pas mâcher ses mots.
• L'employeur doit être adressé par son nom et son patronyme.
• Pas plus de cinq mérites du candidat sont indiqués.
• La signature est ajoutée à la fin à l'encre bleue (pour créer un joli contraste).

Exemples:

Exemple de courte lettre de motivation
Un autre exemple de lettre à un employeur

Si vous avez besoin d'exemples de lettres de candidature, téléchargez-les depuis notre site Web :

Le document est rédigé :

• sur un formulaire séparé si le curriculum vitae est soumis sous forme imprimée ;
• dans la partie principale de l'e-mail si vous prévoyez de l'envoyer par e-mail.

Lors de la rédaction d'un document, il est important de formater correctement « l'en-tête ».

Dans la partie supérieure (dans le coin droit) est inscrit le nom complet du destinataire, puis le nom de l'organisation, en dessous se trouve la date au format 01.MONTH.2016 ou 01.01.2016. Indiquez ensuite l'adresse de l'entreprise où le candidat souhaite travailler.

Le document doit être bref.

Dans la plupart des cas, une page composée de 3 parties suffit :

Introduction	Commencez votre lettre par une proposition intéressante qui attirera certainement l'attention de l'employeur. Il doit y avoir un but et des raisons pour la candidature (une annonce dans un journal, une recommandation d'un employé de l'entreprise, une annonce à la télévision, etc.), le poste pour lequel vous postulez.
Principal	Contient des informations brèves et très précieuses sur les qualifications et l'expérience. Vous devez être capable de convaincre le destinataire que vous possédez toutes les compétences nécessaires. Écrivez en quoi exactement vous pouvez être utile à cette organisation, proposez de consulter votre CV. Un avantage supplémentaire sera de manifester votre intérêt pour l'entreprise : renseignez-vous à l'avance sur le domaine d'activité et l'historique. Tout cela aura un impact positif sur la décision finale.
Final	Le désir du candidat de recevoir une invitation à un entretien s’exprime ainsi que sa volonté d’en discuter toutes les nuances. Il convient d'indiquer ici vos contacts. Vous pouvez rehausser le caractère personnel de l’appel en joignant votre photo.

Tout au long de la lettre, maintenez une attitude positive quant à la possibilité d’obtenir le poste en question.

Adhérez aux exigences d’un style de communication commercial formel :

• l'exactitude de la présentation des informations ;
• respect des normes grammaticales, syntaxiques et lexicales lors de l'écriture ;
• cohérence et objectivité du contenu ;
• concision et un nombre suffisant de faits.

Erreurs fondamentales

Lors de la rédaction d'un document, des défauts apparaissent souvent qui peuvent affecter négativement la première impression.

Les plus courants sont :

• Utilisation excessive du pronom « je ». N'oubliez pas que vous n'écrivez pas une autobiographie, mais une lettre commerciale. L'utilisation excessive de ce mot interfère avec la perception correcte de l'information.
• Exprimer une demande de révision d’un CV ou de vous inviter à un entretien. Cette approche démontre la faiblesse du candidat et perd l'intérêt du lecteur.
• Il n’y a aucune raison particulière pour laquelle vous devriez être immédiatement invité à un entretien. La lettre doit mettre en évidence de manière convaincante les réalisations et les points forts du candidat.
• Duplication des faits contenus dans le CV. Les avantages devraient être révélés de manière plus aphoristique. Par exemple : « Grâce à mes compétences en communication et à 4 ans d'expérience en prise de parole en public, j'ai multiplié par 3 mon niveau de ventes en 4 mois. »
• Conclusion sur un ton passif - veuillez appeler ou écrire une lettre. Écrivez plutôt que vous contacterez le destinataire après un certain temps ou qu'il pourra vous rappeler au numéro spécifié.

Lorsque vous rédigez votre propre document, gardez à l’esprit d’autres nuances importantes :

• Vous ne pouvez pas faire d'erreurs en écrivant le nom complet du destinataire. Si le nom n'est pas connu avec certitude, il est recommandé d'utiliser des expressions courantes. Par exemple : « Cher chef du département X ».
• Les fautes de frappe ne sont pas autorisées. Il est recommandé de revérifier le document plusieurs fois. Peut-être le confier à une autre personne pour qu'il l'examine.
• Dans la correspondance commerciale, vous ne pouvez pas utiliser de mots ou d'interjections familiers et dialectaux.
• Le manager s’intéresse à ce que vous pouvez donner à l’entreprise, pas à ce que vous pouvez obtenir. Par conséquent, n’écrivez pas sur ce que vous souhaitez apprendre dans le poste proposé.
• La lettre de candidature ne doit contenir que les qualités positives du candidat. Cela ne sert à rien de mentionner les faiblesses.

Suivez toutes les règles de rédaction d'une lettre commerciale pour l'emploi et n'oubliez pas de prendre en compte les caractéristiques individuelles de l'entreprise. Vérifiez soigneusement le document terminé, la probabilité d'obtenir un entretien sera alors beaucoup plus élevée.