16Apr

Guten Tag! In diesem Artikel werden wir über Geschäftsbriefe sprechen.

Heute erfahren Sie:

1. Warum Geschäftskorrespondenz nicht an Relevanz verloren hat;
2. Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es und wie sind sie gestaltet?
3. So schreiben Sie einen Geschäftsbrief richtig.

Jetzt ist vor unseren Fenstern die Zeit der Hochtechnologie und des Internets. Doch die Geschäftskorrespondenz hat nicht an Bedeutung und Relevanz verloren, sondern ist lediglich in andere Medien verlagert. Lassen Sie uns heute darüber sprechen, warum es wichtig ist, Geschäftsbriefe verfassen und formatieren zu können.

Warum brauchen Sie Geschäftskorrespondenz?

Dies ist zunächst einmal eine Gelegenheit, Meinungen, Anregungen und Gedanken mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern auszutauschen. Mithilfe der Korrespondenz bringen sie Beschwerden und Wünsche vor und klären Missverständnisse zwischen Unternehmen.

Die Geschäftskorrespondenz zählt zu den Arten der offiziellen Korrespondenz.

Unterschiede zwischen Geschäftsbriefen und anderen

Die Hauptunterschiede sind wie folgt:

• Stilistik der Präsentation;
• Vokabular, das keinen klaren Ausdruck von Emotionen ermöglicht;
• Ausgefertigt auf dem offiziellen Briefkopf des Unternehmens;
• Die Schriftart ist nicht zu klein, aber auch nicht zu groß und im gesamten Text gleich;
• Beanspruchen selten mehr als eine Seite;
• Vorhandensein einer strengen offiziellen Befehlskette.

Arten von Geschäftsbriefen

Alle Geschäftsbriefe lassen sich in mehrere Gruppen einteilen. Wir gehen näher auf jedes einzelne ein und geben eine kurze Beschreibung.

Briefe, die nicht beantwortet werden müssen.

• Garantieerklärung;
• Begleitend;
• Informativ;
• Verwarnungsbrief;
• Erinnerungsschreiben.

Briefe, die eine Antwort erfordern.

• Appellieren;
• Angebot;
• Anfrage;
• Erfordernis;
• Petition.

Nichtkommerzielle Briefe.

• Einladungsbrief;
• Kondolenzbriefe;
• Briefe zum Ausdruck von Dankbarkeit;
• Briefe, die über etwas informieren;
• Briefe mit Empfehlungen;
• Garantieerklärungen;
• Briefe, in denen bestätigt wird, dass die Ware eingegangen ist, die Dienstleistung erbracht wurde usw.;
• Glückwunschschreiben zu verschiedenen Anlässen;
• Forderungsbrief;
• Weisungsschreiben;
• Anschreiben.

Handelsbriefe.

Sie werden in der Regel vor Vertragsabschluss sowie während der Vertragslaufzeit eingesetzt.

Diese beinhalten:

• Briefe zur Beantwortung von Anfragen;
• Direkte Anfrage;
• – ein Brief, in dem vorgeschlagen wird, eine Transaktion durchzuführen oder eine Vereinbarung abzuschließen;
• Beanspruchen;
• Erinnerung;
• Ein Brief mit einer Abmahnung über die Beendigung von Verträgen oder die Notwendigkeit, Verpflichtungen usw. zu erfüllen.

Wenn wir über die Klassifizierung nach Struktur sprechen, gibt es zwei Arten von Geschäftsbriefen:

• Enthält den Text des Autors und ist in freier Form verfasst;
• Nach einem strengen Muster zusammengestellt.

Vom Adressaten.

• Rundschreiben – ein Brief, der an mehrere Adressaten gesendet wird;
• Regulär – im Namen einer Person an einen Empfänger gesendet;
• Kollektiv – an einen Empfänger, aber von mehreren Personen gesendet.

Briefe werden auch nach der Form, in der sie versandt wurden, unterteilt:

• Als Faxnachricht gesendet;
• Per E-Mail verschickt;
• Die werden in normalen Umschlägen verschickt.

Es gibt Arten von Briefen, die aus ethischen Gründen handschriftlich und nicht mit der Maschine geschrieben werden sollten. Dies gilt für Beileidsbekundungen und Glückwünsche.

Geheimnisse des richtigen Designs

Der Text des Briefes ist in Einleitungs-, Haupt- und Schlussteile gegliedert. Sie sind logisch miteinander verbunden. Der einleitende Teil umfasst die Umstände, die zur Entstehung des Briefes geführt haben, und der Hauptteil stellt den Inhalt selbst dar. Der letzte Teil fasst die Ergebnisse zusammen, die die Bitte, Ablehnung usw. zum Ausdruck bringen.

Generell kann Geschäftskorrespondenz mit aller Verantwortung als Kunst bezeichnet werden, denn man muss lernen, sie korrekt und unter Einhaltung aller Anforderungen zu führen. Schließlich denken wir meistens nur an die klare Präsentation der Informationen und vergessen dabei, dass der Brief als das Gesicht des Unternehmens betrachtet werden kann.

Stilistik.

Jeder Brief ist in einem strengen Geschäftsstil gehalten, wobei die für offizielle Dokumente typischen Sprachmittel verwendet werden.

Anforderungen an die Darstellung von Informationen.

Alle im Schreiben enthaltenen Informationen werden wie folgt dargestellt:

• Adressiert, für eine bestimmte Person bestimmt;
• Alle Informationen müssen zum Zeitpunkt der Erstellung aktuell sein;
• Zuverlässig;
• Unparteiisch;
• Begründet;
• Möglichst vollständig, damit darauf basierend eine Entscheidung getroffen werden kann.

Bilden.

Zunächst wird das Schreiben auf firmeneigenem Briefpapier verfasst.

• Um einen Geschäftsbrief zu schreiben, werden Blätter im A4-Format verwendet;
• Der linke Rand des Formulars muss mindestens 3 cm betragen, da diese nach einiger Zeit in die Datei übernommen werden;
• Angegeben sind der Name des Unternehmens, seine rechtliche und tatsächliche Anschrift sowie seine E-Mail-Adresse;
• Es ist besser, die Standardschriftart Times New Roman, Größe 12, zu verwenden. Sie ist am optimalsten und leicht zu lesen;
• Es ist erlaubt, Geschäftsbriefe ohne Briefkopf zu verfassen, allerdings müssen dann noch die Angaben aus dem Formular gemacht werden.

Handelt es sich in dem Brief um große Finanztransaktionen oder um vertrauliche Informationen anderer Art, wird davon abgeraten, solche Briefe per Fax oder elektronisch zu versenden. Es ist besser auf die altmodische Art und Weise, in einem normalen Papierumschlag.

Nummerierung.

Besteht der Brief aus mehreren Seiten, werden diese ab der zweiten Seite nummeriert. Die Zahlen sind oben in der Mitte in arabischen Ziffern markiert. Neben der Nummer befinden sich keine Punkte.

Aufteilung in Teile.

Das bedeutet, den Brief in Absätze zu unterteilen. Der Text sollte nicht in einem kontinuierlichen Strom fließen, sonst wird er einfach nicht wahrgenommen. Dank der Unterteilung in Absätze können Sie erkennen, wo ein Gedanke endet und ein anderer beginnt.

Verfügbarkeit von Fixes.

Es wird nicht empfohlen, Korrekturen, Tippfehler oder Löschungen zuzulassen. Der Brief muss korrekt geschrieben sein und der Text muss in Abständen von 1,5 bis 2 gedruckt werden.

Verwendete Details.

Wir nennen nur die wichtigsten, da wir bereits etwas früher kurz darüber gesprochen haben:

• Handelt es sich um ein staatliches Unternehmen, wird das Wappen der Russischen Föderation verwendet. Es befindet sich in der Mitte des offiziellen Formulars;
• Vollständiger Firmenname;
• Fax- und Telefonnummern;
• Kontonummer;
• Adressat – und der Name des Empfängerunternehmens wird im Nominativ verwendet; um die Position und den Nachnamen des Empfängers anzugeben, verwenden Sie den Dativ;
• Wenn der Empfänger einen akademischen Grad oder Titel besitzt, geben Sie diesen vor dem Nachnamen der Person an;
• Alle Angaben werden in einer neuen Zeile und mit Großbuchstaben geschrieben.

Geschäftsbrief nach einem Meeting

Sie hielten ein Geschäftstreffen ab, für das eine gewisse Aussicht bestand. Wir werden weiter besprechen, wie wir dies in einem Brief widerspiegeln können.

1. Geben Sie am Anfang des Briefes zunächst das Datum und die Uhrzeit Ihrer Kommunikation mit Ihrem potenziellen Partner an, auch wenn seit dem Treffen bereits einige Tage vergangen sind.
2. Vermeiden Sie Fehler oder zu komplexe Formulierungen: Halten Sie den Brief kurz und klar, aber so, dass der Empfänger ihn gerne lesen möchte.
3. Erwähnen Sie, worum es in dem Gespräch ging. Z.B: " Wir besprachen, wie viel eine Vase im venezianischen Stil kosten würde.“
4. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger des Briefes seine Meinung zum Thema des Treffens äußert.
5. Geben Sie einen Zeitpunkt an, zu dem Sie telefonisch kommunizieren oder sich persönlich treffen können.
6. Lassen Sie den Empfänger wissen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen: „ Ich freue mich auf zukünftige Geschäftsbeziehungen mit Ihnen«.
7. Beenden Sie Ihren Brief mit dem folgenden oder einem ähnlichen Satz: „ Alles Gute für Dich...».

Elektronische Geschäftsbriefe

Die Anforderungen an deren Gestaltung sind nicht zu übersehen, da mittlerweile immer mehr Briefe in elektronischer Form statt in Papierform ausgestellt werden. Schließlich ist es das 21. Jahrhundert.

Das Verfassen eines elektronischen Geschäftsbriefs ist nicht schwierig, die Formatierungsanforderungen sind mit denen herkömmlicher Briefe identisch. Das Einzige ist, dass ein solcher Brief immer einen Titel (oder eine Betreffzeile) haben sollte, damit er im Fluss der Dokumentation nicht einfach untergeht.

Darüber hinaus ist es bei der Beantwortung eines solchen Briefes besser, den Betreff des Briefes nicht zu ändern, damit Sie schnell verstehen, was gesagt wird, wenn Sie viele E-Mails erhalten.

Außerdem sollten Sie bei der Erstellung von Anhängen zu solchen Briefen keine hochmoderne Software verwenden; es ist keineswegs eine Tatsache, dass Ihr Empfänger über eine solche verfügt. Wenn es nicht vorhanden ist, wird der Brief einfach nicht geöffnet.

Verwenden Sie keine Emoticons, wenn Sie einen Geschäftsbrief elektronisch verfassen. Technologie ist großartig, aber bleiben Sie beim Schreiben sachlich.

Was ist die Frist für die Beantwortung eines Briefes?

Wenn der Brief als antwortpflichtig eingestuft wird, hängt der Zeitpunkt der Antwort von den im Brief enthaltenen Informationen ab:

• Wenn Sie eine Anfrage erhalten, bestätigen Sie bitte, dass diese innerhalb der nächsten drei Tage nach Eingang eingegangen ist. Und die endgültige Antwort kann innerhalb eines Monats gegeben werden;
• Wenn es sich um Beileidsbekundungen handelt, kann diese innerhalb von zehn Tagen nach dem traurigen Ereignis verschickt werden;
• Es ist zulässig, Glückwünsche innerhalb von 8 Tagen ab dem Zeitpunkt zu senden, an dem Sie von dem besonderen Datum erfahren haben;
• Wenn wir über die allgemeinen Regeln guter Manieren sprechen, ist es besser, innerhalb von sieben Tagen auf Briefe zu antworten.

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief: in einfacher Sprache über komplexe Dinge

Unterscheiden Sie zwischen einem Geschäftsbrief und einer persönlichen Korrespondenz. Wir haben heute bereits mehr als einmal darüber gesprochen, was diese Unterschiede sind, wir sollten sie nicht vergessen. Schauen wir uns nun Schritt für Schritt an, wie man einen Brief schreibt.

Bühne 1. Wir geben den Adressaten an.

In die obere rechte Ecke des Formulars schreiben wir den Nachnamen, die Initialen und die Position der Person, an die wir den Brief richten. Wenn es sich bei dem Adressaten um eine Organisation handelt, geben Sie deren juristische Adresse an.

Stufe 2. Appellieren.

Wir platzieren es in der Mitte des Formulars. Es erfolgt respektvoll, ohne Kürzungen oder Auslassungen.

Beispiel: Lieber (Name, Vatersname)! Außerdem kann der Adressat durch die Angabe seiner Position angesprochen werden. Aber wenn Sie eine Person mit Namen ansprechen, reduziert das die psychische Belastung und zeigt an, dass die Geschäftsbeziehung stabil und etabliert ist.

Stufe 3. Absichtserklärung.

Erklären Sie den Zweck des Briefes, seinen Kern und seine Hauptgedanken. Dieser Teil ist der Hauptteil. Schreiben Sie, was Sie sagen möchten und was der Grund für Ihren Einspruch ist. Aber vergessen Sie nicht den offiziellen und neutralen Stil.

Stufe 4. Vorschläge und Empfehlungen machen.

Fast jeder Geschäftsbrief setzt voraus, dass der Adressat darauf antwortet. Lediglich bei Informationsschreiben ist dies in der Regel nicht erforderlich. Beschreiben Sie daher nicht nur das Problem, sondern schlagen Sie auch Lösungsvorschläge vor.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, fordern Sie die Ergreifung bestimmter Maßnahmen. Wenn Sie eine Zusammenarbeit anbieten, teilen Sie uns mit, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Einfach ausgedrückt: Der Empfänger des Briefes muss erkennen, dass er nicht nur etwas von ihm will, sondern auch verstehen, wie dies erreicht werden kann.

So beenden Sie einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief muss perfekt geschrieben sein. Werden Schreibregeln nicht eingehalten, kann dies negative Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens insgesamt haben. Daher schlagen wir nun vor, näher auf die Gestaltung des letzten Teils eines Geschäftsbriefs einzugehen.

Fassen Sie am Ende des Briefes alles zusammen, was zuvor besprochen wurde. Allerdings sollten Sie Ihre Schlussfolgerungen nicht in 10 Sätzen ausdehnen, schließlich wird in Geschäftsbriefen auf Kürze und Prägnanz Wert gelegt. Es ist besser, sich auf einfache Sätze zu beschränken.

Wir werden den Schluss auf zwei Indikatoren stützen: Er sollte so höflich und korrekt wie möglich sein. Für den Aufbau gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Hier sind einige Beispiele:

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit oder Hilfe: Danke schön! (Lassen Sie mich Ihnen danken...);
• Bringen Sie Ihre Hoffnungen für die Zukunft zum Ausdruck: Wir hoffen auf eine für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit (Wir hoffen, in naher Zukunft eine Antwort zu erhalten...);
• Sie können einen Satz konstruieren, um dem Adressaten etwas zu versichern: Wir würden uns freuen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten;
• Eine Anfrage stellen: Wir bitten Sie, die Ergebnisse zu melden;
• Bitte entschuldigen Sie die entstandenen Unannehmlichkeiten: Ich entschuldige mich für die unerwartete Zahlungsverzögerung für das Material.

So verabschieden Sie sich vom Empfänger.

Trotz der Tatsache, dass die Korrespondenz offiziell ist, können Sie sich auf unterschiedliche Weise verabschieden.

Hier sind einige Optionen:

• In Bezug auf dich...;
• Mit Wünschen für viel Erfolg...;
• Mit besten Grüßen…

Wir unterschreiben richtig.

Geben Sie bei der Unterzeichnung des Briefes Ihre Position sowie Ihren Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie Zweifel an der Angemessenheit eines Satzes wie: „ Mit freundlichen Grüßen" - Benutze es einfach nicht.

Sie können in der Signatur Ihre Kontakte, eine zusätzliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben und so dem Empfänger zeigen, dass Sie bereit sind, mit ihm zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Im nächsten Teil unseres Artikels möchte ich über Geschäftsbriefe auf Englisch sprechen.

Geschäftsbriefe auf Englisch

Für das Verfassen solcher Briefe gibt es keine geregelte Form. Alles hängt vom Zweck des Briefes und vom Adressaten ab. Hier einige kurze Empfehlungen für die Formulierung.

Datum des Schreibens.

Wenn wir in den USA schreiben, geben wir bei der Datumsangabe zuerst den Monat, dann den Tag und erst dann das Jahr an. Bei Reisen nach Großbritannien wird das Datum wie in der Russischen Föderation eingegeben. Schreiben Sie in diesem Fall den Monat in Buchstaben, um Verwirrung zu vermeiden.

Angaben zum Empfänger.

• Wenn Sie einem Mann schreiben, kontaktieren Sie ihn wie folgt: Herr (Nachnamen einfügen);
• Wenn eine Frau verheiratet ist: Frau (Nachnamen einfügen);
• An eine unverheiratete Dame: Fräulein (Nachnamen angeben);
• Wenn Sie den Status der Dame nicht kennen: Frau (Nachnamen einfügen).

Angabe der Adresse.

Die Reihenfolge ist das Gegenteil der in der Russischen Föderation akzeptierten Reihenfolge: Büro, Hausnummer, Straßenname, Postleitzahl, Staatsname (bei Schreibweise in den USA), Kreisname und Ländername (bei Schreibweise im Vereinigten Königreich).

So kontaktieren Sie den Empfänger.

Standardanrufe:

• Sehr geehrte Frau;
• Lieber Herr;
• Sehr geehrte Damen und Herren;
• Sehr geehrte Frau;
• Lieb.

Nach der Adresse setzen wir ein Komma (wenn Sie nach Großbritannien schreiben) oder einen Doppelpunkt (wenn Sie in die USA schreiben). Es ist nicht üblich, ein Ausrufezeichen zu setzen.

Thema.

Geben Sie wie in der Russischen Föderation unbedingt den Betreff des Briefes an.

Haupt Text.

Teilen Sie es in Absätze auf. Oder schreiben Sie jeden Satz in eine neue Zeile.

Wie sagt man Auf Wiedersehen.

Zum Beispiel so: „ Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und verbleiben mit freundlichen Grüßen.– Danke, mein Ergebener..., obwohl es weniger formell sein könnte.

Unterschriftenregistrierung.

Wir setzen unsere Unterschrift unter den Abschiedsabsatz, geben unseren Vor- und Nachnamen, Firmennamen und Position an.

Design von Anwendungen.

Sollten Sie Unterlagen beifügen, vermerken Sie dies bitte am Ende des Schreibens: „ Enc.“ und Listenanwendungen.

Was schreibt man mit Großbuchstaben?

• Nachnamen und Initialen;
• Firmennamen;
• Namen von Städten, Bundesstaaten usw.;
• Alle Wörter, die auf die eingenommene Position hinweisen;
• Die ersten Worte zum Abschied;
• Eröffnungsadressen.

Bevor wir das Gespräch beenden, hier einige Beispiele für Geschäftsbriefe auf Russisch und Englisch.

Muster von Geschäftsbriefen in Russisch und Englisch

Abschluss

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ein Geschäftsbrief ein Kommunikationsmittel in jedem Tätigkeitsbereich ist. Wenn es richtig geschrieben ist, wird es Ihr Unternehmen auf jeden Fall in einem positiven Licht präsentieren.

Andererseits kann ein schlampig und mit Fehlern geschriebener Brief das vielversprechendste Geschäft völlig zerstören. Schreiben Sie Briefe richtig, und wir haben versucht, Ihnen zu erklären, wie es geht.

Liebe Freunde, heute habe ich beschlossen, über ein schmerzhaftes Thema zu schreiben – wie man Briefe schreibt 😉. Ich denke, viele Experten in verschiedenen Bereichen erhalten täglich viele Briefe mit Fragen und Bitten um Hilfe.

Ihr bescheidener Diener ist da keine Ausnahme :) Die Anzahl der Briefe mit Fragen und Bitten um Hilfe beträgt durchschnittlich 40-50 pro Tag und übersteigt manchmal meine körperlichen Möglichkeiten, sie zu beantworten.

Ein erheblicher Teil der Korrespondenz besteht aus Briefen, in denen Fragen und Problembeschreibungen nicht ganz korrekt formuliert sind, weshalb zusätzliche klärende Schreiben erforderlich sind, was sowohl für den Absender als auch für den Empfänger unnötig Zeit kostet.

In diesem Beitrag möchte ich darüber sprechen, wie man Briefe mit Fragen an Spezialisten richtig schreibt, damit die Beschaffung der benötigten Informationen ein Minimum an Zeit in Anspruch nimmt und keine unnötige Korrespondenz erforderlich ist.

Die wichtigste Regel ist meiner Meinung nach, dass es in einem Brief sehr wichtig ist, deutlich zu machen, dass man die Zeit des Empfängers schätzt. Alles sollte prägnant und klar formuliert sein.

1. Begrüßung

Ich glaube, dass jeder Brief mit einer Begrüßung beginnen muss. „Hallo“, „Hallo“, „Guten Tag“ – das Schreiben dieser Wörter ist nicht schwierig und dauert Sekunden. Ich persönlich mag keine E-Mails, die keine Begrüßung enthalten. Nichts wird so hoch geschätzt oder so gering geschätzt wie Höflichkeit.

2. Beim Namen anrufen

Auf allen Seiten der Blog-Site, auf denen es ein Feedback-Formular gibt (z. B. die Seite „“), schreibe ich immer „Mein Name ist Mikhail“, daher sehe ich kein Problem darin, Personen in Briefen nicht namentlich anzusprechen. Unterbewusst liebt es jeder Mensch, beim Namen genannt zu werden.

Und obwohl ich „Mike“ mehr mag als „Mikhail“ 😉, reicht jeder Anruf beim Namen 🙂.

3. Googlen Sie zuerst Ihre Frage.

Wie oft musste ich in der Korrespondenz Links zu Materialien angeben, die ich gefunden hatte, indem ich einfach die mir gestellte Frage in eine Suchmaschine eingegeben hatte! Ich habe nicht einmal genug Finger und Zehen 😉!

Im Ernst, ich rate Ihnen dringend, zuerst die Frage, die Sie interessiert, in verschiedenen Versionen zu googeln (auch auf Englisch, Sie können sie mit Google Translator übersetzen) und sich die Zeit zu nehmen, die gefundenen Materialien zu studieren.

In den meisten Fällen können Sie Antworten auf Ihre Fragen leicht in Suchmaschinen oder in Foren finden (viele Menschen kommen dorthin, um zu kommunizieren, spezifische Probleme zu verschiedenen Themen zu diskutieren und Fragen zu beantworten). Warum die Zeit einer anderen Person verschwenden, wenn man in vielen Fällen alles, was man braucht, leicht selbst finden kann?

🔥 Übrigens! Ich habe einen kostenpflichtigen Kurs zur Förderung englischsprachiger Websites veröffentlicht. Wenn Sie Interesse haben, können Sie sich über dieses Formular für die Frühliste anmelden, um als Erster über die Veröffentlichung des Kurses zu erfahren und einen Sonderrabatt zu erhalten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Steigerung des Traffics auf Ihren Websites!

Zum Nachtisch für heute ist ein Video von einem Mann, der mit einem Finger Klimmzüge an einer Reckstange macht. Das will ich auch :)

Eine der alltäglichen Aktivitäten der Menschheit ist das Schreiben von Briefen. Die Anzahl der Buchstaben gibt jedoch keinen Aufschluss über ihre Wirksamkeit. Das heißt, ein großer Teil der Menschheit hat keine Ahnung wie man eine E-Mail richtig schreibt. Leider lehren nur wenige Menschen, wie man E-Mails richtig schreibt.

Was ist die richtige E-Mail? Dies ist eine E-Mail, auf die Sie mit Sicherheit eine Antwort erhalten. Es ist schwer zu bestreiten, dass ein einziger Buchstabe Ihr Leben verändern kann.

Irgendein Brief– ein Produkt, das den Käufer (Adressaten) interessiert oder nicht. Das heißt, Ihr Empfänger erhält möglicherweise Dutzende, vielleicht Hunderte von Briefen pro Tag und ist in der Regel körperlich nicht in der Lage, sie mit der gebotenen Aufmerksamkeit zu beantworten. Solche Leute schicken die meisten Briefe einfach in den Mülleimer. Und es liegt an Ihnen, wohin der Empfänger Ihren Brief schickt – in den Papierkorb oder in das Antwortfeld.

Lassen Sie uns herausfinden, wann der Adressat (Absender) und der Adressat (Empfänger) keine gemeinsame Sprache finden.

Adressatenposition:

Erhält jeden Tag viele Briefe
- Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens erhalten Komplimentbriefe
- Briefe mit einem Standardsatz an Fragen und Bitten
- Mangel an Freizeit
- schnelle Hilfe, mehr nicht

Position des Empfängers (Absenders):

Es dauert lange, den perfekten Brief zu finden (oft sehr lange).
- Vertrauen in die Originalität, Einzigartigkeit und Besonderheit der Anfrage
- Vertrauen in Ihren individuellen Fall
- Vertrauen, dass sie ihn nicht ablehnen können
- In seinem Brief beschreibt er viele Details, damit der Adressat seinen Standpunkt besser verstehen kann

Das Geheimnis, eine Antwort auf Ihren Brief zu erhalten, ist einfach: Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und schreiben Sie erst dann eine E-Mail. Schauen wir uns einige Punkte an, die viele Empfänger berücksichtigen, wenn sie auf einen Brief antworten möchten. Vielleicht sind die Anforderungen etwas strenger, aber das ist die Realität und es gibt kein Entrinnen.

Wie schreibe ich eine E-Mail, die definitiv beantwortet wird?

Zeit.

Jeder Unternehmer schätzt seine Zeit. Respektieren Sie daher die Zeit des Adressaten, versuchen Sie, die Situation selbst herauszufinden, und vielleicht müssen Sie keinen Brief mehr schreiben. An sich selbst glauben. Nutzen Sie Google oder Yandex, hier finden Sie Antworten auf viele Ihrer Fragen.

Grüße.

Beginnen Sie Ihre E-Mail unbedingt mit einer neutralen Begrüßung und verwenden Sie nicht das Wort „Hallo“. Es sieht nicht richtig aus.
Name des Empfängers.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen Ihres Empfängers kennen. Beschränken Sie sich nicht auf ein trockenes „Hallo“. Durch die namentliche Ansprache des Empfängers wird Ihre E-Mail persönlicher und unterscheidet sich von Spam.

Versuchen Sie nicht, beim Namen des Adressaten Fehler zu machen. In diesem Fall sind auch Tippfehler unverzeihlich. Dies beeinträchtigt die persönlichen Qualitäten des Empfängers und oft liest der Adressat den Brief selbst nicht mehr, sondern schickt ihn einfach in den Papierkorb.

Emotionale Verbindung.

Es ist notwendig, eine emotionale Verbindung zum Empfänger aufzubauen, bevor über das Geschäftliche gesprochen wird.

Sammeln Sie weitere Informationen über den Empfänger, seine Hobbys, sein Geschäft und seine Eigenschaften. Dies wird Ihnen helfen, bestimmte Punkte im Leben des Empfängers hervorzuheben, wodurch der Empfänger das Gefühl hat, an Ihnen interessiert zu sein und Ihnen zuzuhören und Ihnen vielleicht zu helfen. Prägnanz, Kürze und Wahrhaftigkeit werden für Sie von Vorteil sein.

Nochmals Kürze und Kürze.

Denken Sie immer daran, dass die Zeit eines jeden Menschen unbezahlbar ist. Schreiben Sie keine mehrseitigen Briefe, gehen Sie nicht auf Ihre Biografie von der Geburt bis zur Gegenwart ein. Schreiben Sie auf den Punkt und so kurz wie möglich. Damit der Beschenkte das Wesentliche erfasst und sich nicht an der Menge an Details satt sieht, die Sie ihm auflisten. Lange, ausführliche E-Mails werden in der Regel nicht gelesen, sondern sofort in den Papierkorb verschoben. Die E-Mail sollte in wenigen Sätzen überzeugend sein oder einen anderen Empfänger finden, der bereit ist, mehrseitige Monologe zu lesen.

Definition.

Halten Sie Ihren Brief kurz und drücken Sie klar und deutlich aus, was Sie dem Adressaten mitteilen möchten. Faszinieren Sie den Empfänger nicht mit Phrasen: „Wenn Sie herausfinden möchten, was ich Ihnen bieten kann, oder wenn ich ähnliche Dinge wie Sie mache und wir vielleicht zusammenarbeiten können.“ Solche Formulierungen zerstören den Wunsch des Empfängers, Ihnen zu antworten, Briefe landen im Papierkorb und Empfänger werden blockiert.

Stellen Sie Links zu Ihren Ressourcen bereit und stellen Sie sicher, dass die Links funktionieren. Schreiben Sie Briefe niemals in Großbuchstaben. Dies deutet darauf hin, dass Sie etwas schreien oder fordern. Der Warenkorb wird wieder mit Ihrem Brief aufgefüllt.

Schreiben Sie Briefe außerdem nicht nur in Kleinbuchstaben. Denken Sie daran, wie Bücher geschrieben werden. Wo nötig, sollten Großbuchstaben im Text vorhanden sein.

Überprüfen Sie den Buchstaben auf Fehler und Satzzeichen. Achten Sie besonders auf die Schreibweise von Fremdwörtern, insbesondere wenn diese für den Empfänger eine Bedeutung haben.

Benutze es Universelle Tipps zum Schreiben von E-Mails an jeden Fremden, und Sie werden sehen, dass Ihre Chancen auf eine Antwort erheblich steigen.

Die Wirksamkeit der elektronischen Geschäftskorrespondenz hängt maßgeblich vom richtigen Thema ab. Nachdem der Empfänger die Liste der gesendeten Nachrichten durchgesehen hat, wird er wahrscheinlich bis zum Ende des Arbeitstages einen Brief ohne Betreff hinterlassen und wichtigeren Titeln den Vorzug geben.

Betreffzeilen im Format „von Alexander“, „für Vitaly“ und andere abstrakte Überschriften sind nur dann geeignet, wenn der Empfänger auf einen Brief wartet und in einem kürzlichen Gespräch darüber informiert wurde, dass ihm bald wichtige Informationen zugesandt werden. In allen anderen Fällen sind solche Themen erfolglos. Sie spiegeln nicht den Grund der Berufung, den Kern des Schreibens und seine Bedeutung wider.

Ein klar formulierter Satz von 2-4 Wörtern gilt als gelungenes Thema. Zum Beispiel: „Entwurf eines Berichts zur Genehmigung“, „Kommerzielles Angebot von Business-Trade LLC“, „Zur Frage der Lieferung von Schiefer“, „Schiefer. Vorschlag zur Prüfung.“

Unabhängig vom Zweck der Nachricht muss der Briefschreiber darauf achten, Aufmerksamkeit zu erregen. Also die Hinweise „Dringend!“, „An den Direktor persönlich“, „Wichtig!“ sollte in der Betreffzeile des Briefes nur dann angegeben werden, wenn die Nachricht wirklich von größter Bedeutung ist, nicht nur für den Absender, sondern auch für den Empfänger. Wenn jedem Brief derselben Kontaktperson ungerechtfertigte Aufmerksamkeiten beigefügt sind, reagiert der Empfänger nicht mehr darauf und schickt sie im Extremfall auf eine schwarze Liste oder leitet sie an Untergebene weiter.

Appellieren

Die E-Mail sollte mit einem Einspruch beginnen. Es ist äußerst wichtig, den vollständigen Namen des Empfängers zu verwenden und ihn richtig zu schreiben. Ein aufmerksamer Adressat, der einen Rechtschreibfehler in seinem Namen bemerkt, verliert wahrscheinlich das Vertrauen in den Verfasser der Nachricht und das Interesse an einer Fortsetzung des Dialogs.

Damit dies auch bei einem Massenmailing nicht passiert, sollten Sie es nicht versäumen, den Text des Anschreibens vor dem Versenden Korrektur zu lesen. Bei der Adressierung und Schreibung komplexer Nachnamen können Fehler meist in den Fallendungen verborgen bleiben. Unabhängig vom Status des Empfängers ist es richtiger, ihn mit Vornamen und Vatersnamen anzusprechen; wenn er nicht bekannt ist, dürfen traditionell neutrale Konstruktionen verwendet werden: „Guten Tag“, „Hallo“. Wohnen Verfasser und Empfänger des Briefes in unterschiedlichen Zeitzonen, ist folgende Anrede zulässig: „Guten Tag“, „Gute Stunde“.

Schätzen Sie Ihre eigene Zeit und die anderer Menschen

Die E-Mail sollte kurz, klar und frei von überwältigenden oder unnötigen Details sein. Diese Qualität ist besonders wichtig in Fällen, in denen die elektronische Korrespondenz als Beginn einer geschäftlichen Zusammenarbeit und nicht als deren Fortsetzung dient.

Im ersten Absatz der Beschwerde muss sich der Verfasser vorstellen, wenn die Korrespondenz noch nicht geführt wurde oder vor längerer Zeit unterbrochen wurde. Das optimale Design hierfür ist der traditionelle Satz: „Sie machen sich Sorgen um einen Mitarbeiter der Firma Business Trade, Wassili Kusnezow.“ Ich möchte unser Gespräch über die Prüfung des Vorschlags für die Bereitstellung von Sendern fortsetzen.“

Alle vollständigen Gedanken in einem Satz sollten logisch in Absätze unterteilt werden, Listen sollten eingegeben werden und Fettschrift und Unterstreichung sollten angemessen verwendet werden, was die Informationswahrnehmung des Lesers verbessert und die Zeit verkürzt, die er mit dem Eintauchen in das Thema verbringt. In der Regel besteht eine E-Mail selten aus mehr als 3-5 Absätzen.

Endgültiges Design

Es ist sinnvoll, E-Mail-Briefe mit einem geschäftlichen Abschied in der Art zu beenden: „Mit den besten Wünschen ...“, „Mit Respekt vor Ihnen ...“ usw. Aber mit Abschiedsworten wie „Immer Ihr ...“ .“, sollten Sie so vorsichtig wie möglich sein, da es sich um einen informellen Ton handelt und übermäßige Nähe vom Empfänger möglicherweise mehrdeutig wahrgenommen wird.

Der Unterschrift müssen Kontaktinformationen beiliegen. Es ist wichtig, Telefonnummern, Faxnummern, die offizielle Website der vertretenen Organisation sowie eine Ersatz-E-Mail-Adresse anzugeben, da der Empfänger die Kontaktadresse im Brief selbst sieht.

Gedanken, die während der Erstellung des Dokuments aufgetaucht sind, sollten nicht als Nachtrag formalisiert werden. Wie Sie wissen, ist ein solcher Ausdruck verspäteter schriftlicher Ideen nur in der persönlichen Korrespondenz angebracht. Durch die elektronische Eingabe können Sie den Textinhalt der Beschwerde jederzeit ändern. Zum Schreiben verwenden P.S. kann vom Empfänger negativ wahrgenommen werden, der nicht ohne Grund das Gefühl hat, dass der Adressat sich die Zeit genommen hat, zusätzliche Informationen harmonisch in den Brief aufzunehmen, und beschlossen hat, sich auf eine hastige Ergänzung zu beschränken.

Ein Lebenslauf reicht nicht immer aus, um einem guten Spezialisten einen Job zu verschaffen.

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Hilft das Schreiben eines Briefes wirklich dabei, ein Jobproblem schneller zu lösen? Welche Nuancen müssen bei der Erstellung eines Dokuments berücksichtigt werden?

Schauen wir uns diese Probleme genauer an.

allgemeine Informationen

Ein Brief an einen Arbeitgeber über die Bewerbung um eine Stelle enthüllt Aspekte des Bewerbers, die nicht im Lebenslauf enthalten sind: persönliche Qualitäten, Berufserfahrung, Fachkenntnisse usw.

Es zeigt Motivation und Interesse an einer konkreten Stelle. Mit einer erfolgreichen Vorbereitung steigen die Chancen auf ein Vorstellungsgespräch, da es für die Führungskraft viel einfacher ist, die Fähigkeiten der Fachkraft richtig einzuschätzen.

Die betreffenden Dokumente sollen die Aufmerksamkeit des Arbeitgebers wecken und ihn zur Einarbeitung anregen.

Sie sind in mehrere Kategorien unterteilt:

• begleitend;
• unabhängig (Anfrageschreiben);
• Forderungsbrief;
• Bewerbungsschreiben;
• Werbebriefe.

Die Arbeitsgesetzgebung enthält keine Informationen über die Rechtswidrigkeit der Verwendung solcher Dokumente. Ihre Erstellung hat beratenden Charakter und liegt nicht in der Verantwortung der Bürger.

Wie schreibe ich einen Brief an einen Arbeitgeber über die Bewerbung um eine Stelle?

Wenn Sie eine Anstellung in einem großen in- oder ausländischen Unternehmen anstreben, müssen Sie beim Verfassen des Briefes so verantwortungsvoll wie möglich vorgehen.

Sie muss in allen Belangen einwandfrei sein, denn davon hängt Ihr zukünftiges Schicksal als Kandidat für die Stelle ab.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Formatierung, einem gut lesbaren Text und dem Fehlen mehrdeutiger Formulierungen.

Die Standardregeln sind:

• Es wird hochwertiges weißes Papier verwendet, das sauber und glatt ist.
• Die Breite des linken Randes beträgt mindestens 2 cm. Der Text wird im Abstand von 1-2 auf einer Seite gedruckt. Der Absatz beginnt mit einer roten Linie. Es ist ratsam, kein Blatt vor den Mund zu nehmen.
• Der Arbeitgeber sollte mit Namen und Vatersnamen angesprochen werden.
• Es werden nicht mehr als fünf Verdienste des Kandidaten angegeben.
• Die Signatur wird am Ende mit blauer Tinte hinzugefügt (um einen schönen Kontrast zu schaffen).

Beispiele:

Beispiel für ein kurzes Anschreiben
Ein weiteres Beispiel für einen Brief an einen Arbeitgeber

Wenn Sie Muster für Bewerbungsschreiben benötigen, laden Sie diese von unserer Website herunter:

Das Dokument wird erstellt:

• ein gesondertes Formular, wenn der Lebenslauf in gedruckter Form eingereicht wird;
• im Hauptteil der E-Mail, wenn Sie planen, sie per E-Mail zu versenden.

Bei der Erstellung eines Dokuments ist es wichtig, die „Kopfzeile“ richtig zu formatieren.

Im oberen Teil (in der rechten Ecke) steht der vollständige Name des Adressaten, dann der Name der Organisation, darunter das Datum im Format 01.MONAT.2016 oder 01.01.2016. Geben Sie als Nächstes die Adresse des Unternehmens an, in dem der Kandidat arbeiten möchte.

Das Dokument sollte kurz sein.

In den meisten Fällen reicht eine Seite bestehend aus 3 Teilen:

Einleitend	Beginnen Sie Ihren Brief mit einem interessanten Vorschlag, der mit Sicherheit die Aufmerksamkeit des Arbeitgebers erregen wird. Es sollte einen Zweck und Gründe für die Bewerbung geben (eine Anzeige in einer Zeitung, eine Empfehlung eines Firmenmitarbeiters, eine Anzeige im Fernsehen usw.), auf welche Stelle Sie sich bewerben.
Hauptsächlich	Enthält kurze und wertvolle Informationen zu Qualifikationen und Erfahrungen. Sie müssen den Empfänger davon überzeugen können, dass Sie über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Schreiben Sie, wie genau Sie für diese Organisation nützlich sein können, bieten Sie an, Ihren Lebenslauf einzusehen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, Ihr Interesse am Unternehmen zu zeigen: Informieren Sie sich vorab über das Tätigkeitsfeld und die Geschichte. All dies wird sich positiv auf die endgültige Entscheidung auswirken.
Finale	Der Wunsch des Kandidaten nach einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch wird zum Ausdruck gebracht und seine Bereitschaft, alle Nuancen zu besprechen. Es ist sinnvoll, hier Kontakte anzugeben. Durch das Anhängen Ihres Fotos können Sie den persönlichen Charakter des Appells unterstreichen.

Behalten Sie während des gesamten Schreibens eine positive Einstellung hinsichtlich der Möglichkeit bei, die betreffende Stelle zu erhalten.

Halten Sie sich an die Anforderungen eines formellen Geschäftskommunikationsstils:

• Genauigkeit der Informationsdarstellung;
• Einhaltung grammatikalischer, syntaktischer und lexikalischer Normen beim Schreiben;
• Konsistenz und Objektivität des Inhalts;
• Prägnanz und eine ausreichende Anzahl von Fakten.

Grundlegende Fehler

Beim Verfassen eines Dokuments treten häufig Mängel auf, die den ersten Eindruck negativ beeinflussen können.

Die häufigsten sind:

• Übermäßiger Gebrauch des Pronomens „ich“. Denken Sie daran, dass Sie keine Autobiografie, sondern einen Geschäftsbrief schreiben. Die übermäßige Verwendung dieses Wortes beeinträchtigt die korrekte Wahrnehmung von Informationen.
• Äußern Sie die Bitte, einen Lebenslauf durchzusehen oder Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Dieses Vorgehen zeigt die Schwäche des Bewerbers und verliert das Interesse des Lesers.
• Es gibt keine konkreten Gründe, warum Sie sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollten. Das Anschreiben muss die Leistungen und Stärken des Kandidaten überzeugend hervorheben.
• Verdoppelung der im Lebenslauf enthaltenen Fakten. Die Vorteile sollten eher aphoristisch dargelegt werden. Zum Beispiel: „Dank meiner Kommunikationsfähigkeiten und meiner vierjährigen Erfahrung als Redner konnte ich meinen Umsatz in vier Monaten um das Dreifache steigern.“
• Fazit im passiven Ton – bitte anrufen oder einen Brief schreiben. Schreiben Sie stattdessen, dass Sie den Empfänger nach einer bestimmten Zeit kontaktieren oder er Sie unter der angegebenen Nummer zurückrufen kann.

Beachten Sie beim Verfassen Ihres eigenen Dokuments weitere wichtige Nuancen:

• Beim Schreiben des vollständigen Namens des Adressaten dürfen Sie keine Fehler machen. Wenn der Name nicht sicher bekannt ist, empfiehlt es sich, gebräuchliche Redewendungen zu verwenden. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Leiter der Abteilung X.“
• Tippfehler sind nicht erlaubt. Es wird empfohlen, das Dokument mehrmals zu überprüfen. Geben Sie es vielleicht einer anderen Person zur Überprüfung.
• In der Geschäftskorrespondenz dürfen Sie keine umgangssprachlichen und dialektalen Wörter oder Interjektionen verwenden.
• Der Manager interessiert sich für das, was Sie dem Unternehmen geben können, nicht für das, was Sie bekommen können. Schreiben Sie daher nicht darüber, was Sie in der vorgeschlagenen Position lernen möchten.
• Das Bewerbungsschreiben sollte nur die positiven Eigenschaften des Kandidaten enthalten. Es hat keinen Sinn, Schwächen zu erwähnen.

Befolgen Sie alle Regeln für das Verfassen eines Geschäftsbriefs für eine Anstellung und vergessen Sie nicht, die individuellen Besonderheiten des Unternehmens zu berücksichtigen. Überprüfen Sie das fertige Dokument sorgfältig, dann ist die Wahrscheinlichkeit, ein Vorstellungsgespräch zu bekommen, viel höher.