16أبريل

مرحبًا! في هذه المقالة سنتحدث عن الرسائل التجارية.

اليوم سوف تتعلم:

1. لماذا لم تفقد المراسلات التجارية أهميتها؟
2. ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة وكيفية تنسيقها؟
3. كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح.

الآن خارج نوافذنا حان وقت التكنولوجيا العالية والإنترنت. لكن المراسلات التجارية لم تفقد أهميتها وأهميتها، بل انتقلت ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. دعونا نتحدث اليوم عن سبب أهمية أن تكون قادرًا على كتابة وتنسيق رسائل العمل.

لماذا تحتاج المراسلات التجارية؟

في البداية، هذه فرصة لتبادل الآراء والاقتراحات والأفكار مع الموظفين أو شركاء العمل. وبمساعدة المراسلات، يقومون بتقديم الشكاوى والطلبات وتوضيح سوء التفاهم بين الشركات.

المراسلات التجارية هي أحد أنواع المراسلات الرسمية.

الفرق بين الرسائل التجارية وغيرها

الاختلافات الرئيسية هي كما يلي:

• أسلوبية العرض؛
• مفردات لا تسمح بالتعبير الواضح عن المشاعر؛
• يتم ذلك على الورق الرسمي للشركة؛
• الخط ليس صغيرًا جدًا، ولكنه ليس كبيرًا أيضًا، وهو نفسه في النص بأكمله؛
• نادرًا ما تشغل أكثر من صفحة واحدة؛
• وجود تسلسل قيادي رسمي صارم.

أنواع الرسائل التجارية

يمكن تقسيم جميع رسائل العمل إلى عدة مجموعات. سنتناول كل منها بمزيد من التفصيل ونقدم وصفًا موجزًا.

رسائل لا تحتاج للرد.

• خطاب الضمان
• مصاحب؛
• معلوماتية؛
• رسالة تحذير؛
• رسالة تذكير.

الرسائل التي تتطلب الرد.

• جاذبية؛
• يعرض؛
• طلب؛
• متطلبات؛
• التماس.

خطابات غير تجارية.

• خطاب دعوة؛
• رسائل التعزية؛
• رسائل تعبر عن الامتنان؛
• رسائل تخبر عن شيء ما؛
• رسائل تحتوي على توصيات؛
• خطابات الضمان
• خطابات تؤكد استلام البضاعة وتقديم الخدمة وما إلى ذلك؛
• رسائل تهنئة في مختلف المناسبات؛
• خطاب طلب؛
• خطابات التعليمات؛
• تغطيه الرسائل.

خطابات تجارية.

وعادة ما يتم استخدامها قبل الدخول في اتفاقية، وكذلك أثناء سريان العقد.

وتشمل هذه:

• رسائل الرد على الاستفسارات؛
• طلب مباشر؛
• - خطاب يُقترح فيه إجراء معاملة أو إبرام اتفاقية؛
• مطالبة؛
• تذكير؛
• رسالة تحتوي على تحذير بشأن إنهاء الاتفاقيات أو ضرورة الوفاء بالالتزامات وما إلى ذلك.

إذا تحدثنا عن التصنيف حسب الهيكل، فهناك نوعان من الرسائل التجارية:

• تحتوي على نص المؤلف ومكتوب بشكل حر؛
• تم تجميعها وفقا لنمط صارم.

بواسطة المرسل إليه.

• التعميم – رسالة يتم إرسالها إلى عدة مرسلين؛
• عادي - يتم إرساله إلى مستلم واحد نيابة عن شخص واحد؛
• الجماعية - يتم إرسالها إلى مستلم واحد، ولكن من عدة أشخاص.

كما يتم تقسيم الرسائل حسب الشكل الذي أرسلت به:

• تم إرسالها كرسالة فاكس؛
• أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني.
• تلك التي يتم إرسالها في مظاريف عادية.

هناك أنواع من الرسائل التي يجب، لأسباب أخلاقية، أن تكون مكتوبة بخط اليد وليس مطبوعة. وهذا ينطبق على التعازي والتهاني.

أسرار التصميم السليم

ينقسم نص الرسالة إلى أجزاء تمهيدية ورئيسية ونهائية. إنهم مرتبطون منطقيا ببعضهم البعض. يتضمن الجزء التمهيدي الظروف التي أدت إلى إنشاء الرسالة، ويمثل الجزء الرئيسي المحتوى نفسه. أما الجزء الأخير فيلخص النتائج التي تعبر عن الطلب والرفض وما إلى ذلك.

بشكل عام، يمكن تسمية المراسلات التجارية بكل المسؤولية بالفن، لأنه من الضروري تعلم كيفية إجرائها بشكل صحيح، مع مراعاة جميع المتطلبات. بعد كل شيء، في أغلب الأحيان نفكر فقط في المعلومات المقدمة بوضوح، وننسى حقيقة أن الرسالة يمكن اعتبارها وجه الشركة.

الأسلوبية.

يتم الاحتفاظ بكل حرف بأسلوب عمل صارم، باستخدام وسائل الكلام المميزة للوثائق الرسمية.

متطلبات تقديم المعلومات.

جميع المعلومات الواردة في الرسالة معروضة على النحو التالي:

• موجهة، مخصصة لشخص معين؛
• يجب أن تكون جميع المعلومات حديثة اعتبارًا من تاريخ الكتابة؛
• موثوق؛
• بحيادية
• مسبب؛
• على أكمل وجه ممكن، بحيث يمكن اتخاذ القرار بناءً عليه.

استمارة.

أولاً، يتم كتابة الرسالة على ورق رسمي خاص بالشركة.

• لكتابة خطاب عمل، يتم استخدام أوراق بحجم A4؛
• يجب أن يكون الهامش الأيسر للنموذج 3 سم على الأقل، لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم إرساله إلى الملف؛
• يشار إلى اسم الشركة وعنوانها القانوني والفعلي وعنوان البريد الإلكتروني؛
• من الأفضل استخدام الخط القياسي Times New Roman، الحجم 12. وهو الأمثل وسهل القراءة؛
• يُسمح بإعداد خطابات عمل دون استخدام ترويسة، ولكن بعد ذلك لا تزال بحاجة إلى تقديم المعلومات من النموذج.

إذا كانت الرسالة تتناول معاملات كبيرة تتعلق بالتمويل أو معلومات سرية ذات طبيعة أخرى، فلا ينصح بإرسال مثل هذه الرسائل عن طريق الفاكس أو إلكترونيا. إنها الطريقة القديمة الأفضل، في ظرف ورقي عادي.

الترقيم.

إذا كانت الرسالة مكونة من عدة صفحات، يتم ترقيمها ابتداء من الثانية. تم وضع علامة على الأرقام في الأعلى في المنتصف بالأرقام العربية. لا توجد نقاط بجانب الرقم.

التقسيم إلى أجزاء.

وهذا يعني تقسيم الرسالة إلى فقرات. يجب ألا يتدفق النص في دفق مستمر، وإلا فلن يتم إدراكه ببساطة. بفضل التقسيم إلى فقرات، يمكنك معرفة أين تنتهي فكرة وتبدأ أخرى.

توافر الإصلاحات.

لا يُنصح بالسماح بالتصحيحات أو الأخطاء المطبعية أو المحو. يجب كتابة الرسالة بشكل صحيح، ويجب طباعة النص على فترات 1.5 - 2.

التفاصيل المستخدمة.

سنشير فقط إلى أهمها، لأننا تحدثنا عنها بإيجاز قبل قليل:

• إذا كانت الشركة مملوكة للدولة، يتم استخدام شعار النبالة للاتحاد الروسي. وهي تقع في منتصف الشكل الرسمي؛
• اسم الشركة بالكامل؛
• أرقام الفاكس والهاتف؛
• رقم الحساب المصرفي؛
• المرسل إليه - ويتم استخدام اسم الشركة المتلقية في الحالة الاسمية للإشارة إلى منصب ولقب المستلم، استخدم حالة الجر؛
• إذا كان المستلم لديه درجة أكاديمية أو لقب أكاديمي، قم بالإشارة إليه قبل الاسم الأخير للشخص؛
• تتم كتابة أي تفاصيل على سطر جديد وبحرف كبير.

رسالة عمل بعد الاجتماع

لقد عقدت اجتماع عمل، وكان هناك بعض الآفاق ل. سنناقش كذلك كيفية عكس ذلك في الرسالة.

1. بادئ ذي بدء، في بداية الرسالة، قم بالإشارة إلى تاريخ ووقت اتصالك مع شريكك المحتمل، حتى لو مرت بضعة أيام منذ الاجتماع.
2. تجنب الأخطاء أو العبارات المعقدة للغاية: اجعل الرسالة قصيرة وواضحة، ولكن بطريقة تجعل المستلم يرغب في قراءتها.
3. اذكر موضوع الحديث. على سبيل المثال: " لقد ناقشنا تكلفة المزهرية ذات الطراز الفينيسي.»
4. التأكد من أن متلقي الرسالة يعبر عن رأيه في موضوع الاجتماع.
5. حدد وقتًا يمكنك فيه التواصل عبر الهاتف أو الاجتماع شخصيًا.
6. دع المتلقي يعرف أنك تتطلع إلى العمل معه: " وإنني أتطلع إلى العلاقات التجارية المستقبلية معكم«.
7. أنهِ رسالتك بالعبارة التالية أو ما شابهها: " أطيب التمنيات لك...».

خطابات الأعمال الإلكترونية

من المستحيل تجاهل متطلبات تصميمها، حيث يتم الآن إصدار المزيد والمزيد من الرسائل في شكل إلكتروني، وليس في شكل ورقي. ففي النهاية، إنه القرن الحادي والعشرين.

إن إعداد خطاب عمل إلكتروني ليس بالأمر الصعب؛ فمتطلبات التنسيق مطابقة للرسائل التقليدية. الشيء الوحيد هو أن مثل هذه الرسالة يجب أن تحتوي دائمًا على عنوان (أو سطر الموضوع) حتى لا تضيع في تدفق الوثائق.

بالإضافة إلى ذلك، عند الرد على مثل هذه الرسالة، من الأفضل عدم تغيير موضوع الرسالة، لذلك ستفهم بسرعة ما يقال إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.

كما يجب عليك عدم استخدام أحدث البرامج عند إنشاء مرفقات بهذه الرسائل؛ فهذا أبعد ما يكون عن حقيقة أن المستلم الخاص بك لديه نفس الشيء. إذا لم يكن هناك، فلن يتم فتح الرسالة ببساطة.

لا تستخدم الرموز التعبيرية عند كتابة خطاب عمل إلكترونيًا. التكنولوجيا رائعة، لكن اجعلها تشبه الأعمال عند الكتابة.

ما هو الموعد النهائي للرد على الرسالة؟

إذا تم تصنيف الرسالة على أنها تتطلب الرد، فإن موعد الرد يعتمد على المعلومات الواردة في الرسالة:

• إذا تلقيت طلبًا، فيرجى التأكد من استلامه خلال الأيام الثلاثة التالية من استلامه. ويمكن إعطاء الإجابة النهائية خلال شهر؛
• إذا كنا نتحدث عن التعازي، فيمكن إرسالها في غضون عشرة أيام بعد وقوع الحدث الحزين؛
• يجوز إرسال التهاني خلال 8 أيام من لحظة علمك بالموعد الخاص؛
• وإذا تحدثنا عن القواعد العامة للأخلاق الحميدة فالأفضل الرد على الرسائل خلال سبعة أيام.

كيفية كتابة خطاب عمل: بلغة بسيطة عن أشياء معقدة

التمييز بين خطاب العمل والمراسلات الشخصية. لقد تحدثنا اليوم أكثر من مرة عن ماهية هذه الاختلافات، ويجب ألا ننساها. الآن دعونا نلقي نظرة على كتابة رسالة خطوة بخطوة.

المرحلة 1. نشير إلى المرسل إليه.

في الزاوية اليمنى العليا من النموذج، نكتب اللقب والأحرف الأولى وموقع الشخص الذي نوجه إليه الرسالة. إذا كان المرسل إليه منظمة، فاذكر عنوانها القانوني.

المرحلة 2. جاذبية.

نضعه في منتصف النموذج. ويتم تنفيذه بطريقة محترمة، دون اختصارات أو محو.

مثال: عزيزي (الاسم، اللقب)!كما يمكن مخاطبة المرسل إليه من خلال الإشارة إلى موقفه. لكن عندما تخاطب شخص بالاسم فإن ذلك يخفف من التوتر النفسي ويشير إلى أن علاقة العمل مستقرة وراسخة.

المرحلة 3. بيان الغرض.

اشرح الغرض من الرسالة وجوهرها وأفكارها الرئيسية. هذا الجزء هو الجزء الرئيسي. اكتب عما تريد قوله، ما هو سبب استئنافك. لكن لا تنسى الأسلوب الرسمي والمحايد.

المرحلة 4. تقديم المقترحات والتوصيات.

تشير أي رسالة عمل تقريبًا إلى أن المرسل إليه سوف يستجيب لها. هذا بشكل عام ليس مطلوبًا إلا من خلال الرسائل ذات الطبيعة الإعلامية. لذلك، لا تصف المشكلة فحسب، بل تقترح أيضًا كيفية حلها.

إذا قمت بتقديم شكوى، واطلب اتخاذ إجراءات معينة، وإذا عرضت التعاون، فأخبرنا بالخيارات المتاحة.

ببساطة، يجب على الشخص الذي يتلقى الرسالة أن يرى أنه لا يريد شيئًا منه فحسب، بل يجب أن يفهم أيضًا كيف يمكن تحقيق ذلك.

كيفية إنهاء خطاب العمل

يجب كتابة خطاب العمل بشكل مثالي. إذا لم يتم اتباع قواعد الكتابة، فقد يؤثر ذلك سلبًا على سمعة الشركة ككل. لذلك، نقترح الآن أن نتناول بمزيد من التفصيل تصميم الجزء الأخير من خطاب العمل.

في نهاية الرسالة، قم بتلخيص كل ما تمت مناقشته سابقًا. ولكن لا يجب أن تمتد استنتاجاتك إلى 10 جمل، ففي رسائل الأعمال يتم تقدير الإيجاز والإيجاز. من الأفضل أن تقتصر على العبارات البسيطة.

سنبني النهاية على مؤشرين: يجب أن تكون مهذبة وصحيحة قدر الإمكان. هناك خيارات مختلفة لكيفية بنائه.

وهنا بعض الأمثلة:

• شكرا لاهتمامكم أو مساعدتكم: شكرًا لك! (دعني أشكرك...)؛
• عبر عن آمالك للمستقبل: نأمل في تعاون متبادل المنفعة (نأمل أن نتلقى الرد في المستقبل القريب...)؛
• يمكنك بناء عبارة لطمأنة المرسل إليه بشيء ما: سنكون سعداء بالتعاون معكم؛
• تقديم طلب: نطلب منكم الإبلاغ عن النتائج؛
• نعتذر عن أي إزعاج: أعتذر عن التأخير غير المتوقع في دفع ثمن المادة.

كيف نقول وداعا للمتلقي.

على الرغم من أن المراسلات رسمية، يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة.

وهنا عدد قليل من الخيارات:

• مع احترامي لك...;
• مع تمنياتي بالنجاح...;
• أطيب التمنيات…

نوقع بشكل صحيح.

عند التوقيع على الرسالة، حدد منصبك واسمك الأول والأخير. إذا كنت تشك في مدى ملاءمة عبارة مثل: "" تفضلوا بقبول فائق الاحترام" -فقط لا تستخدمه.

يمكنك الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة بك أو رقم الهاتف الإضافي أو عنوان البريد الإلكتروني في التوقيع، وبذلك تثبت للمستلم أنك مستعد للتواصل والتعاون معه.

في الجزء التالي من مقالتنا أود أن أتحدث عن رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية.

رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية

لا يوجد شكل منظم لتأليف مثل هذه الرسائل. كل شيء يعتمد على الغرض من الرسالة ومن هو المرسل إليه. فيما يلي بعض التوصيات المختصرة للصياغة.

تاريخ الكتابة.

إذا كنا نكتب في الولايات المتحدة الأمريكية، فعند الإشارة إلى التاريخ نضع الشهر أولاً، ثم اليوم ثم السنة فقط. إذا كان إلى المملكة المتحدة، يتم إدخال التاريخ كما هو الحال في الاتحاد الروسي. في هذه الحالة، اكتب الشهر بالحروف لتجنب الالتباس.

تفاصيل المستلم.

• إذا كتبت لرجل فتواصل معه بهذه الطريقة: السيد (أدخل الاسم الأخير)؛
• إذا كانت المرأة متزوجة: السيدة (أدخل الاسم الأخير)؛
• إلى سيدة غير متزوجة: ملكة جمال (أشير إلى الاسم الأخير) ؛
• إذا كنت لا تعرف حالة السيدة: السيدة (أدخل الاسم الأخير).

تحديد العنوان.

الترتيب هو عكس الترتيب المقبول في الاتحاد الروسي: المكتب، رقم المنزل، اسم الشارع، الرمز البريدي، اسم الولاية (إذا كنت تكتب في الولايات المتحدة الأمريكية)، اسم المقاطعة واسم البلد (إذا كنت تكتب في المملكة المتحدة).

كيفية الاتصال بالمستلم.

المكالمات القياسية:

• سيدتي العزيزة؛
• سيدي العزيز؛
• سيدي العزيز او سيدتي؛
• عزيزتي السيدة؛
• عزيزي.

بعد العنوان نضع فاصلة (في حالة الكتابة إلى المملكة المتحدة) أو نقطتين (في حالة الكتابة إلى الولايات المتحدة الأمريكية). ليس من المعتاد وضع علامة تعجب.

موضوع.

تأكد من الإشارة إلى موضوع الرسالة، كما هو الحال في الاتحاد الروسي.

النص الرئيسي.

قسمها إلى فقرات. أو اكتب كل جملة على سطر جديد.

كيف تقول مع السلامة.

على سبيل المثال، مثل هذا: " نشكرك على المساعدة، نبقى لك حقًا"- شكرًا لك أيها المخلص...، على الرغم من أنها قد تكون أقل رسمية.

تسجيل التوقيع.

نضع توقيعنا تحت فقرة الوداع، ونشير إلى اسمنا الأول والأخير، واسم الشركة والمنصب.

تصميم التطبيقات.

إذا كنت تريد إرفاق أي مستندات، يرجى الإشارة إلى ذلك في نهاية الرسالة: " إنك."وقائمة التطبيقات.

ماذا أكتب بحرف كبير.

• الأسماء الأخيرة والأحرف الأولى؛
• أسماء الشركات؛
• أسماء المدن والولايات، وما إلى ذلك؛
• أي كلمات تشير إلى المنصب الذي يشغله؛
• كلمات الوداع الأولى؛
• عناوين الافتتاح.

قبل أن ننهي المحادثة، إليك بعض الأمثلة على رسائل الأعمال باللغتين الروسية والإنجليزية.

عينات من الرسائل التجارية باللغتين الروسية والإنجليزية

خاتمة

لتلخيص، أود أن أقول إن خطاب العمل هو أداة للتواصل في أي مجال من مجالات النشاط. إذا تمت كتابته بشكل صحيح، فإنه بالتأكيد سيقدم شركتك في ضوء إيجابي.

من ناحية أخرى، فإن الرسالة المكتوبة بشكل غير دقيق وبها أخطاء يمكن أن تدمر تماما الأعمال الواعدة. اكتب الحروف بشكل صحيح، وحاولنا أن نخبرك بكيفية القيام بذلك.

أصدقائي الأعزاء، قررت اليوم أن أكتب عن موضوع مؤلم وهو كيفية كتابة الرسائل 😉. أعتقد أن العديد من الخبراء في مختلف المجالات يتلقون العديد من الرسائل كل يوم تتضمن أسئلة وطلبات للمساعدة.

خادمك المتواضع ليس استثناء :) عدد الرسائل التي تحتوي على أسئلة وطلبات للمساعدة يبلغ متوسطه 40-50 يوميًا ويتجاوز في بعض الأحيان قدرتي الجسدية على الإجابة عليها.

يتكون جزء كبير من المراسلات من رسائل لا يتم فيها صياغة الأسئلة وأوصاف المشكلات بشكل صحيح تمامًا، ولهذا السبب تتطلب رسائل توضيحية إضافية، الأمر الذي يستغرق وقتًا غير ضروري لكل من المرسل والمستلم.

في هذا المنشور أريد أن أتحدث عن كيفية كتابة رسائل تحتوي على أسئلة بشكل صحيح للمتخصصين، بحيث يستغرق الحصول على المعلومات التي تحتاجها الحد الأدنى من الوقت ولا يتطلب مراسلات غير ضرورية.

القاعدة الأساسية، في رأيي، هي أنه من المهم جدًا في الرسالة أن توضح أنك تقدر وقت المستلم. يجب أن يكون كل شيء موجزًا ​​​​ومصاغًا بوضوح.

1. تحية

أعتقد أن أي رسالة يجب أن تبدأ بتحية. "مرحبًا"، "مرحبًا"، "مساء الخير" - كتابة هذه الكلمات ليست صعبة وتستغرق ثوانٍ. أنا شخصياً لا أحب رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتضمن تحية. لا شيء يُقدَّر بثمن باهظ أو يُعطى بثمن بخس مثل الأدب.

2. الدعوة بالاسم

في جميع صفحات موقع المدونة التي يوجد بها نموذج الملاحظات (على سبيل المثال، صفحة "")، أكتب دائمًا "اسمي ميخائيل"، لذلك لا أرى مشكلة في عدم مخاطبة الأشخاص بالاسم بالحروف. لا شعوريًا، أي شخص يحب أن يُنادى باسمه.

وعلى الرغم من أنني أحب "مايك" أكثر من "ميخائيل" 😉، إلا أن أي اتصال بالاسم سيفي بالغرض 🙂.

3. جوجل سؤالك أولا.

كم مرة اضطررت في المراسلات إلى تقديم روابط للمواد التي وجدتها بمجرد كتابة السؤال المطروح علي في محرك البحث! ليس لدي ما يكفي من أصابع اليدين والقدمين 😉!

على محمل الجد، أنصحك بصدق أن تبحث أولاً في Google عن السؤال الذي تهتم به في إصدارات مختلفة (بما في ذلك باللغة الإنجليزية، يمكنك ترجمته من خلال مترجم Google) وقضاء بعض الوقت في دراسة المواد الموجودة.

في معظم الحالات، يمكنك بسهولة العثور على إجابات لأسئلتك في محركات البحث أو في المنتديات (يأتي الكثير من الأشخاص إلى هناك للتواصل ومناقشة مشكلات محددة حول مواضيع مختلفة والإجابة على الأسئلة). لماذا تضيع وقت شخص آخر بينما يمكنك في كثير من الحالات العثور بسهولة على كل ما تحتاجه بنفسك؟

🔥 بالمناسبة!لقد قمت بإصدار دورة مدفوعة الأجر حول الترويج لمواقع الويب باللغة الإنجليزية. إذا كنت مهتمًا، يمكنك التقدم بطلب القائمة المبكرة من خلال هذا النموذج لتكون أول من يعلم بإصدار الدورة وتحصل على خصم خاص.

أتمنى لك النجاح في زيادة عدد الزيارات إلى مواقعك!

الحلوى لهذا اليوم عبارة عن فيديو لرجل يقوم بعمليات السحب على شريط أفقي بإصبع واحد. انا أريد ذلك أيضا :)

إحدى الأنشطة اليومية الشائعة للبشرية هي كتابة الرسائل. إلا أن عدد الحروف لا يدل على فعاليتها. وهذا يعني أن جزءًا كبيرًا من البشرية ليس لديه أي فكرة كيفية كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح.لسوء الحظ، قليل من الناس يعلمون كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح.

ما هو البريد الإلكتروني الصحيح؟هذه رسالة بريد إلكتروني من المؤكد أنك ستتلقى ردًا عليها. من الصعب الجدال مع حقيقة أن حرفًا واحدًا يمكن أن يغير حياتك.

أي حرف– منتج سيثير اهتمام المشتري (المرسل إليه) أو لا يثير اهتمامه. وهذا يعني أن المستلم قد يتلقى عشرات، وربما مئات، من الرسائل يوميًا، وكقاعدة عامة، فهو غير قادر جسديًا على الرد عليها بالاهتمام الواجب. يرسل هؤلاء الأشخاص ببساطة معظم الرسائل إلى سلة المهملات. والأمر متروك لك حيث سيرسل المرسل إليه رسالتك - إلى سلة المهملات أو إلى لوحة الرد.

دعونا نكتشف متى لا يجد المرسل إليه (المرسل) والمرسل إليه (المستلم) لغة مشتركة.

موقف المرسل إليه:

يتلقى العديد من الرسائل كل يوم
- الشخصيات العامة تتلقى رسائل الثناء
- رسائل تحتوي على مجموعة قياسية من الأسئلة والطلبات
- قلة وقت الفراغ
- سوف يقدم مساعدة سريعة، لا أكثر

موقف المرسل إليه (المرسل):

يستغرق وقتًا طويلاً للتوصل إلى الرسالة المثالية (غالبًا ما تكون طويلة جدًا)
- الثقة في أصالة الطلب وتفرده وخصوصيته
- الثقة في حالتك الفردية
- الثقة بأنهم لا يستطيعون رفضه
- يصف في رسالته العديد من التفاصيل حتى يتمكن المرسل إليه من فهم وجهة نظره بشكل أفضل

إن سر الحصول على رد على رسالتك بسيط - ضع نفسك مكان المستلم وبعد ذلك فقط اكتب بريدًا إلكترونيًا. دعونا نلقي نظرة على بعض النقاط التي يأخذها العديد من المستلمين في الاعتبار عندما يريدون الرد على رسالة ما. ربما تكون المتطلبات صارمة إلى حد ما، لكن هذا هو الواقع ولا مفر منه.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا سيتم الرد عليه بالتأكيد؟

وقت.

كل رجل أعمال يقدر وقته. لذلك، احترم وقت المرسل إليه، وحاول اكتشاف الموقف بنفسك، وربما لن تحتاج بعد الآن إلى كتابة خطاب. عليك ان تؤمن بنفسك. استخدم Google أو Yandex، حيث يمكنك هنا العثور على إجابات للعديد من أسئلتك.

تحيات.

تأكد من بدء رسالتك الإلكترونية بتحية محايدة ولا تستخدم كلمة "مرحبًا". لا يبدو صحيحا.
اسم المستقبل.

تأكد من أنك تعرف اسم المستلم الخاص بك. لا تقصر نفسك على "مرحبًا" الجافة. إن مخاطبة المستلم بالاسم يجعل بريدك الإلكتروني أكثر شخصية ومختلفًا عن البريد العشوائي.

لا تحاول أن تخطئ في اسم المرسل إليه. في هذه الحالة، حتى الأخطاء المطبعية لا تغتفر. يؤثر هذا على الصفات الشخصية للمستلم وغالباً ما لم يعد المرسل إليه يقرأ الرسالة نفسها، بل يرسلها ببساطة إلى سلة المهملات.

الاتصال العاطفي.

من الضروري إقامة اتصال عاطفي مع المتلقي قبل الحديث عن العمل.

جمع معلومات أكثر عن المتلقي وهواياته وأعماله وخصائصه. سيساعدك هذا على التأكيد على نقاط معينة في حياة المتلقي، مما سيجعل المتلقي يشعر بالاهتمام بك، وسيرغب في الاستماع إليك وربما مساعدتك. سيكون الإيجاز والإيجاز والصدق في صالحك.

الإيجاز والإيجاز مرة أخرى.

تذكر دائمًا أن وقت أي شخص لا يقدر بثمن. لا تكتب رسائل من عدة صفحات، ولا تدخل في سيرتك الذاتية منذ الولادة وحتى الوقت الحاضر. اكتب في صلب الموضوع وباختصار قدر الإمكان. بحيث يمسك المتلقي بالجوهر ولا يمل من عدد التفاصيل التي تدرجها له. كقاعدة عامة، لا تتم قراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمفصلة ويتم إرسالها على الفور إلى سلة المهملات. يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني مقنعة في بضع جمل، أو ابحث عن مستلم آخر يرغب في قراءة مونولوجات متعددة الصفحات.

تعريف.

اجعل رسالتك قصيرة، وعبّر بشكل واضح ومحدد عما تريد نقله إلى المرسل إليه. لا تثير فضول المتلقي بعبارات: إذا كنت تريد معرفة ما يمكنني تقديمه لك، أو إذا كنت أفعل أشياء مشابهة لأشياءك وربما يمكننا التعاون. مثل هذه العبارات تقتل رغبة المستلم في الرد عليك، ويتم إرسال الرسائل إلى سلة المهملات، ويتم حظر المستلمين.

قم بتوفير روابط لمواردك، مع التأكد من أن الروابط تعمل. لا تكتب أبدًا الحروف بأحرف كبيرة. هذا يشير إلى أنك تصرخ أو تطالب بشيء ما. سيتم تجديد العربة مرة أخرى بخطابك.

كما لا تكتب الحروف بأحرف صغيرة فقط. تذكر كيف تتم كتابة الكتب. يجب أن تكون الحروف الكبيرة موجودة في النص عند الضرورة.

تحقق من الرسالة بحثًا عن الأخطاء وعلامات الترقيم. انتبه بشكل خاص إلى تهجئة الكلمات الأجنبية، خاصة إذا كانت ذات معنى بالنسبة للمتلقي.

استخدمه نصائح عالمية لكتابة رسائل البريد الإلكترونيلأي شخص غريب، وسترى أن فرص حصولك على الرد ستزداد بشكل كبير.

تعتمد فعالية المراسلات التجارية الإلكترونية إلى حد كبير على الموضوع الصحيح. بعد الاطلاع على قائمة الرسائل المرسلة، من المحتمل أن يترك المستلم رسالة بدون موضوع حتى نهاية يوم العمل، مع إعطاء الأفضلية للعناوين الأكثر أهمية.

المواضيع بالتنسيق "من ألكساندر" و"من أجل فيتالي" والعناوين المجردة الأخرى تكون مناسبة فقط إذا كان المستلم ينتظر رسالة وتم إبلاغه في محادثة حديثة بأنه سيتم إرسال معلومات مهمة قريبًا. بالنسبة لجميع الحالات الأخرى، فإن مثل هذه المواضيع غير ناجحة. وهي لا تعكس سبب الاستئناف وجوهر الرسالة وأهميتها.

تعتبر الجملة المصاغة بوضوح والمكونة من 2-4 كلمات موضوعًا ناجحًا. على سبيل المثال: "مسودة تقرير للموافقة عليها"، "مقترح تجاري من Business-Trade LLC"، "بشأن مسألة توريد القائمة"، "قائمة". اقتراح للنظر فيه."

بغض النظر عن الغرض من الرسالة، يجب على كاتب الرسالة أن يكون حريصًا على جذب الانتباه. لذلك، الملاحظات "عاجلة!"، "للمدير شخصيا"، "مهم!" يجب الإشارة إليه في سطر موضوع الرسالة فقط في الحالات التي تكون فيها الرسالة ذات أهمية قصوى حقًا، ليس فقط للمرسل، ولكن أيضًا للمستلم. إذا كانت كل رسالة من نفس جهة الاتصال مصحوبة باهتمامات غير مبررة، فسيتوقف المتلقي عن الرد عليها، وفي الحالات القصوى، يرسلها إلى القائمة السوداء أو يحولها إلى مرؤوسيه.

جاذبية

يجب أن تبدأ رسالة البريد الإلكتروني بالاستئناف. من المهم للغاية استخدام الاسم الكامل للمستلم وكتابته بشكل صحيح. من المحتمل أن يفقد المرسل إليه اليقظ الذي يلاحظ خطأً إملائيًا في اسمه الثقة في مؤلف الرسالة والاهتمام بمواصلة الحوار.

لمنع حدوث ذلك، حتى عند إرسال بريد جماعي، يجب ألا تهمل مراجعة نص خطاب التقديم قبل إرساله. يمكن غالبًا إخفاء الأخطاء في نهايات الحالة عند معالجة وكتابة الألقاب المعقدة. بغض النظر عن حالة المستلم، فمن الأصح مخاطبتهم بالاسم الأول والعائلي، وإذا لم يكونوا معروفين، فيجوز استخدام الإنشاءات المحايدة تقليديًا: "مساء الخير"، "مرحبًا". إذا كان مؤلف الرسالة ومتلقيها يعيشان في مناطق زمنية مختلفة، يُسمح بالعنوان التالي: "يوم جيد"، "ساعة سعيدة".

قيمة وقتك ووقت الآخرين

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني قصيرة وواضحة وخالية من التفاصيل المفرطة أو غير الضرورية. هذه الجودة مهمة بشكل خاص في الحالات التي تكون فيها المراسلات الإلكترونية بمثابة بداية التعاون التجاري، وليس استمراره.

وفي الفقرة الأولى من الاستئناف، يجب على المؤلف أن يقدم نفسه إذا لم تكن المراسلة قد أجريت من قبل أو انقطعت منذ فترة طويلة. التصميم الأمثل لهذا هو العبارة التقليدية: "أنت قلق بشأن موظف شركة Business Trade، فاسيلي كوزنتسوف. أود أن نواصل محادثتنا حول النظر في اقتراح توريد القناة."

يجب تقسيم جميع الأفكار الكاملة في الجملة بشكل منطقي إلى فقرات، ويجب إدخال القوائم، ويجب استخدام الخط الغامق والتسطير بشكل مناسب، مما يحسن إدراك القارئ للمعلومات ويقلل من الوقت الذي يقضيه في الانغماس في الموضوع. كقاعدة عامة، نادرًا ما تتكون رسالة البريد الإلكتروني من أكثر من 3-5 فقرات.

تصميم نهائي

من المعقول إنهاء رسائل البريد الإلكتروني بتوديع عمل بأسلوب: "مع أطيب التمنيات، ..."، "مع احترامي لك، ..."، وما إلى ذلك. ولكن بكلمات وداع مثل "لك دائمًا، .." "، يجب أن تكون حذرًا قدر الإمكان، نظرًا لأن هذه النغمة غير رسمية وقد ينظر المتلقي إلى القرب المفرط بشكل غامض.

يجب أن يكون التوقيع مصحوبًا بمعلومات الاتصال. من المهم الإشارة إلى أرقام الهواتف وأرقام الفاكس والموقع الرسمي للمنظمة الممثلة، بالإضافة إلى عنوان بريد إلكتروني احتياطي، لأن المستلم يرى عنوان جهة الاتصال في الرسالة نفسها.

لا ينبغي إضفاء الطابع الرسمي على الأفكار التي ظهرت أثناء إعداد الوثيقة كملحق. كما تعلمون، فإن هذا التعبير عن الأفكار المتأخرة للكتابة مناسب فقط في المراسلات الشخصية. وتتيح لك الكتابة الإلكترونية تعديل المحتوى النصي للاستئناف في أي وقت. استخدم في كتابة ملاحظة. قد ينظر إليه المستلم بشكل سلبي، والذي قد يشعر، ليس بدون سبب، أن المرسل إليه استغرق الوقت الكافي لتضمين معلومات إضافية في الرسالة بشكل متناغم وقرر أن يقتصر على إضافة متسرعة.

السيرة الذاتية ليست دائمًا كافية للحصول على وظيفة متخصصة جيدة.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

هل تساعد كتابة الرسالة حقًا في حل مشكلة العمل بشكل أسرع؟ ما هي الفروق الدقيقة التي يجب مراعاتها عند إعداد المستند؟

دعونا نلقي نظرة فاحصة على هذه القضايا.

معلومات عامة

تكشف الرسالة الموجهة إلى صاحب العمل حول التقدم لوظيفة عن جوانب تتعلق بمقدم الطلب لا تنعكس في السيرة الذاتية: الصفات الشخصية، والخبرة العملية، والمعرفة المهنية، وما إلى ذلك.

يُظهر الدافع والاهتمام بوظيفة شاغرة معينة. مع الإعداد الناجح، تزداد فرص الحصول على مقابلة، لأنه من الأسهل بكثير على المدير تقديم تقييم صحيح لقدرات المتخصص.

تهدف المستندات المعنية إلى جذب انتباه صاحب العمل وتشجيعه على التعرف على نفسه.

وهي مقسمة إلى عدة فئات:

• مصاحب؛
• مستقل (خطاب طلب)؛
• خطاب طلب؛
• تطبيق إلكتروني؛
• رسائل إعلانية.

لا يحتوي تشريع العمل على معلومات حول عدم قانونية استخدام هذه الوثائق. وإعدادها استشاري بطبيعته وليس من مسؤولية المواطنين.

كيف تكتب رسالة إلى صاحب العمل بخصوص التقدم لوظيفة؟

إذا كنت ترغب في الحصول على وظيفة في شركة محلية أو أجنبية كبيرة، فأنت بحاجة إلى التعامل مع كتابة الرسالة بمسؤولية قدر الإمكان.

ويجب أن تكون خالية من العيوب من جميع النواحي، لأن مصيرك المستقبلي كمرشح لهذا المنصب يعتمد عليها.

مفتاح النجاح هو التنسيق الصحيح، والنص الجيد، وغياب العبارات الغامضة.

القواعد القياسية هي:

• يتم استخدام ورق أبيض عالي الجودة ونظيف وسلس.
• يبلغ عرض الهامش الأيسر 2 سم على الأقل. تتم طباعة النص على صفحة واحدة بفواصل زمنية 1-2. تبدأ الفقرة بخط أحمر. من المستحسن عدم تنعيم الكلمات.
• يجب مخاطبة صاحب العمل بالاسم والعائل.
• لا تتم الإشارة إلى أكثر من خمس مزايا للمرشح.
• تتم إضافة التوقيع في النهاية بالحبر الأزرق (لإنشاء تباين جميل).

أمثلة:

مثال على خطاب تغطية قصير
مثال آخر على رسالة إلى صاحب العمل

إذا كنت بحاجة إلى نماذج رسائل طلب وظيفة، قم بتنزيلها من موقعنا:

تم إعداد الوثيقة:

• في نموذج منفصل إذا تم تقديم السيرة الذاتية في شكل مطبوع؛
• في الجزء الرئيسي من البريد الإلكتروني إذا كنت تخطط لإرساله عبر البريد الإلكتروني.

عند إعداد مستند، من المهم تنسيق "الرأس" بشكل صحيح.

في الجزء العلوي (في الزاوية اليمنى) يتم كتابة الاسم الكامل للمرسل إليه، ثم اسم المنظمة، أدناه هو التاريخ بالتنسيق 01.MONTH.2016 أو 01.01.2016. بعد ذلك، قم بالإشارة إلى عنوان الشركة التي يرغب المرشح في العمل فيها.

يجب أن تكون الوثيقة مختصرة.

في معظم الحالات، صفحة واحدة مكونة من 3 أجزاء تكفي:

استهلالي	ابدأ رسالتك باقتراح مثير للاهتمام من المؤكد أنه سيجذب انتباه صاحب العمل. يجب أن يكون هناك غرض وأسباب لتقديم الطلب (إعلان في إحدى الصحف، توصية من أحد موظفي الشركة، إعلان في التلفزيون، وما إلى ذلك)، وما هو المنصب الذي تتقدم إليه.
رئيسي	يحتوي على معلومات موجزة والأكثر قيمة حول المؤهلات والخبرة. يجب أن تكون قادرًا على إقناع المتلقي بأن لديك جميع المهارات اللازمة. اكتب بالضبط كيف يمكنك أن تكون مفيدًا لهذه المنظمة، واعرض إلقاء نظرة على سيرتك الذاتية. ستكون الميزة الإضافية هي إظهار اهتمامك بالشركة: تعرف مسبقًا على مجال النشاط والتاريخ. كل هذا سيكون له تأثير إيجابي على القرار النهائي.
أخير	يتم التعبير عن رغبة المرشح في تلقي دعوة للمقابلة واستعداده لمناقشة جميع الفروق الدقيقة. من المناسب الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة بك هنا. يمكنك تعزيز الطبيعة الشخصية للاستئناف من خلال إرفاق صورتك.

طوال الرسالة، حافظ على موقف إيجابي فيما يتعلق بفرصة الحصول على المنصب المعني.

الالتزام بمتطلبات أسلوب العمل الرسمي للتواصل:

• دقة عرض المعلومات؛
• الامتثال للمعايير النحوية والنحوية والمعجمية عند الكتابة؛
• الاتساق والموضوعية للمحتوى؛
• الإيجاز وعدد كاف من الحقائق.

الأخطاء الأساسية

عند كتابة مستند، غالبا ما تظهر أوجه القصور التي يمكن أن تؤثر سلبا على الانطباع الأول.

الأكثر شيوعا هي:

• الإفراط في استخدام الضمير "أنا". تذكر أنك لا تكتب سيرة ذاتية، بل خطاب عمل. الاستخدام المفرط لهذه الكلمة يتعارض مع الإدراك الصحيح للمعلومات.
• التعبير عن طلب مراجعة السيرة الذاتية أو دعوتك للمقابلة. وهذا الأسلوب يدل على ضعف مقدم الطلب ويفقد اهتمام القارئ.
• لا توجد أسباب محددة لدعوتك على الفور لإجراء مقابلة. يجب أن تسلط الرسالة الضوء بشكل مقنع على إنجازات المرشح ونقاط قوته.
• ازدواجية الحقائق الواردة في السيرة الذاتية. وينبغي الكشف عن المزايا بشكل أكثر قولا. على سبيل المثال: "بفضل مهارات الاتصال وخبرة 4 سنوات في التحدث أمام الجمهور، تمكنت من زيادة مستوى مبيعاتي بمقدار 3 مرات في 4 أشهر."
• الاستنتاج بنبرة سلبية - يرجى الاتصال أو كتابة خطاب. بدلاً من ذلك، اكتب أنك ستتصل بالمستلم بعد وقت معين، أو يمكنه معاودة الاتصال بك على الرقم المحدد.

عند صياغة المستند الخاص بك، ضع في اعتبارك الفروق الدقيقة المهمة الأخرى:

• لا يمكنك ارتكاب الأخطاء عند كتابة الاسم الكامل للمرسل إليه. إذا لم يكن الاسم معروفا على وجه اليقين، فمن المستحسن استخدام العبارات الشائعة. على سبيل المثال: "عزيزي رئيس القسم X."
• الأخطاء المطبعية غير مسموح بها. يوصى بإعادة التحقق من المستند عدة مرات. ربما أعطيها لشخص آخر للمراجعة.
• في المراسلات التجارية، من المستحيل استخدام الكلمات أو المداخلات العامية واللهجة.
• يهتم المدير بما يمكنك تقديمه للشركة، وليس بما يمكنك الحصول عليه. لذلك لا تكتب عما تريد أن تتعلمه في الوظيفة المقترحة.
• يجب أن يحتوي خطاب طلب الوظيفة فقط على الصفات الإيجابية للمرشح. ولا فائدة من ذكر نقاط الضعف.

اتبع جميع قواعد كتابة خطاب عمل للتوظيف ولا تنس أن تأخذ في الاعتبار الخصائص الفردية للشركة. تحقق بعناية من المستند النهائي، ثم سيكون احتمال إجراء مقابلة أعلى بكثير.